Mijzo en Defacto werken samen aan 360 Feedback voor leiderschapsprogramma

Zorgorganisatie Mijzo was op zoek naar een goede feedbacktool voor hun leiderschapsprogramma. L&D adviseur Renske van Esch stuitte per toeval op onze 360 Feedback tool. Een tool die we jaren geleden lanceerden maar waar weinig meer mee gebeurde, sinds de komst van onze nieuwe tool Spruitje. Maar 360 Feedback werkt net even anders. In deze tool krijg je op basis van vragenlijsten inzicht in je competenties met een spinnenweb model. Dit was precies waar Mijzo naar op zoek was. Renske en Claudi Luijkx vertellen hoe ze deze tool samen met Defacto doorontwikkelden en integreerden in hun LMS.

Waarom waren jullie zo naarstig op zoek naar een 360 feedback tool?

Renske: We zijn druk bezig geweest met het opzetten van een leiderschapsprogramma. We waren op zoek naar een beginpunt voor het programma en van de ontwikkeling van onze teammanagers. We hebben een mooi leiderschapsprofiel waar competenties in beschreven zijn. En die competenties wilden we kunnen toetsen in de praktijk. Via een 360 tool zouden we alle perspectieven in de organisatie kunnen meenemen om de ontwikkeling van die leider te meten. Dus daar waren we naar op zoek.

Grappig genoeg hadden we in die zoektocht al heel veel systemen bekeken. We hadden het met Defacto ook al over de mogelijkheden van Spruitje gehad, maar dat sloot voor ons doel net niet aan. Uiteindelijk kwam ik per ongeluk terecht op een webpagina over de oude 360 Feedback tool. Dit was precies waar we naar op zoek waren, maar wat we nergens konden vinden: een app die je integreert in je LMS, waarmee je makkelijk vragenlijsten verstuurt en waar je uiteindelijk een hele mooie rapportage uit krijgt. We vonden vooral de opzet met het model van De Roos van Leary in een spinnenweb heel mooi. Gelukkig stond Defacto er wel voor open om 360 Feedback samen verder te ontwikkelen. Dus zo zijn we dit samen aangegaan.

Hoe hebben jullie de tool vervolgens samen met Defacto verder ontwikkeld?

Renske: Wij hadden ons eigen leiderschapswiel ontwikkeld en de opzet van 360 Feedback sloot daar heel goed op aan. Een van onze wensen was dat je het spinnenweb ook vanuit verschillende perspectieven zou kunnen zien. Dus als onze teammanagers een 360 uitsturen, ze in het spinnenweb precies kunnen filteren hoe het management erover denkt, en hoe de medewerkers erin staan, of de adviseurs. En die perspectieven kunnen ze ook heel mooi in het spinnenweb met elkaar vergelijken. Dat is echt een meerwaarde om in één overzicht alle feedback te zien en de overeenkomsten en verschillen per doelgroep.

Claudi: Er waren ook een aantal dingen die we anders wilden. In de tool stond eerst nog terminologie als ‘beoordeling’. Ons programma is echt ontwikkelgericht. Dus daarom hebben we het liever over feedback geven. Daarnaast stonden de vragenlijsten eerst op anoniem en dat hoeft voor ons niet. Anoniem feedback geven past niet bij een open cultuur waarin je juist wil dat het gesprek voeren belangrijk is. Het is juist heel fijn om op basis van de lijst met elkaar het gesprek aan te gaan. Dat is misschien nog wel waardevoller dan de ingevulde feedback op dat moment. Dus dat soort dingen hebben we aangepast.

Renske: Het mooie is dat we live zijn gegaan met een soort van dummy versie. Met het idee van ‘we gaan gewoon starten en dan zien we het wel’. En gaandeweg zijn er steeds meer dingen ontwikkeld. We hadden wel een wensenlijstje voor de 360 tool en dat varieerde van verschillende kleurtjes voor verschillende respondenten tot aan een goed werkende print- en downloadknop. Maar het mooie aan deze samenwerking is dat wij natuurlijk meteen een hele groep gebruikers hadden die gingen testen. Al die feedback konden we meteen doorspelen naar Defacto en zo hebben we eigenlijk in samenwerking heel snel door kunnen ontwikkelen.

