Bevoegd aan de poort bij Amarant met basiskwalificaties
Amarant is een toonaangevende zorgverlener voor mensen met een verstandelijke beperking, autisme of hersenletsel in Noord-Brabant. Er werken zo’n 5.800 zorgprofessionals verspreid over 400 locaties. Die moeten natuurlijk allemaal aantoonbaar gekwalificeerd zijn voor hun functie. Maar hoe leg je dat vast? En hoe ga je om met medewerkers die hun opleiding in het buitenland gevolgd hebben? En met zij-instromers en doorstromers? Daarom riep Amarant basiskwalificaties in het leven. Opleidingscoördinatoren Marja en Ellen vertellen ons er alles over.
Wat was het probleem waar jullie tegenaan liepen?
Ellen: ‘We zijn een grote, diverse organisatie. Er worden bijna dagelijks nieuwe zorgprofessionals aangenomen bij Amarant en ook de doorstroom en zij-instroom zijn constant in beweging. Daarom zijn we aan de slag gegaan om de systemen en processen steeds beter op elkaar af te stemmen.’
Marja: ‘Vroeger had je bij je sollicitatie altijd een tweede gesprek waar een HR-functionaris bij aanwezig was. Dan leverde je je diploma in en als je aangenomen werd, verdween die in een la of in een dossier. Maar als er bijvoorbeeld informatie nodig was over hoeveel mensen met een hbo-opleiding we hadden, kon dat alleen handmatig geapporteerd worden. Want die gegevens zaten niet in een systeem. Het verzamelen en beheren van die informatie was dus niet goed geborgd. Terwijl dat wel heel belangrijk is, zeker aangezien Amarant alleen maar groeide en groter werd.
Zo'n wervingsproces gaat nu over veel meer schijven. We hebben nu een afdeling Amarant Werkt, die de voordeur is van Amarant. Die doet de volledige sollicitatieprocedure en vraagt ook de diploma´s op. Als iemand aangenomen wordt, moet diegene zijn diploma´s uploaden in het academieportaal. Er was wel een check van de manager. Maar er ontbrak een extra controlestap. Dat hebben we met behulp van de basiskwalificaties ingericht.’
Wat zijn basiskwalificaties
Een basiskwalificatie is een certificering die aangeeft welke functies je mag uitoefenen op basis van je diploma. Zo weten zorgprofessionals en zorginstelling dat je op basis van je opleiding de juiste kennis en vaardigheden hebt geleerd om een functie uit te oefenen.
Hoe hebben jullie de basiskwalificaties ingericht?
Ellen: ‘In de eerste plaats hebben we een digitaliseringsslag gemaakt. Dus alle lades zijn open gegaan. Alle dossiers zijn door de scanner gegaan. Die hebben allemaal een soort van code mee gekregen en zijn geïntegreerd in het academieportaal. Om uiteindelijk alles qua leren en ontwikkelen mooi op één plek te krijgen.’
Op basis van de functieomschrijving hebben we vervolgens aan alle functies in het primaire zorgproces een basiskwalificatie gehangen. Dus als je bijvoorbeeld werkt als persoonlijk begeleider op een niet-complexe groep, dan heb je een MBO-diploma nodig. Werk je als persoonlijk begeleider complexe zorg bij de jeugd, dan heb je een HBO-diploma nodig. De matches van alle zorgfuncties en bijbehorende basiskwalificaties in dat overzicht hebben Marja en de collega's bij Defacto gemaakt.
En daar zijn ze echt heel vernuftig in geweest, bij Defacto. Want het is zo ingericht, dat op het moment dat ik mijn diploma upload, het systeem gelijk aangeeft voor welke functies dat een basiskwalificatie zou zijn. Dat is echt fantastisch, want ik heb dan niet alleen mijn eigen functie in beeld, maar alle functies waar die basiskwalificatie voor geldt.’
Hoe zijn jullie omgegaan met al die verschillende soorten diploma’s?
Ellen: ‘Dat was een enorme klus. Want er zijn natuurlijk talloze opleidingen waarvan het curriculum is aangepast, of gewijzigd of verder doorontwikkeld. Dus het is ook soms best moeilijk te bepalen wat een opleiding precies inhoudt en waar die onder valt. En soms zijn bepaalde onderdelen van een opleiding niet meer van toepassing, waardoor er op die gebieden bijscholing nodig is. Medicatie toedienen was vroeger bijvoorbeeld pilletjes uit een strip drukken. Tegenwoordig worden medicijnen anders aangeleverd en moet er ook digitaal afgetekend worden.
En we zien natuurlijk steeds meer mensen vanuit allerlei windrichtingen naar Nederland komen om in de zorg te werken. Met diploma’s die behaald zijn in andere landen, die gecodeerd moeten worden als basiskwalificaties. Die buitenlandse diploma's worden getoetst door speciale bureaus. Want het zijn niet alleen de benamingen van opleidingen en onderdelen, maar het gaat ook over de content en het curriculum. Welke onderdelen heb je gehad? Is dat te vergelijken bij ons? Dat doen we dus niet zelf, maar het moet wel gesignaleerd en in gang gezet worden.
