Hoe het ondersteunen van de bekwaamheidscyclus met CAPP LMS eenvoudiger en consistenter is geworden

Joep Lenglet Joep Lenglet | | Leestijd: ± 5 min.

Vier jaar geleden schreef ik voor het eerst een blog over het bevoegd en bekwaam houden van medewerkers. In de afgelopen vier jaar is het vormgeven van een bekwaamheidscyclus met behulp van CAPP LMS bij de klanten van Defacto altijd de focus gebleven van mijn werk. Wanneer je zoveel bezig bent met één onderwerp is het af en toe nodig om terug te blikken: hoe is onze aanpak door de jaren heen veranderd en wat kunnen we daarvan leren?

De definitie is niet veranderd

Wat in ieder geval niet veranderd is, is de definitie van bevoegd en bekwaam zijn in je werk. Mijn uitleg van vier jaar geleden blijft daarmee geldig.

Verpleegkundige

Uitdaging op drie verschillende niveaus

Zorgen dat medewerkers bekwaam zijn en bekwaam blijven in hun werk is ook nog steeds een uitdaging die op drie verschillende niveaus moet worden aangepakt:

  1. Bekwaam worden: medewerkers toetsen op op relevante kennis, in een relevante context.

  2. Bekwaam voelen: bekwaam zijn is niet alleen het behalen van een toets. Het is ook het gevoel van zekerheid dat een medewerker heeft bij het uitvoeren van zijn werk, zeker als het werk risico’s met zich meebrengt. In ons LMS bieden we daarom medewerkers de mogelijkheid tot het doen van self-assessments, waarin zij hun eigen zekerheid en gevoel van bekwaamheid kritisch nagaan.

  3. Bekwaam blijven: ook buiten toetsmomenten om. Dit is een verantwoordelijkheid van de medewerker zelf. Maar om de medewerker in staat te stellen om aan deze verantwoordelijkheid te voldoen, heeft een organisatie de verantwoordelijkheid tot het makkelijk toegankelijk maken van relevante kennis in de vorm van werkplekondersteuning of performance support.

Problemen met deze aanpak

Vier jaar geleden was de aanpak van bovenstaande drie processen veelal per proces afzonderlijk ingericht, doorgaans op de volgende manier:

  • Toetsing tot het bekwaam worden vond plaats in het LMS.

  • Gesprekken over het bekwaam voelen waren vaak onderdeel van functioneringsgesprekken of jaargesprekken.

  • Werkplekondersteuning of Performance Support werd veelal in aparte systemen belegd, die in de slipstream van de popularisering van het 70-20-10 principe opeens overal beschikbaar waren.

Toetsing

Gebrek aan integrale aanpak

Door het gebrek aan een integrale aanpak miste vaak bij medewerkers ook het besef van de samenhang tussen de verschillende processen die voor zijn bekwaamheid waren ingericht. Het LMS werd enkel gezien als de plek van ‘registreren en toetsen’, maar hielp een medewerker niet om toegang te krijgen tot de veelheid van aanwezige kennis binnen de organisatie wanneer deze in een tweede systeem belegd was.

Geen eenduidige inhoud

Door het aanbieden van content in twee systemen was daarnaast de inhoud van content niet altijd eenduidig, waardoor bijvoorbeeld belangrijke informatie die wel als werkplekondersteuning aangeboden werd ontbrak in de toetscyclus van het LMS of vice versa.

Gevoel van falen

Het gesprek over het bekwaam voelen van de medewerker zat daarnaast gevangen in een proces van HR en werd los gezien van leren. Niet bekwaam voelen werd door medewerkers vaak gezien als een moment van falen, wat in een gesprek met je leidinggevende niet altijd op tafel werd gelegd uit vrees voor de gevolgen hiervan. De stap om opnieuw te gaan leren werd daarmee een hoge drempel, omdat dit gelijk stond aan het toegeven aan je eigen ‘falen’.

Gevoel van falen

Bekwaam zijn, leren en werken zijn geen aparte processen

In de afgelopen jaren is het besef van een noodzakelijke samenhang tussen deze drie processen van bekwaamheid daarom steeds evidenter geworden. Bekwaam zijn, leren en werken kunnen niet langer als aparte processen worden gezien.

Vanuit deze realisatie hebben wij ook vanuit Defacto in de afgelopen jaren een nieuwe stap gezet, met de ontwikkeling van ons volledig nieuwe CAPP LMS. Binnen dit nieuwe LMS is onze doelstelling van meet af aan om alle processen rondom werken en leren, en daarmee bekwaamheid op een eenduidige, logische manier bij elkaar te brengen.

Bevoegdheid en bekwaamheid – 4 jaar later

Vier jaar van voortschrijdend inzicht en een zoektocht naar meer samenhang, hoe kan de bekwaamheidscyclus er dan nu uit zien met het nieuwe CAPP LMS?

  1. In zijn Kwaliteitspaspoort ziet de medewerker voor welke onderwerpen hij bekwaam zou moeten zijn. Voor het initieel bekwaam worden volgt de medewerker de toetsmethodiek die door de organisatie is gekozen.

  2. Via het Kwaliteitspaspoort komt een medewerker automatisch terecht bij al het relevante oefenmateriaal, aangeboden in een logisch te doorlopen leerpad, om zichzelf voor te bereiden op dit toetsmoment. Dit oefenmateriaal wordt ook in de persoonlijke catalogus van de medewerker aangeboden, waardoor hij dit altijd snel en makkelijk terug kan vinden.

  3. De belangrijkste informatie uit het leerpad is daarnaast gepubliceerd in de bibliotheek van CAPP Learning, een handige lijst met naslagwerk die altijd en overal direct toegankelijk is zodat medewerkers die nog even een steuntje in de rug nodig hebben dit direct kunnen vinden. Aangezien dit herbruikbare content is die ook in het leerpad aanwezig is, krijgen medewerkers in elke fase van hun bekwaamheidscyclus dezelfde, eenduidige informatie.

Medewerker heeft zelf regie en controle over leerproces

Binnen deze integrale aanpak in het LMS heeft de medewerker zelf de regie en controle over zijn leerproces. Hij ziet wat van hem verwacht wordt en krijgt alle middelen om aan deze verwachting te voldoen. Het altijd beschikbaar zijn van de juiste en relevante informatie via de bibliotheek geeft de medewerker daarnaast het vertrouwen dat er altijd hulp binnen handbereik is, zonder ingewikkelde inschrijfprocessen of de noodzakelijkheid van toestemming voor het volgen van een cursus. Het continu blijven leren en als medewerker jezelf bekwaam blijven voelen wordt daarmee een laagdrempelig proces.

4 jaar later – de conclusie

Mijn verhaal is eigenlijk niet heel veel veranderd in de afgelopen vier jaar. Hetgeen dat wel veranderd is, zijn de middelen die we hebben om de uitdagingen binnen het proces van het aantoonbaar bekwaam maken en houden van medewerkers tot een goed einde te brengen.

Met de komst van ons nieuwe CAPP LMS is het ondersteunen van de volledige bekwaamheidscyclus van medewerkers een stuk eenvoudiger en consistenter geworden. Ik ben ervan overtuigd dat wij steeds nieuwe mogelijkheden en verbeteringen in dit proces zullen blijven ontdekken. Ik ben nu al benieuwd wat ik hier over vier jaar aan toe kan voegen.

Meer weten over de informatie in dit blog?

Laat uw gegevens achter en wij nemen contact met u op.