Hoe werkt de tool precies?

Renske: We hebben onze eigen vragenlijst geüpload. Die is gebaseerd op ons eigen leiderschapswiel. De vragenlijst bestaat uit stellingen waarbij je een antwoord kan geven van 1 tot en met 5, waarbij 1 ‘helemaal mee oneens’ is, en 5 ‘volledig mee eens’. Op die schaal toetsen we met stellingen de leiderschapscompetenties in de organisatie. Er is in het systeem ook ruimte om feedback toe te lichten.

Het proces is nu als volgt ingericht: Je start met een 360 feedback. Aan de hand daarvan vul je een ontwikkelplan in. Dat ontwikkelplan bespreek je met je leidinggevende. Op basis van dat ontwikkelplan ga je dan aan de slag met maatwerk ontwikkelopties die we in een kanaal in het LMS ingericht hebben. In dat kanaal staat een groot aanbod aan interne workshops, externe workshops, podcasts, e-learnings enzovoort op het gebied van leiderschap. Na ongeveer een jaar volgt een evaluatie met de leidinggevende over het ontwikkelplan. Daarin bespreek je hoe je jezelf de afgelopen tijd ontwikkeld hebt. En daarna doe je de 360 weer opnieuw. Zo meet je de competenties waar je aan gewerkt hebt opnieuw en ontstaat er een cyclus om continu te werken aan leiderschap. Je resultaten zie je als certificaten ook terug in je Kwaliteitspaspoort.

We hebben dus echt een flow die je aan de hand meeneemt. Want anders blijft het een beetje los zand en weten mensen niet wat de vervolgstap is. We hebben CAPP LMS volledig als ondersteunend programma gebruikt. We hebben gebruikers bij de lancering bijvoorbeeld via CAPP Agile ondersteund met instructiekaarten en instructievideo's om ze mee te nemen in het nieuwe systeem. Dus ook dat stuk vanuit Defacto hebben we gebruikt. Dat wil zeggen dat we zo'n beetje alle facetten van het systeem hebben gebruikt om het leiderschapsprogramma vorm te geven en een mooie flow te bouwen voor onze leidinggevenden.

Wat zijn jullie toekomstplannen op het gebied van dit leiderschapsprogramma en dan misschien meer specifiek ook de app?

Claudi: Mijn droom zou wel zijn dat de 360 er ooit misschien voor alle medewerkers er zou zijn. Dat zou wel een heel mooi streven zijn. Maar dan moeten we denk ik stap voor stap doen. En daar moet de tijd voor rijp zijn, want daar zit nog wel aardig wat werk in.

De vragenlijsten zouden we dan moeten aanpassen want voor zorgmedewerkers heb je een heel ander profiel nodig. En de vraag is dan ook wat voor profielen we dan maken. Per beroepsgroep? Of maken we een algemeen Mijzo profiel? Het vraagt ook nog wel iets van het systeem zelf om de 360 uit te vragen voor verschillende functiegroepen. Het is nu ingericht op alleen de leidinggevende.

Renske: Het zou mooi zijn als we dat straks voor iedereen zouden kunnen doen. Want dan kunnen we die ontwikkelcyclus die we nu voor leidinggevende hebben, voor alle medewerkers kunnen inrichten. En daarmee ondersteunen dat je bij Mijzo constant in ontwikkeling blijft. En dat kan echt op de kleinste dingen zijn. Maar hoe mooi is het als je ieder jaar van je collega's hoort hoe je functioneert en waar je je op kan ontwikkelen. En dat daar ook mogelijkheden voor zijn. En dat je dan na een jaar weer kijkt, hoe functioneer ik nu?

Ik denk dat we voor een iets minder grote stip op de horizon, eerst gaan kijken of we nog andere dingen kunnen meten. Dus dat we ons huidige leiderschapsprofiel nog wat gaan uitbreiden. Claudi heeft bijvoorbeeld onderzoek gedaan in de organisatie naar het thema leren en eigen verantwoordelijkheid.