Dankzij de basiskwalificaties hebben we nu een heel groot overzicht van alle opleidingen en wat je daarmee mag en kan. Zodat de manager bij het gesprek dus al weet of iemand over de juiste papieren beschikt.’
Hoe helpt het nieuwe medewerkers bij de onboarding?
Ellen: ‘We willen dat de onboarding voor de medewerker een zo vloeiend mogelijk proces is. Dus op het moment dat hij in dienst komt vragen we of hij zijn diploma wil uploaden in het academieportaal. Daarmee gaat hij ook gelijk vaardigheden krijgen in het LMS. Dan staan er een aantal scholingen klaar. Zijn diploma wordt beoordeeld met een codering als onderwijscertificaat.
Het mooie is dat we het bij een aantal divisies ook gekoppeld hebben aan het Kwaliteitspaspoort van de medewerker. Stel, je gaat op een voorziening werken met een aantal verpleegkundige vaardigheden, die jij mogelijk in jouw functie mag uitvoeren. Op het moment dat je ingelezen bent bij ons, staat jouw Kwaliteitspaspoort klaar. Dus dan kan je gelijk zien of je basiskwalificatie wel of niet in orde is. Ik moet drie verpleegkundige vaardigheden behalen voor deze functie. En dan kan je ook gelijk doorklikken en dan kom je bij het leerpad met alle onderdelen en bij het skillslab.’
Marja: ‘Het maakt het voor de medewerker veel makkelijker om te zien waar hij aan moet voldoen en wat hij moet doen. Dus je krijgt meteen een goed overzicht en een basis om goed te kunnen starten. Alles wat met de opleiding te maken heeft, vinden ze op één plek. En daar zit denk ik dan het grootste voordeel voor de medewerker. Meteen inzicht krijgen in wat je kan en mag en nog moet om je functie uit te voeren.’
Wat gebeurt er als een medewerker zijn diploma’s niet uploadt?
Marja: ‘Het is de verantwoordelijk van de medewerker om de diploma’s te uploaden. De manager checkt en daarnaast hebben we nog een check vanuit ons opleidingsbureau. Als medewerkers nog niks hebben geüpload, komt er dus ook geen match met die basiskwalificaties. Dan staat er een rood bolletje achter in plaats van een groen bolletje. De manager ziet dat hij iemand in dienst heeft bij wie het juiste diploma ontbreekt. Dan kan zo'n manager bij die medewerker aan de bel trekken. Medewerkers krijgen ook een reminder vanuit de opleidingsregistratie. En dan komt een tweede reminder met de manager in de cc.’
Ellen: ‘Toen we die basiskwalificaties gingen gebruiken kwam een aantal mensen op rood te staan, omdat er documenten niet aanwezig waren. Die rode bolletjes triggeren mensen. Dat vind ik echt ontzettend opvallend. Als je alleen een berichtje stuurt van, ‘hé, we missen je diploma’, dan voelen mensen dat niet. Nu zien mensen dagelijks in hun Kwaliteitspaspoort dat hun bolletje basiskwalificatie op rood staat. En dat irriteert. Grappig hoe dat werkt. Mensen voelen daar iets bij en ondernemen eerder actie om het op te lossen.’
Marja: ‘Die signaalfunctie in CAPP LMS geeft medewerkers direct inzicht in of en wanneer ze iets moeten gaan doen. Dat is dus wel echt een behoefte van de medewerker, want die had hiervoor geen idee wanneer iets ging verlopen. Als iets een jaar geldig is en je moet zelf in de gaten houden wanneer iets verloopt, dan wordt dit in de praktijk vaak vergeten. Daarom was dat seintje zo welkom.’
Ellen: ‘Ook managers hebben nu meteen inzicht in de kwalificaties van medewerkers. Die zien ze in een oogopslag in de matrix van hun voorziening. De manager kan meteen zien, ‘Oh ja, dit is Jantje. En die heeft hier een diploma voor en deze bijscholing gedaan.’ Dat helpt bijvoorbeeld bij sollicitaties, maar ook daarna. We zien dat de bewustwording bij managers over bevoegdheden, bekwaamheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot de wetgeving, bijvoorbeeld voor BHV, is aangewakkerd. Omdat ze nu echt bewust gaan nadenken, ‘oké, dit is voorziening X. Welke cliëntzorg geven we hier? Hebben we hier een BHV'er? Hebben we hier een ploegleider? Hebben we de juiste mensen in huis?’ En zo krijg je steeds meer alles op elkaar afgestemd.’
Helpt het medewerkers ook bij loopbaanontwikkeling?
Ellen: ‘Ja, in die zin dat als ik mijn Kwaliteitspaspoort open, dan zie ik daar mijn basiskwalificatie, die misschien wel voor 6 of 8 functies geldt. Dus ik zou als begeleider kunnen werken, maar ook als persoonlijk begeleider, als senior, als manager, enzovoort. Dat geeft wel een positieve boost en perspectief.
