Noordwest Ziekenhuisgroep pioniert met EPA’s
Met 770 bedden, ruim 4500 medewerkers en zo'n 340 medisch specialisten is Noordwest Ziekenhuisgroep, sinds 2016 gebruiker van CAPP LMS, een van de grootste ziekenhuisorganisaties van Nederland. Mandy Leegwater-Van der Voort werkt er sinds januari 2022 als opleidingscoördinator. Een van haar taken was het implementeren van EPA’s. Ze ging voortvarend te werk, want nauwelijks een jaar later werken de meeste afdelingen met EPA’s en het EPA Portfolio.
Deze ontwikkelingen zijn niet onopgemerkt gebleven, want collega’s van andere ziekenhuizen willen nu alles weten van ‘die Mandy met dat mooie EPA Portfolio.’ Ook wij vonden het de hoogste tijd voor een gesprek.
1. Wat is jullie visie op de meerwaarde van EPA-gestuurd onderwijs ten opzichte van traditioneel zorgonderwijs?
EPA-gestuurd onderwijs geeft ons de kans weer beter aan te sluiten bij de praktijk. Het zorgonderwijs is door de jaren heen te veel aangekleed. Steeds is er op basis van ervaringen of incidenten meer stof aan toegevoegd. Maar door te stellen dat iedereen binnen die bestaande kaders moet functioneren, maak je opleidingstrajecten onnodig groot en zwaar.
Ik ben hele goede PIO’s (professionals in opleiding) en studenten tegengekomen die per se nog moesten nawerken binnen hun opleiding, omdat ze een bepaald aantal uren moesten maken. Of die lijstjes moesten bijhouden van 20 patiënten die ze hadden gezien, zonder verdere criteria over wat ze dan gezien of gedaan hadden. Dat maakte ook dat studenten daarnaar gingen handelen. ‘Ik moet dat lijstje nog vullen’, in plaats van ‘Wat moet ik eigenlijk nog leren om deze taak goed uit te kunnen voeren’?
Mijn persoonlijke visie is dat we daardoor voorbijgaan aan het doel. Het doel is om goede zorgprofessionals op te leiden. Voor ons betekent het EPA-gestuurd onderwijs een proces van schrappen, om terug te keren naar de essentie. Zodat we echt kunnen kijken naar de persoon die we voor ons hebben staan. Wat heeft die nog nodig om te kunnen werken in de context waarin hij gaat werken? Toetsen we nog wel hetgeen wat we moeten toetsen of zijn we alleen maar bezig een controleslag te maken zodat opleiders een vinger aan de pols kunnen houden? De leidende vraag was dus: Doen we nog wel wat we moeten doen?
We voeren het EPA gestuurd onderwijs uit zoals het door Olle ten Cate is beschreven. De hoofdvraag bij het beoordelen is: Moet ik erbij blijven of kan ik het toevertrouwen? Waar andere instellingen veelal vasthouden aan de ‘oude manier’ van opleiden, wagen wij de sprong. Ook op basis van de successen in het medisch onderwijs.
2. Hoe zijn jullie vervolgens aan de slag gegaan met EPA’s?
Toen ik in 2022 begon met de implementatie van EPA’s, merkte ik dat er al veel gebeurd was, maar dat er weinig koers bepaald was. De vrije invulling binnen het EPA-gestuurd onderwijs voor ziekenhuisinstellingen is heel prettig, maar als daar geen rode draad in zit, merk je dat afdelingen zelf een bepaalde kant op gaan lopen. Dus het was eerst zaak om te inventariseren, om vervolgens een richting te bepalen en invulling te kunnen geven.
We hebben er vervolgens onze eigen draai aan gegeven. Waar de controle van de voortgang van PIO’s eerst lag bij de praktijkbegeleider, ligt dat bij ons bij de werkbegeleiders. En dat zijn allemaal zorgprofessionals die dezelfde opleiding hebben gedaan. Dus de IC verpleegkundigen zijn bijvoorbeeld allemaal werkbegeleiders op de werkvloer en mogen allemaal een PIO begeleiden tijdens hun dienst.
De werkbegeleiders zijn ook de toetsers op de werkvloer, dus zij hebben de verantwoordelijkheid om de toetsinstrumenten in te zetten en uit te vragen. Ze vragen naar kennis, kijken of de vaardigheid op orde is, of het gedrag wat de PIO laat zien daarbij past. Dus op het moment dat de PIO een vaardigheid laat zien, wordt hij getoetst. Ik denk dat dat de controle op de juiste plek is. Want of ergens een vinkje of een juiste handtekening staat, is veel minder van belang dan of iemand in de praktijk kan laten zien wat hij kan.
