Het cirkeltje rond: Hoe het ETZ inhoudsexperts de regie geeft over contentcreatie en beheer

Iedereen die zich met leren en ontwikkelen bezighoudt weet: contentcreatie is pas het begin. Het echte werk zit in het up to date en relevant houden van die content. Want hoe houd je het overzicht terwijl je contentbibliotheek uitdijt? En bij wie beleg je de verantwoordelijkheid voor het beheer van je content? Bij het Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis leggen ze die regie bij de experts op de werkvloer. Met behulp van Agile Air monitoren de inhoudsdeskundigen samen met het Leerhuis hoe de content gebruikt wordt en voeren ze periodieke reviews uit. Carlijn van Gulik, Hoofd Leerhuis en Eddie Maas, functioneel beheerder vertellen hoe ze dit proces ingericht hebben. En hoe ze diverse PDCA-cycli inzetten, om continu te werken aan kwaliteit.

Waarom zijn jullie gaan nadenken over het beheerproces van jullie content, en dan met name de decentrale inrichting daarvan?

Eddie: Wij hebben altijd al heel veel content zelf ontwikkeld. We vinden het belangrijk dat medewerkers inspraak hebben en dat ze hun kennis kunnen delen. We vinden het daarom heel erg van waarde dat de kennis vanuit het huis komt. En dat wilden we in het nieuwe LMS ook zeker blijven doen. Je merkt dan namelijk dat zo'n LMS dan ook echt op de werkvloer landt.

Door de jaren heen verzamel je veel content waarvan je niet meer weet of het nog up to date is, of het nog gebruikt wordt en of de persoon die erover ging, überhaupt nog in huis is. Toen we vorig jaar overgingen naar CAPP LMS, moesten we gaan bepalen wat we wel en wat we niet mee zouden nemen. En we zochten tegelijkertijd naar een manier om de content up to date te houden en de kwaliteit te waarborgen.

Daarom hebben we onze PDCA-cyclus aangescherpt, waarbij we inhoudsdeskundigen aan onderwerpen hebben gekoppeld. Op die manier borgen we dat de content om de zoveel tijd wordt geüpdatet en herzien. Wij zijn wel eindverantwoordelijk voor alle content. Maar we laten de afdelingen zelf de content ontwikkelen en bieden ze de tools en ondersteuning aan die ze daarbij nodig hebben.

Hoe hebben jullie mensen mee kunnen krijgen, want het is een extra verantwoordelijkheid die je bij mensen neerlegt?

Carlijn: We hebben gelukkig kunnen voortborduren op een lange traditie van co-creatie in de organisatie. Over het algemeen is er een groot draagvlak. En dat was er zonder al dat voorwerk niet geweest. Daardoor zijn medewerkers enorm betrokken. Dat is een kwestie geweest van jarenlang netwerken, contact onderhouden met inhoudsdeskundigen, praktijkleiders en teamleiders. Het kennen van mensen en het herkennen van problemen. Vragen wat ze nodig hebben op de werkvloer en daar dan gericht samen op inspelen. Daar is jarenlang in geïnvesteerd. Daardoor zien mensen het belang en de urgentie van het LMS en kwalitatief hoogwaardige content.

Eddie: We hadden inderdaad al een leerplein waar fors gebruik van werd gemaakt. Toen we de puzzel van wat mee moest en wat niet gelegd hadden, hebben we met hulp van het team van Defacto heel veel content overgezet. Dat heeft veel gescheeld, want dan staat er meteen al heel wat. Dan leeft het vanaf het begin al. Mensen voelden ook eigenaarschap over de content en wilden dat alles er goed in kwam te staan. Ik kan me voorstellen dat als iets opnieuw opgetuigd moet worden, die uitdaging veel groter is. Dus ja, ook in dat opzicht hadden we een goede uitgangspositie.

Hoe sluit dit beheerproces aan bij jullie visie op leren?

