Tjongerschans legt de regie terug bij de medewerker met CAPP LMS
Binnen 24 uur na livegang meer dan 40% van de medewerkers laten inloggen. Dat trekt de aandacht! Wat deden ze bij Tjongerschans afgelopen september om er voor te zorgen dat er zo massaal werd ingelogd? Joep Lenglet, strategisch leeradviseur bij Tjongerschans en tevens projectleider van de implementatie, vertelt.
Draagvlak binnen de organisatie
De livegang van CAPP LMS liep bij Tjongerschans tegelijk met de livegang van het nieuwe toetsbeleid. De regie terugleggen bij de medewerker was een grote peiler binnen het beleid. Binnen het oude LMS was dit niet mogelijk. Met de overstap naar CAPP LMS, kon eindelijk de stap gemaakt worden waar iedereen al een tijd klaar voor was.
Een nieuw toetsbeleid, dat heb je niet zomaar staan. Toch is het gelukt.
'Door aan te sluiten bij het overleg met Bestuur, Staf en Kwaliteit hebben we de plannen kunnen presenteren. Omdat de toetsdruk bij de medewerker lager moet en vooral op de werkvloer gaat plaatsvinden, werd er al snel unaniem besloten: Dit is wat we gaan doen.'
Vervolgens zijn we aangeschoven bij diverse overleggen met Centrummanagers, om zo iedereen op de hoogte te houden van de gemaakte keuzes en over de concrete ondersteuning die de Tjongeracademie de afdelingen biedt. Zo kreeg de nieuwe leeromgeving steeds meer draagvlak.
Nieuwe toetsbeleid
'Met het nieuwe beleid willen we de regie terugleggen bij de medewerker.' Dit houdt concreet in dat het de bedoeling is dat de medewerker zelf de regie krijgt over hoe de scholingstijd wordt ingevuld. De verplichtingen en toetsen blijven, dat moet. Maar de manier waarop de vereisten behaald kunnen worden is veranderd. Er wordt veel meer op de werkplek getoetst, wat tijd bespaart en de medewerker de gelegenheid biedt zijn opleidingstijd te gebruiken voor die onderwerpen waar hij zelf een leerbehoefte heeft. Voor de voorbereiding op de praktijktoetsen worden verschillende vormen aangeboden. Het is aan de medewerker zelf om te kiezen wat diegene wil doorlopen.
'We hebben het scholingstraject gereduceerd, en tegelijkertijd ingezet op nieuwe vormen van leren, zoals werkplekondersteuning en het aanbieden van protocollen.'
Huidig leeraanbod
Dat dit invloed heeft op het leeraanbod is duidelijk. 'Tijdens de implementatie zijn we selectief geweest in het overzetten van de bestaande content.' Wat al bijna 3 jaar niet bekeken was, kreeg geen plek in de nieuwe leeromgeving. Het andere leeraanbod werd ook beoordeeld om te zoeken naar bijvoorbeeld bruikbare protocollen of stappenplannen die ook los aangeboden konden worden als micro-learning of performance support.
Maar dit betekent niet dat voor Tjongerschans de e-learningmodule helemaal verdwenen is. Die zijn er nog steeds. Echter is het binnen CAPP LMS mogelijk om een leerpad modulair op te bouwen. Wil je dan bijvoorbeeld alleen die ene video terugkijken of dat stappenplan er bij pakken? Dan hoef je niet de gehele module te doorlopen. Dit bespaart enorm veel tijd.
Draagvlak voor toetsbeleid
Het nieuwe beleid wordt breed gedragen. Dat merkten Joep en zijn collega's tijdens bezoeken aan de afdelingen. Verpleegkundigen zijn erg blij dat de toetsdruk verlaagd is en dat het niet meer nodig is om veel tijd kwijt te zijn achter de computer met het doorlopen van bekende kennis. Het is in dit kader dan ook te begrijpen dat bij livegang veel medewerkers van Tjongerschans nieuwsgierig waren en binnen enkele uren massaal ingelogd waren.
