Lenteschoonmaak in CAPP LMS

Tijd voor een frisse start

De lente is traditioneel het moment om op te ruimen, schoon te maken en opnieuw te beginnen. Dat geldt niet alleen voor je huis, maar ook voor je digitale leeromgeving. CAPP LMS groeit vaak organisch: nieuwe trainingen worden toegevoegd, functionaliteiten worden uitgebreid en oude content blijft soms langer staan dan de bedoeling was.

Na verloop van tijd kan het LMS daardoor onoverzichtelijk worden. Denk aan verouderde content, ongebruikte cursussen, dubbele modules of nieuwe functionaliteiten die nog niet optimaal zijn ingericht. Dat is zonde, want een goed ingericht LMS helpt medewerkers juist sneller de juiste kennis en leerelementen te vinden.

Een jaarlijkse “lenteschoonmaak” helpt om CAPP LMS weer overzichtelijk, actueel en toekomstbestendig te maken voor jouw gebruikers. In deze blog lees je hoe je dat in CAPP LMS op een gestructureerde manier aanpakt.

Opruimen: verwijder wat niet meer werkt

Een goede lenteschoonmaak begint met opruimen. Door eerst te kijken wat er weg kan, ontstaat er ruimte en overzicht voor de content die wél relevant is voor medewerkers.

In veel zorgorganisaties staat er bijvoorbeeld nog scholingsmateriaal in het LMS dat ooit is ontwikkeld voor een project, pilot of verouderde werkwijze of systeem. Denk aan een training voor een verouderde versie van het ECD, een pilot rond e-learning voor een specifieke afdeling of oude instructievideo’s die inmiddels door nieuwe protocollen zijn vervangen. Als deze content nog zichtbaar en vindbaar is in het LMS, kan dat verwarrend zijn voor gebruikers.

Loop daarom systematisch (met handige ondersteuning van Defacto) door het LMS en kijk kritisch naar het bestaande aanbod. Zijn er cursussen die al lange tijd niet meer worden gevolgd? Bestaan er dubbele modules over hetzelfde onderwerp, bijvoorbeeld meerdere trainingen over handhygiëne of medicatieveiligheid? En staan er nog artikelen, video’s of instructies die gebaseerd zijn op oude werkwijzen? In de case over regie over contentcreatie en beheer lees je hoe het ETZ dit structureel aanpakt.

Ook geplande trainingen verdienen aandacht. Het komt regelmatig voor dat klassikale scholingen ooit zijn opgezet, maar in de praktijk niet meer worden ingepland. Als deze trainingen nog wel zichtbaar zijn in het LMS, kan dat onnodige ruis veroorzaken.

Data uit het LMS kan helpen om sneller te bepalen waar je moet beginnen. Denk bijvoorbeeld aan vragen zoals:

• Welke cursussen zijn al langer dan 12 maanden niet gestart?
• Welke modules hebben een zeer laag afrondingspercentage?
• Welke trainingen zijn het afgelopen jaar niet meer ingepland?

Door dit soort inzichten te combineren met inhoudelijke kennis van de organisatie ontstaat al snel een duidelijk beeld van wat kan worden gearchiveerd of verwijderd.

Het resultaat is een overzichtelijker LMS waarin medewerkers sneller vinden wat ze nodig hebben.

Updaten: maak bestaande content weer relevant

Niet alle content hoeft verwijderd te worden. In veel gevallen is het voldoende om bestaande leermaterialen te actualiseren.

In zorgorganisaties verandert informatie regelmatig. Richtlijnen worden aangepast, protocollen worden vernieuwd en systemen worden geüpdatet. Daardoor kan een e-learning die twee jaar geleden nog volledig actueel was, inmiddels kleine maar belangrijke afwijkingen bevatten.

Controleer daarom bestaande leerelementen in het LMS. Kloppen de beschrijvingen van processen nog? Verwijzen modules nog naar de juiste protocollen? En werken alle links in de content nog naar de juiste documenten of kennisbanken?

Een herkenbaar voorbeeld is een e-learning over de werking van het ECD waarin nog screenshots van een vorige versie van het ECD staan. De inhoud kan nog steeds relevant zijn, maar de herkenbaarheid voor gebruikers neemt af wanneer de schermen niet meer overeenkomen met de huidige werkomgeving.