Carlijn: Zoals Eddie al zei, proberen wij als Leerhuis vooral faciliterend te zijn. Wij zien onszelf namelijk niet als inhoudsdeskundigen, maar proberen de bestaande leercultuur te ondersteunen en te verbeteren. Daarbij willen we de regie leggen waar die hoort en mensen ondersteunen waar en wanneer zij dat nodig hebben. We hebben de vertaalslag van deze visie gemaakt naar de inrichting van het LMS. Dus wat betekent die visie nou voor de rol van de opleidingsadviseurs die bij het Leerhuis werken. En hoe kunnen we een LMS systeem daar ondersteunend bij inzetten.

Daar zijn we best ver in gegaan en dat hebben we met behulp van PDCA-cycli behoorlijk consequent doorgevoerd in alle processen. Bijvoorbeeld ook als je het hebt over eigen regie laten nemen door medewerkers en hen daarbij ondersteunen. De patiënt-risicovolle handelingen werden voorheen aan alle kanten getoetst en gevinkt. Wij hebben toen gezegd dat de Wet BIG stelt: ‘bevoegd is bekwaam’. Bevoegd zijn onze medewerkers. En ze mogen van ons zelf bepalen of ze bekwaam zijn of niet. En wij ondersteunen daarin. Door bekwaamheid voor die medewerker zelf inzichtelijk te krijgen, vrijwillig of intercollegiaal toetsen te faciliteren en dat op de afdeling bespreekbaar te maken en te begeleiden. Maar bijna nergens zie je die verplichte toetsen en die verplichte vinkjes meer die we voorheen wel hadden. Met het LMS ondersteunen we onze professionals dus om hier de eigen regie in te nemen.

Eddie: We werken nu dus voornamelijk met zelfverklaringen en peer beoordelingen. Maar daarnaast hebben we een aantal bewustwordingsvragen geïntegreerd in de zelfverklaringen. Die kunnen medewerkers beantwoorden en daarbij bieden we direct een koppeling naar relevante content. Zo van ‘heb je nog niet het idee dat je dit onderwerp goed genoeg beheerst, ga dan naar de e-learning’.

Carlijn: Het vereist best een omslag in denken en doen. Want we geven onze mensen het vertrouwen om zelf die inschatting te maken, in plaats van dit te toetsen. Daar kan een risico in zitten, maar eigenlijk toont eerder onderzoek aan dat zorgprofessionals daarin heel consciëntieus zijn. Met name de verpleegkundige doelgroep, die zetten eerder een vinkje te weinig dan te veel. Onlangs is onze werkwijze helemaal akkoord bevonden bij het Qualicor assessment, dus daar zijn we erg blij mee.

Hoe ondersteunt Agile Air jullie bij het beheer van de content?

Eddie: Ten eerste geeft de dashboarding ons veel inzichten. Als functioneel beheerder zie ik in Agile Air hoe vaak content bekeken wordt. Ik heb daardoor inzicht in wat wel lekker loopt en wat niet. Maar ik kan ook bekijken welke toetsvragen vaak onjuist beantwoord worden. En dan kan ik samen met de inhoudsdeskundige de e-learning op dat vlak verbeteren. Ik krijg ook te zien wanneer de laatste revisie is geweest op een onderwerp. De inhoudsdeskundige krijgt ieder jaar via het systeem de vraag om de content die op zijn of haar naam staat te reviewen. We zitten nu een half jaar na de overgang, dus dat echte proces moet voor ons nog gaan beginnen. Maar het feit dat Agile Air die functionaliteit biedt is natuurlijk heel waardevol.

Carlijn: En als je kijkt naar de PDCA-cycli, ondersteunt Agile Air ons hier ook bij. Eerder hadden we maar één systeem en dus ook maar één PDCA-cyclus. Maar omdat er nu zoveel processen en systemen naast elkaar bestaan, hebben we echt goed nagedacht hoe we dit in gingen richten. We hebben een PDCA-cyclus gericht op redactie, maar ook één gericht op de cursussen en één op de e-learnings. En ik denk met alle ondersteuning die we vanuit de rapportages van Agile Air krijgen, de handvatten hebben om echt effectief en doelgericht te blijven verbeteren.

