Martini Ziekenhuis maakt digitale HiX instructies met Agile QR

Het Martini Ziekenhuis in Groningen maakt dagelijks gebruik van elektronisch patiëntendossier HiX. De overstap van HiX 6.1 naar 6.3 vroeg om nieuwe scholing voor de medewerkers. In voorbereiding op de klassikale training, besloot de organisatie medewerkers alvast wegwijs te maken in HiX 6.3 met een digitale scholing. Lees hoe key-users met ondersteuning van de Martini Academie en Defacto, in slechts drie maanden meer dan 200 HiX instructies wisten te maken met Agile QR. En hoe dit project zorgde voor meer betrokkenheid en kennisdeling op de werkvloer.

In korte tijd digitale instructies maken voor een complex systeem als HiX, voor verschillende functies in een ziekenhuis, met meer dan 4000 medewerkers? Dat klinkt als een behoorlijke uitdaging. Daarom bundelde de Martini Academie de krachten met key-users in een projectgroep. Toeval wilde dat Defacto net een nieuwe tool in Agile QR had gelanceerd om digitale software instructies te maken. Dit sloot volgens de projectgroep uitermate goed aan op de vraag.

De eerste stap was om onderscheid te maken tussen algemene instructies en specifieke instructies per functiegroep. Daarnaast werden de verschillen in de stappen tussen HiX 6.1 en 6.3 in kaart gebracht. Tijdens deze fase bleek het erg belangrijk om met scripts te werken en binnen HiX de processen van begin tot eind te doorlopen. De key-users brachten de belangrijkste processen in HiX voor hun afdeling in kaart en schreven de scripts.

Vervolgens werden van alle processtappen screenshots gemaakt en in instructiekaarten geplaatst. Door het toevoegen van instructies, muis- en toetsenbordacties en wanneer nodig in te zoomen op een specifiek onderdeel, krijgt de medewerker het gevoel echt in HiX begeleid te worden. Ook bij software is het nu eenmaal zo dat je leert door te doen. Het interactieve en stapsgewijze karakter van de cards, zorgt ervoor dat de gebruiker beter onthoudt hoe iets werkt. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om de stappen in eigen tempo te doorlopen. Ook qua performance support biedt dat mogelijkheden, om medewerkers te ondersteunen wanneer zij dat nodig hebben.

Tijdens het ontwikkelen van de instructies werd HiX verder ingericht en bleek soms dat bepaalde werkprocessen en -afspraken nog niet helder waren. Het ontwikkelen van de instructies droeg daarom ook bij aan heldere afspraken over de werkprocessen binnen HiX 6.3.

Wat vooral inspireerde was dat het maken van deze instructies echt een gezamenlijke effort was van de projectgroep en de inhoudsdeskundigen van alle afdelingen, met ondersteuning van de Martini Academie en van Defacto. Hierdoor ondervonden medewerkers aan den lijve hoe laagdrempelig de tools werken. Mensen zijn enthousiast en trots op wat ze gemaakt hebben en willen dat ook graag met elkaar delen.

De resultaten liegen er niet om. De honderden instructies zijn al duizenden keren geraadpleegd. Ook is er een kanaal geopend dat inmiddels al meer dan 5000 views en een behoorlijk aantal volgers heeft. Via dit kanaal blijven mensen op de hoogte van nieuwe instructies. En de deelnemer vindt daar alle instructies van zijn of haar afdeling terug. Goede performance support staat of valt immers met het makkelijk vindbaar maken van relevante content. Dit kanaal is mogelijk een voorloper van de bibliotheekfunctie, die de Martini Academie voor ogen heeft.

Een belangrijke vraag is hoe je borgt dat de content actueel is en blijft en bij wie deze verantwoordelijkheid ligt. Een PDCA-cyclus is dan ook zeker onderdeel van een vervolgtraject. Groot voordeel van Agile QR is dat updates relatief makkelijk door te voeren zijn. In plaats van een hele instructievideo te vervangen, pas je simpelweg een screenshot of een onderdeel aan. En dat scheelt veel tijd!

Dankzij het project hebben medewerkers de mogelijkheden van het Leerplein en Agile QR met eigen ogen gezien. De Martini Academie geeft dan ook aan dat er meer betrokkenheid is en dat medewerkers met veel nieuwe ideeën en initiatieven komen. Dat vraagt om meer ondersteuning vanuit de Academie, maar zorgt vooral voor veel nieuwe energie voor de toekomst!

Wil jij het gebruik van jouw EDP/ECD ook ondersteunen met de interactieve guidecards van Agile QR? Wij helpen je graag op weg. Met onze laagdrempelige tool kunnen alle medewerkers in uw organisatie uit de voeten. Download het productsheet en lees hoe jij aan de slag kunt.