Programs binnen het Spaarne Gasthuis: een laagdrempelig portfolio voor leerling en begeleider

Leren doe je voor een groot deel in de praktijk. Praktijkleren vormt dan ook een belangrijk onderdeel van veel zorgopleidingen. Maar hoe hou je als ziekenhuis, leerling en werkbegeleider de voortgang bij? Papieren mappen met stageverslagen en beoordelingsformulieren zijn niet meer van deze tijd. En bovendien niet AVG-proof. Ruud Gaasbeek van het Spaarne Gasthuis ging daarom met Defacto op zoek naar een oplossing. Het leerlingportfolio Programs dat we samen ontwikkelden, valt goed in de smaak bij leerlingen en begeleiders.

Waarom zijn jullie bij het Spaarne Gasthuis zelf een leerlingportfolio gaan ontwikkelen? Wordt dat niet vanuit de school georganiseerd?

In het kader van de AVG kunnen we niet zomaar gegevens uitwisselen tussen het ziekenhuis en de opleidingen. Er is sprake van een duidelijk onderscheid tussen school en praktijk. We werken om dezelfde reden ook niet in elkaars systemen. Maar als ziekenhuis hadden we wel de behoefte om het praktijkproces en de voortgangs- en beoordelingsgesprekken vast te leggen. Daarnaast is er nog de noodzaak van goede dossiervorming in het kader van allerlei subsidies en regelingen. Maar in de eerste plaats waren we op zoek naar een efficiënte en gebruiksvriendelijke oplossing om voortgang te documenteren en het indienen en beoordelen voor zowel leerling als begeleider zo makkelijk mogelijk te maken.

Wat is Programs en welke interessante features heeft het?

Eigenlijk kun je het in de eerste plaats zien als een inleversysteem van verplichte documenten. Dat zijn bij ons introductiegesprekken, tussengesprekken en eindbeoordelingen. De leerlingen maken de verslagen en zetten deze in het systeem. De werkbegeleider en/of onderwijsadviseur krijgt vervolgens een melding dat er iets klaarstaat en kan daarop reageren.

Leerling en begeleider kunnen via het systeem ook met elkaar communiceren. We hebben daarvoor ‘check-ins’ waarbij leerling en begeleider elkaar vragen kunnen stellen. Er is daarnaast een koppeling met CAPP LMS voor het daadwerkelijke leren. En de leerling ziet in een oogopslag wat hij gehaald heeft en nog moet halen om een cursus af te ronden.

Hoe werkt dat dan, een portfolio inrichten voor een opleiding?

Dat gaat heel snel als je het trucje eenmaal kent. Stel er is een opleiding voor doktersassistente, dan maak ik een praktijkperiode aan met daarin de verplichte onderdelen. In de introductie beschrijf ik in het kort wat je allemaal moet kunnen en doen. Ook maak ik spaces aan in Agile die ik aan de sectie kan koppelen. Daarna kan ik verplichte documenten per praktijkperiode koppelen als blanco download. De leerlingen kunnen het document downloaden, invullen en later op die plaats weer uploaden.

Het linkje van de opleiding kun je vervolgens delen met leerlingen. Als ze zich inschrijven kunnen ze supervisoren uitnodigen. En that’s all. Het is bijzonder eenvoudig.

Wat is de meerwaarde voor leerlingen en voor begeleiders?

Het geeft veel meer overzicht voor zowel de leerling als de begeleider. Je hebt alles mooi bij elkaar staan. En je hebt niet meer te maken met verschillende personen die moeten zorgen dat het dossier op orde blijft. Want de leerling zorgt ervoor dat het erin zit en de begeleider beoordeelt het. Je kunt ook heel makkelijk zien dat iets niet is beoordeeld of niet is ingeleverd. En als leerling zie je in een oogopslag wat je al gehaald hebt en wat je nog moet doen. Bovendien hebben we nu alle dossiers op één plek, dus dat is ook heel fijn.

Hoe verliep de pilot en hoe waren de reacties?

De reacties waren heel positief. De onderwijsadviseurs gaven na de pilot bijvoorbeeld aan dat Programs laagdrempelig is, eenvoudig in gebruik en doet wat het moet doen.