Dan hebben we nog vaste werkbegeleiders, dat zijn er vaak twee per PIO. Zij kijken naar het traject. Kan de student doen wat hij wil doen, zit er voortgang in het behalen van de EPA’s, wat heeft de PIO nog nodig om verder te kunnen leren en waar zitten de obstakels? Dus zij gaan meer over de voortgang, om te kijken of de PIO alles heeft wat hij nodig heeft om te kunnen leren.
En dan er nog praktijkopleiders per afdeling. Zij zijn procesbewakers die kijken naar alle betrokkenen en middelen en randvoorwaarden. Dat is de groep waar ik mee samenwerk en die ik continu op de hoogte houd van het waarom en het hoe. En zij zijn dan weer uitvoerend naar hun afdeling toe.
3. Wat waren de grootste uitdagingen die jullie tegenkwamen tijdens de implementatie van de EPA’s?
In principe zaten de juiste mensen al op de juiste plekken. Alleen de verantwoordelijkheden en werkwijze zijn nieuw. We zijn dus druk bezig met het scholen van werkbegeleiders. Ook de ondersteuning van de praktijkopleiders is erg belangrijk. Alleen als zij op de goede plek staan en goed weten wie wat waar en waarom, kunnen zij uitvoerend zijn naar de afdelingen toe.
Er is een continu gesprek gaande met elkaar, want er was een hele grote omslag nodig in de rollen en verantwoordelijkheden die we hebben. Voorheen waren er allemaal eilandjes en bepaalde een afdeling met een leidinggevende hoe het onderwijs eruit moest zien. Nu gaan we allemaal op dezelfde manier werken, wel binnen de eigen context maar met dezelfde verantwoordelijkheden. Dus we hebben dagelijks gesprekken over wie nu wat doet, wat voorheen misschien door een ander gedaan werd en welke rol eenieder daarin heeft. Dat is dus een uitdaging en vraagt heel veel overleg.
Een andere uitdaging is natuurlijk het gegeven dat alle professionals op de werkvloer al genoeg te doen hebben. Daar heb ik heel veel begrip voor. Zeker in de tijd waar we nu zitten en waar we net uit komen, is het een uitdaging om mensen bewust te maken van de voordelen en mogelijke tijdswinst van het EPA-onderwijs. Bijvoorbeeld van het toetsen van professionals in de praktijk in plaats van op papier.
Ik kan het gevoel en de weerstand tegen een nieuwe manier van werken, leren en toetsen heel goed begrijpen, want en er komt weer iemand vertellen hoe we het nu weer gaan doen en je moet je er weer in verdiepen, terwijl er eigenlijk vrij weinig ruimte voor is met de volle roosters en de werkdruk. Daarom proberen we het zo vorm te geven dat het voor iedereen haalbaar is. Alle extra dingen die we deden en alle controleslagen die we maakten proberen we los te laten, om sneller en beter te kunnen opleiden en zo juist meer ruimte te creëren. Maar dat is een cultuuromslag die veel tijd gaat kosten en waaraan iedereen ook nog wel moet wennen. Ik waardeer de inzet en flexibiliteit van de praktijkopleiders, werkbegeleiders en PIO’s dan ook enorm. Er wordt actief meegedacht en feedback gegeven. Dat maakt dat we aan kunnen sluiten bij de praktijk tijdens het ontwikkelen en implementeren van de EPA’s.
4. Ervaren mensen in de praktijk ook al de meerwaarde van de nieuwe werkwijze?
Toen we live gingen was het natuurlijk heel spannend om te zien of wat we in theorie hadden bedacht in de praktijk ook zou werken. De ervaring moet het immers leren. En dat is een proces waar we nu middenin zitten. Afdelingen die net zijn begonnen vinden het vooral heel nieuw en heel anders. Maar er zijn al afdelingen die er langer mee bezig zijn, die aangeven dat het door de concrete afspraken en het EPA portfolio makkelijker wordt.
Dus nu komen die ervaringen waar we natuurlijk heel benieuwd naar waren naar boven. Want in theorie klinkt het natuurlijk allemaal mooi, maar je merkt pas in de praktijk dat het ook echt iets gaat opleveren. Nu mensen zelf beleven hoe het werkt, zien ze er steeds meer de voordelen van in.
5. Hoe hebben jullie het EPA portfolio van Defacto daarbij ingezet? Wat was de meerwaarde daarvan?
Het EPA Portfolio is echt een spil in het geheel. Ik merk dat het ontzettend helpt bij het overzichtelijk maken van de informatie. In het begin dacht ik ‘Waar moet iedereen z’n informatie vandaan halen?’ Op de site van CZO Flex Level is het bijvoorbeeld aardig zoeken. Dus hoe kan ik dan van werkbegeleiders, die ook nog andere taken hebben, verwachten dat ze alle informatie kunnen vinden die ze nodig hebben?