Hoe komt nieuwe content tot stand met behulp van de PDCA-cyclus?

Eddie: Als er een opleidingsvraag binnenkomt bij het leerhuis gaan we eerst analyseren of dit inderdaad iets nieuws is. Zo voorkomen we dat er dingen dubbel worden gedaan. Ook kijken we in welke categorie het valt. Als de content inderdaad ontwikkeld moet worden, geven we medewerkers uitleg hoe ze dat in Agile Air kunnen doen. We hebben ook een auteurshandboek gemaakt met alle tools, elementen en checklists waar de content aan moet voldoen. Maar verder zijn de inhoudsdeskundigen daar qua vorm en opbouw helemaal vrij in. Als ze zover zijn, geven ze ons een seintje en lopen wij de content door om te bekijken of alles onderwijskundig klopt en goed is. De eindverantwoordelijkheid ligt dus bij het Leerhuis. Wij zijn ook degenen die de laatste check doen en uiteindelijk op de knop drukken om te publiceren.

Hebben jullie nog tips voor andere organisaties die hiermee aan de slag willen?

Carlijn: Ik denk dat het belangrijkste betrokkenheid met de werkvloer is, zodat je weet wat er speelt en wat de behoeftes zijn op leergebied. Ga met de afdelingen praten en vraag wat de behoefte is. Dus denk niet alleen vanuit het Leerhuis aan wat je aan moet bieden maar ga echt uit van de vraag van je medewerkers. Daarmee creëer je namelijk draagvlak. En gaan mensen zien wat ze eraan hebben. In plaats het LMS alleen gebruiken om verplicht iets af te vinken, wordt het iets levends. Als er dan iets gemaakt moet worden, gaan mensen actief hun eigen stukje opeisen in het LMS en dat naar eigen behoefte inrichten.

Denk ook heel goed na over de scope. Wij hadden zelf heel erg veel content, dus dat maakte het een hele klus om over te gaan op CAPP LMS. Heb je nog niet zoveel content, begin dan als pilot met een specifieke afdeling of een onderwerp. Dat maakt het behapbaar. We hebben voor de start van het traject referentiebezoeken gebracht aan andere ziekenhuizen en daar hebben we veel van geleerd. Bij het Radboudumc gaven collega’s bijvoorbeeld aan dat ze bewust alleen van A naar B gingen en niet meteen via C naar D. Dus incrementele stappen nemen in plaats van alles volledig willen plannen en inrichten. En dat hebben we zeker ter harte genomen. Daarnaast richten we ons alleen op de 90% die we heel snel heel makkelijk in kunnen richten. We gaan ons nu niet bezighouden met alle uitzonderingen, maar zorgen eerst dat hetgeen we kennen en weten in het systeem komt te staan. Daarna gaan we pas naar de moeilijke zaken kijken. Dat zijn eigenlijk hele simpele lessen die tot meer focus hebben geleid.

We zijn natuurlijk nog druk bezig, maar ik ben er trots op dat we dat we het LMS zo goed hebben kunnen inzetten om onze visie en ideeën te ondersteunen. Want vaak zie je dat een visie op zichzelf blijft staan en niet wordt doorgevoerd in de praktijk van bijvoorbeeld een LMS. Maar ons beleid is echt de uitvoering van hoe wij vinden dat leren en ontwikkelen en innoveren in ons grote opleidingsziekenhuis vormgegeven moet worden.

Ook werk maken van je visie op leren met Defacto? Wij gaan graag in gesprek over hoe onze software ondersteunend kan zijn aan de visie op leren en ontwikkelen van jouw organisatie. Bijvoorbeeld over hoe je een PDCA-cyclus kunt vormgeven om de kwaliteit van je leeraanbod te borgen en continu te blijven werken aan kwaliteit. Of vul de LMS-vragenlijst in en kom erachter welk LMS het beste bij jouw visie op leren past.