Ook de leerlingen waren erover te spreken. Het is makkelijk en geeft je meteen inzicht en overzicht wat betreft je voortgang. Ook het indienen van formulieren gaat vlot. Je klikt je formuliertje aan, vult het in en kan het meteen uploaden en de begeleider krijgt meteen een berichtje dat je het hebt ingeleverd. De begeleider klikt erop en zit meteen op de goede plek. Die opent het document, leest het door en geeft akkoord of niet. Makkelijker kan het niet.

Een verbeterpunt was dat de beheerder alle leerlingen aan begeleiders moest koppelen. Daar heb je heel veel werk aan. En de leerlingen moesten zichzelf eerst inschrijven voor een bepaald portfolio van een opleiding. Maar dat hebben we verbeterd. Wij kunnen leerlingen nu op de achtergrond zelf inschrijven. En leerlingen kunnen zelf supervisoren uitnodigen. En dat vind ik zelf een hele grote stap voorwaarts. Ook vanwege de privacy. Want de leerling weet zo zelf precies wie hij vraagt om in zijn dossier te kijken. En kan eventueel de inzage ook weer opheffen.

Wat waren de uitdagingen?

De grootste uitdaging is om de leerlingen zover te krijgen dat ze Programs daadwerkelijk gaan gebruiken. We willen namelijk niet dat het een harde verplichting wordt, maar hopen dat leerlingen zelf gemotiveerd zijn om hun portfolio bij te houden. Voorwaarde is dat ze daarbij geen drempels ervaren, maar dat ze zonder al te veel klikken hun verslagen kunnen uploaden. Daarom krijgen ze in het begin een introductie-les. Daarin vertel ik ze wat ze kunnen met hun portfolio en wat het belang ervan is voor hun en voor ons als organisatie.

Wat je natuurlijk ziet in een ziekenhuis is dat er voortdurend dingen bij komen. En er gaat eigenlijk nooit wat af. En dat veroorzaakt weerstand. Maar in het geval van dit leerlingportfolio waren we met z’n allen op zoek naar een makkelijke oplossing, en het blijkt te werken. Dus dan zie je dat het goed ontvangen wordt. Dus ja, het is een systeem erbij, maar het werkt zo eenvoudig dat het positief ontvangen wordt.

Hoe verliep de samenwerking met Defacto?

Die samenwerking verliep als een trein. We hebben dit samen opgepakt en daardoor konden we snel stappen zetten. Op basis van mijn wensen en ideeën ontwikkelde Defacto het prototype. Ik denk dat ik degene ben die de intercom het meest belast met vragen. Ze zaten er bovenop als ik vragen had of iets niet werkte. Dus Defacto dacht op alle vlakken mee en problemen werden snel opgelost. En als dingen wat langer duurden, was daar een goede reden voor. Voor mij is natuurlijk het belang dat het snel werkt en dat iedereen er tevreden over is, maar als leverancier wil je natuurlijk een goed doordacht en veilig product leveren. En dat is gelukt, mede doordat we samen optrokken in dit traject.

Wat zijn de toekomstplannen met Programs?

We gaan Programs inzetten voor meer opleidingen. Ook gaan we onderzoeken of we medewerkers door middel van deelcertificaten flexibel inzetbaar kunnen maken. Zoals je weet is het erg moeilijk om zorgpersoneel te krijgen. Door medewerkers die je hebt bepaalde vaardigheden aan te leren, kunnen zij wellicht anderen ondersteunen of ontlasten. Het leerlingportfolio kan daarbij de communicatie en begeleiding makkelijker maken en sturing geven waar nodig.

Is Programs iets waar andere organisaties wat aan hebben?

Ja, dat denk ik wel. Sommige instellingen bewaren alle gegevens op een schijf op de computer. Maar dat is best een risico. Wat als je er niet meer bij kan, of de medewerker die het heeft opgeslagen gaat uit dienst, of er wordt per ongeluk iets gewist? Dan moet je maar hopen dat alle leerlingen hun verslagen bewaren. Anderen werken nog steeds met mappen, waarbij privacy altijd een issue is. Dus ik weet dat andere organisaties met dezelfde vraag bezig zijn. Dit systeem staat nu al en het werkt. Het voorwerk is al gedaan. En het mooie is, je kan het als organisatie helemaal naar je eigen hand zetten. Dus voor ons is het een mooie oplossing, maar voor anderen ook.

Wil je weten hoe jij de ondersteuning van je leerlingen op een laagdrempelige manier in kunt richten voor jouw organisatie? Download het onderstaande productsheet of neem contact met ons op via de chat.