Ondersteuning van Communicatie
Tijdens het project werd het projectteam ondersteund door communicatie om de nieuwsgierigheid van medewerkers te wekken. In een campagne van 3 maanden lang, werd bijna wekelijks een bericht op het intranet gepost. In deze berichten lazen de medewerkers wat hen te wachten stond. Het nieuwe toetsbeleid kwam aan bod, het leeraanbod werd uitgelicht en een week lang stond in de spotlight de mogelijkheid om je zelfgemaakte content een plek te geven in het LMS.
En dat was niet alles, bij livegang was op elke teamkamer een poster te vinden met relevante QR codes die hen leidden naar informatie over het LMS. Wat kunnen de medewerkers er vinden? En wat levert het hen op? Deze informatie was genoeg reden om in te loggen en een kijkje te nemen.
Innovatie agenda
Ondanks dat de livegang is geweest, liggen er alweer nieuwe plannen op de plank. 'Zo willen we starten met de verpleegkundige vervolgopleidingen.' De EPA's worden binnenkort ingericht, zodat ook binnen Tjongerschans gestart kan worden met de vernieuwde verpleegkundige vervolgopleidingen. Hiervoor wisselt Tjongerschans ook kennis uit met het Medisch Centrum Leeuwarden, waarmee zij nauw samenwerken.
'Je hoeft het wiel niet nogmaals uit te vinden. De meeste informatie is wel uitgekristalliseerd. Het is dan zonde om vanaf het begin te beginnen. Een kijkje in de keuken van een andere organisatie geeft je een goed beeld van wat bij jou in de organisatie zou passen.'
Naast de EPA's is er nog genoeg binnen Tjongerschans zelf te doen. De koplopers zijn de afdeling Apotheek, het centrum Vrouw, Moeder & Kind en de SEH. Waar de Apotheek het vorige LMS niet gebruikte, krijgt de Apotheek nu een eigen Kwaliteitspaspoort en wordt er gewerkt aan een eigen contentkanaal met de inwerkprocedures en andere informatie die voor hen van toepassing zijn.
Voor het centrum Vrouw, Moeder & Kind ontwikkelen zij samen met het team van Joep werkinstructies. Sinds een jaar maken zij gebruik van lachgas bij bevallingen. Omdat zij een van de eersten zijn, roept dit vaak vragen op. De video's worden binnenkort aangeboden via het LMS. Ondanks de drukte voelen zij genoeg urgentie om relevante content voor hun afdeling te maken, zodat de kwaliteit gewaarborgd blijft.
'Het doel is dat de afdelingen zelf content gaan maken. Uiteindelijk is het de bedoeling dat het iets van de afdelingen wordt. Je wilt niet dat het een opleidingsfeestje is, want dan vloeit de betrokkenheid weg. Als je op elke afdeling een paar medewerkers hebt die betrokken zijn bij het LMS, dan zorgen wij er voor dat er periodiek een afspraak is en dat we mee kunnen denken en met ze de vernieuwingen van CAPP door kunnen spreken.'
Tips van Joep
Tot slot nog een aantal tips voor andere organisaties die ook de betrokkenheid tijdens en na de livegang onder medewerkers willen vergroten:
- Zorg dat je beleidstechnisch weet wat je wilt en dat je daar een go en commitment op hebt. Dat is een hele belangrijke.
- Contact met de afdeling Communicatie heeft voor ons erg geholpen. Wij hadden het geluk dat we een zeer gedreven medewerker konden laten aansluiten, die wist wanneer we welke boodschap uit moesten sturen. En nu na livegang blijft ze aangesloten en sturen we berichten uit als een afdeling een nieuwe stap heeft gezet. Zo blijft het LMS de nodige aandacht krijgen.
- We sluiten aan bij de jaarkalender van het ziekenhuis. Op deze kalender worden bepaalde dagen uitgelicht en staan er zaken op zoals een Verpleegkundig Café. Op die momenten willen we content uitlichten wat aansluit op de relevante thema's.
- Zoek contact met andere organisaties die de overstap naar CAPP LMS hebben gemaakt. Wij hebben meegekeken met het MCL en welke keuzes zij hebben gemaakt. Het wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden. Er is al veel kennis opgedaan, wat het proces voor jou makkelijker maakt.
Terugkijkend op de livegang, is het doel behaald? 'De regie weer terugbrengen bij de medewerker, dat is gelukt.'