Met het EPA Portfolio hebben we een centrale plek voor zowel begeleider als student, waar informatie staat zoals afspraken rondom EPA-gestuurd onderwijs, instructies, procedures, maar ook beleidsstukken. Zowel voor begeleiders als voor studenten is alle informatie geclusterd op een plek.
Het EPA Portfolio wordt daarom heel goed ontvangen. Mensen zijn erg te spreken over het gebruiksgemak en het sluit precies aan op de behoefte van mensen op de werkvloer. Het moet snel vindbaar en overzichtelijk zijn.
Later gaan we misschien ook nog aan de slag met het EPA register.[1] Dat kan bijvoorbeeld van meerwaarde zijn als mensen in- of uit gaan stromen. Daar gaan we ons te zijner tijd in verdiepen.
6. Hoe verliep de samenwerking met Defacto tijdens dit traject?
Daar kan ik alleen maar positief over zijn. Onze consultant Josien is een ongelofelijk fijne samenwerkingspartner. Ik ben nogal van het doordenken, ik ben niet zomaar tevreden. En dat komt omdat ik heel erg werk vanuit de opdracht van de praktijk, dus vanuit de wens en de behoefte van onze professionals. Ik denk dat we allebei hetzelfde doel voor ogen hebben, in dat het voor de praktijk goed moet werken.
We hebben een visie op EPA-gestuurd onderwijs die we proberen in te passen en daar gaat Defacto heel flexibel mee om. Het is niet een stug product waar je gebruik van moet maken, maar het wordt echt aangepast aan onze wensen. Over alles wat ik vraag wordt meegedacht. Ik voel me heel erg serieus genomen en gehoord in die wensen. Defacto onderzoekt alle mogelijkheden en draagt vervolgens opties aan. Je krijgt snel antwoord en er zijn korte lijnen en het is nooit teveel gevraagd, dus dat is ontzettend prettig samenwerken.
7. Je bent een pionier op het gebied van EPA-gestuurd onderwijs. Deel je je kennis en ervaringen ook?
Het is ontzettend leuk dat ik heel veel reacties krijg, via de mail maar ook in regio-overleggen. ‘Ben jij nou Mandy met dat mooie EPA-portfolio’ zeggen ze dan. Blijkbaar gaat dat rond en wordt er positief over gesproken. Veel ziekenhuizen zijn geïnteresseerd in onze aanpak en ik krijg heel veel aanvragen of mensen met ons mee mogen kijken.
Ondertussen heb ik zoveel aanvragen staan dat ik eerst maar eens moet overleggen met mijn leidinggevende. Het is ontzettend goed en ik deel onze ervaringen graag, maar ik heb natuurlijk ook nog andere taken. Misschien moeten we binnenkort maar een video of podcast maken.
8. Wat voor tips heb je voor andere organisaties die met EPA’s aan de slag willen?
Ten eerste: Laat oud onderwijs los. Als ik om me heen kijk, zie ik dat in Nederland vaak oud onderwijs toegepast wordt in het EPA-gestuurd onderwijs. Terwijl ik denk dat als we het gebruiken zoals het bedoeld is, we juist een mooie kans hebben om het onderwijs beter aan te laten sluiten bij de wensen en behoeften van de werkvloer.
En ten tweede: Blijf bij de basis en hou het klein. Want de wens die heel duidelijk is vanuit de praktijk luidt: snel overzicht in zo min mogelijk klikken. Hou dat vast en zoek steeds naar eenvoud. Want dat wordt heel erg gewaardeerd in de praktijk. Dat vraagt best een omslag in denken, want we willen erg graag controle houden en hier nog een vinkje voor en daar nog een label aan toevoegen. Maar dan schiet je het doel van EPA-onderwijs voorbij. Als je vertrouwt in je begeleiders en het portfolio duidelijk en overzichtelijk houdt, zit daar de winst.
Bij ons is de gouden regel 3-3-3. Dat houdt in dat om bekwaam verklaard te worden je drie verschillende toetsinstrumenten moet inleveren, die door drie verschillende begeleiders zijn ingevuld, op drie verschillende momenten in de praktijk. Op die manier borgen we dat het wel objectief blijft en dat je niets steeds hetzelfde doet bij dezelfde begeleider, of dezelfde patiënt.
En tot slot: Blijf altijd evalueren met de praktijk om te kijken of je nog voldoet aan de behoefte. De behoefte van de PIO en werkbegeleider zijn en blijven je uitgangspunt. Je kunt vanachter je bureau in de theorie hele mooie dingen bedenken, maar het moet in de praktijk werken. Dus blijf toetsen of de mensen die ermee moeten werken, ermee uit de voeten kunnen.
[1] Register voor distributie en versiebeheer van de EPA's en om inzicht te hebben in het aantal PIO's en EPA levels in de regio.
EPA magazine
Ben je ook benieuwd wat EPA's voor jouw organisatie kunnen betekenen, download dan het EPA magazine!