En waar Amarant ook op koerst, is dat als mensen zich niet meer op hun plek voelen, om wat voor reden dan ook, dat ze dan toch het gesprek aangaan om binnen Amarant te blijven en niet naar buiten te rennen. Want jouw basiskennis van Amarant is natuurlijk al aanwezig dus het zou fijn zijn dat we mogelijk samen met jou kunnen kijken naar een plek die op dit moment meer passend is bij jouw privésituatie, of bij je ambitie.’
Marja: ‘Stel dat je nu wisselende diensten hebt en die onregelmatigheid niet meer goed bij je past, dan kun je aan de hand van je basiskwalificatie kijken of je de oversteek kan maken naar de dagbesteding. En we zien ook wel mensen die in de rol van persoonlijk begeleider nu veel regeltaken hebben, maar eigenlijk liever dichtbij en met de cliënt werken. Dan past de rol van begeleider beter bij hen. Natuurlijk moet je dan wel gewoon solliciteren. Maar die basiskwalificaties geven wel meer inzicht in wat je nog meer zou kunnen binnen Amarant en in de breedte van je mogelijkheden.’
Wat zijn de voordelen voor de organisatie?
Ellen: ‘Het geeft ons in de eerste plaats heel veel inzicht in wie bij ons werken en waar zij allemaal gekwalificeerd voor zijn. Als er bijvoorbeeld een incident is geweest, of als er behoefte is aan informatie, dan wordt ons altijd gevraagd om rapportages te genereren over de bekwaamheden en de bevoegdheden van medewerkers. Dat was in het verleden toen we de basiskwalificaties nog niet hadden natuurlijk heel moeilijk. En nu kunnen we onze collega's van bepaalde diensten daarin ondersteunen.’
We kunnen door middel van ons systeem ook zie wie welke specialiteit in huis heeft. We zoeken een supervisor of we zoeken een specialist op het gebied van een bepaald onderwerp. Die kunnen we ook nu gewoon sneller traceren in plaats van dat het ergens in een la ligt. Want je kan je voorstellen met 5.800 medewerkers en een groot werkgebied: wat ze in Bergen op Zoom doen, dat weten ze in het plaatsje Zeeland niet. Terwijl er misschien wel een specialist in Bergen op Zoom zit, die de mensen in Zeeland kan ondersteunen. Dus we kunnen sneller acteren. In het systeem kunnen we zoeken op basiskwalificaties of op bepaalde specialismen. En die kunnen we dan uitfilteren. Dus dat is een prachtig tool om heel snel informatie te genereren.’
Marja: ‘We hebben inderdaad ontdekt dat mensen ons erg snel weten te vinden als het over rapportage gaat. Maar dat is natuurlijk alleen maar goed. En het fijne is dat we in zo'n grote organisatie nu een basis hebben die door iedereen gehanteerd wordt. Dus we hebben nu een soort blauwdruk van de functies en vaardigheden die nodig zijn op die afdelingen. Ongeveer tegelijk met de start van de opleidingsregistratie van de basiskwalificaties, is de afdeling HR gestart met het opschonen van het functiehuis. We merkten namelijk dat er een aantal varianten waren op bepaalde functies, bijvoorbeeld bij de assistenten. De zorgfuncties zijn nu weer goed in kaart gebracht.’
Ellen: ‘Ik denk ook dat het voordeel van Amarant is dat we nu allemaal hetzelfde doen. Het is nu transparant en gelijkwaardig. Alle mensen in een bepaalde functie hebben gewoon die basiskwalificatie nodig. En dat geldt als je bij groep A werkt, maar dat geldt ook als je bij groep Z werkt. Dus dat is qua vertaling ook fijner uit te leggen voor HR-medewerkers en voelt voor iedereen eerlijk. De functieomschrijvingen van de functie, plaatsen we ook in het academieportaal. Dus bij de basiskwalificatie van de functie persoonlijk begeleider, staat een link naar de functieomschrijving. We willen dat inzichtelijk is waar je voor aangenomen bent en wat bij je functie hoort.
Marja: ‘Doordat wij dit zijn gaan doen, zijn er veel dingen aan het licht gekomen. Van die grijze gebiedjes en kleine afwijkingen. Bijvoorbeeld net even andere benamingen. Waarom heet iemand op de ene plek 'slaapwacht' en is het ergens anders een 'nachtdienst'? Wat is het verschil? Is er wel verschil? Dus ook het hele functiehuis is tegen het licht gegaan.’
Ellen: ‘Het was een complexe klus en we zijn nog lang niet klaar. Maar we zien dat het systeem meerdere doelen dient, en iedereen bij Amarant meer inzicht geeft. Dus we zijn er zeker blij mee.’
Ook behoefte aan meer inzicht in en voor uw medewerkers met een ingericht Kwaliteitspaspoort? Neem contact met ons op en we gaan graag met u in gesprek over de mogelijkheden. Of download het productsheet over CAPP Compliance door het invullen van onderstaand formulier