Claudi: Ik heb voor dat onderzoek samen met een manager interviews gedaan binnen Mijzo om informatie op te halen over leren en eigenaarschap. Om te kijken wat er leeft, wat er goed gaat, wat vraagstukken zijn en hoe we daar aandacht aan kunnen besteden de komende jaren. En daarin is de rol van de leidinggevende natuurlijk ook een hele belangrijke. Het zou mooi zijn als we het leiderschapsprofiel daarmee uit kunnen breiden, om zo een steeds completere 360 te krijgen.

Waar zijn jullie het meest tevreden over?

Renske: We zijn echt supertrots op wat we hebben neergezet. En dat geldt zowel voor de app als voor het kanaal en het leeraanbod dat we hebben neergezet voor onze leidinggevenden. Wij horen daar hele positieve reacties over van teammanagers, omdat ze heel veel keuzevrijheid hebben en dat doet ook meteen recht aan leren en eigenaarschap. Ze kiezen zelf op basis van hun doelen, waar ze zich in willen ontwikkelen en hoe. Ze kunnen kiezen uit individuele coaches, meedoen met intervisiebijeenkomsten, met workshops die door interne en externe deskundigen worden gegeven, podcasts, boeken, noem maar op. We hebben een selectie gemaakt, passend bij hun rol als leidinggevende, zodat ze niet hoeven te zoeken, maar meteen een relevant aanbod krijgen. De interne workshops zijn voor nu het populairst. Maar we zien dat het hele kanaal goed wordt bezocht.

We zijn nu ongeveer 4 maanden live en uit mijn hoofd zijn er 1210 vragenlijsten ingevuld. Er hebben meer dan 60 teammanagers meegedaan aan de 360 Feedback en ze hebben gemiddeld 10 tot 12 vragenlijsten uitgestuurd per persoon. Dus er wordt echt superveel gebruik van gemaakt.

Claudi: En we zijn heel erg tevreden over de samenwerking met Defacto. Zij hebben ontzettend snel en slagvaardig gehandeld. Ze hebben echt het lef gehad om te zeggen: ‘We gaan het doen’. En dat in maar een paar weken tijd, terwijl andere partijen aangaven dat ze er jaren voor nodig zouden hebben! We hebben gezocht naar meerdere apps en aanbieders, maar die hadden allemaal kleine onderdeeltjes en niet de integrale aanpak waar wij naar op zoek waren. En ook niet de creativiteit om met ons mee te denken.

Renske: Ze durven ook echt te investeren in maatwerk. Als we bij andere leveranciers vroegen om iets aan te passen zodat het beter zou werken voor ons, was het antwoord steeds nee. Terwijl ze bij Defacto dan zeggen ‘We gaan kijken of we dat makkelijker kunnen maken voor jullie’, of ‘Ok we gaan die knop voor jullie op een andere plek zetten’. Dat met ons meedenken waarderen we enorm en we zijn heel blij met het eindresultaat!

Hebben jullie nog tips voor andere organisaties?

Claudi: Mijn tip zou zijn om het LMS in zijn geheel te gebruiken zoals wij dat hebben gedaan. Juist de wisselwerking tussen 360 Feedback als het kanaal en de flow maakt het heel krachtig. En daarnaast is het belangrijk dat de directie een concrete visie heeft op leiderschap. Zodat je als organisatie weet welke kant je op wil. De 360 is een hele mooie start en een hulpmiddel om zichtbaar te maken waar sta ik en wat wil ik ontwikkelen. Pas daarna komt de volgende stap.

Renske: Ik zou beginnen met het uitdenken van de flow. Dus vraag je af wat je wil bereiken met 360 Feedback en op basis daarvan de vervolgstappen uitdenken. Ik denk niet dat een 360 Feedback losstaand zou volstaan. Dan heb je er weinig aan. Daarom zou mijn tip zijn om het aan een ontwikkel- of leiderschapsprogramma te verbinden. En mijn tweede tip is: Zorg dat de 360 een cyclus wordt en niet een eenmalig ding, zodat het een geïntegreerd onderdeel wordt van je organisatiecultuur, om constant te blijven ontwikkelen.

Wil je ook gebruikmaken van 360 Feedback? Of wil je weten hoe je deze tool kan integreren in je LMS? We denken graag met je mee. Mijzo staat ook open voor vragen over hun leiderschapsprogramma. Laat je gegevens achter als je meer wilt weten over dit onderwerp.