Ook hier kan data helpen om prioriteiten te stellen. Je kunt bijvoorbeeld kijken welke leerelementen al langer dan twaalf maanden niet meer zijn geüpdatet. Daarnaast kan een overzicht van alle links in bestaande content helpen om snel kapotte of verouderde verwijzingen te vinden. CAPP LMS biedt hier ook relevante, ondersteunende dashboards voor in bijvoorbeeld Agile Air en QR.

Tijdens het actualiseren van content is het ook een goed moment om verbeteringen door te voeren. Lange modules kunnen bijvoorbeeld worden opgesplitst in kortere onderdelen. In de zorg kan dat betekenen dat een uitgebreide training over infectiepreventie wordt verdeeld in kleinere microlearning onderdelen, zoals:

• handhygiëne
• gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen
• isolatiemaatregelen

Ook kan het waardevol zijn om nieuwe praktijkvoorbeelden toe te voegen of content beter geschikt te maken voor mobiel gebruik. Veel zorgmedewerkers volgen trainingen immers op verschillende momenten en apparaten.

Het resultaat is content die beter aansluit bij de dagelijkse praktijk op de werkvloer.

Aanvullen: waar zitten nog gaten?

Wanneer je hebt opgeruimd en bestaande content hebt geactualiseerd, ontstaat vaak vanzelf een beter beeld van waar nog kansen liggen. Soms gaat het daarbij niet alleen om nieuwe trainingen, maar ook om nieuwe manieren om het leeraanbod te presenteren.

In CAPP LMS zijn er bijvoorbeeld verschillende mogelijkheden om content zichtbaarder en relevanter te maken voor gebruikers. Denk aan het inzetten van leercampagnes om de week van de patiëntveiligheid onder de aandacht te brengen, of het gebruik van contentkanalen waarin medewerkers eenvoudig alle aanbod en de community van een bepaald onderwerp kunnen vinden.

Voor ziekenhuizen en zorginstellingen kan personalisatie hierin een belangrijke rol spelen. Een verpleegkundige op de intensive care heeft immers andere leerbehoeften dan een medewerker op de polikliniek of een laborant. Door het leeraanbod beter te personaliseren, wordt het voor medewerkers eenvoudiger om snel de juiste scholing te vinden.

Daarnaast ontwikkelen leervormen zich voortdurend. Nieuwe mogelijkheden zoals adaptief leren kunnen interessant zijn om te verkennen. Hierbij past het LMS de inhoud van een module automatisch aan op basis van het kennisniveau van de gebruiker. Voor ervaren medewerkers kan dat betekenen dat zij sneller door een training heen gaan, terwijl nieuwe medewerkers juist extra uitleg krijgen.

Ook evaluaties en gebruiksdata uit CAPP LMS kunnen helpen om nieuwe kansen te ontdekken. Misschien blijkt uit feedback dat medewerkers behoefte hebben aan korte opfrismodules over bepaalde protocollen, of dat een specifieke training juist erg populair is en verder uitgebreid kan worden.

Door deze inzichten te gebruiken ontstaat een completer en relevanter leerlandschap.

Verificatie: klopt alles nog?

Na het opruimen, updaten en aanvullen is het belangrijk om te controleren of alles in het LMS nog correct functioneert. Zeker in de zorg, waar scholing vaak gekoppeld is aan bevoegdheden en certificeringen, is dit een belangrijke stap. Met CAPP Compliance maak je dit inzichtelijk en aantoonbaar.

Controleer bijvoorbeeld of alle cursussen correct gepubliceerd zijn en of de ingestelde routes naar certificaten nog werken zoals bedoeld. In een ziekenhuis kan het bijvoorbeeld gaan om verplichte scholing rond reanimatie, medicatieveiligheid of infectiepreventie. Het is belangrijk dat medewerkers via de juiste route hun certificaat kunnen behalen.

Ook deadlines en hercertificeringen verdienen aandacht. Als een medewerker bijvoorbeeld elke twee jaar een bepaalde training moet herhalen, moet het LMS dit correct registreren en communiceren.

Een andere belangrijke controle is het eigenaarschap van content. Is de inhoud uit Agile Air en Agile QR recent geverifieerd door de juiste inhoudsdeskundige? En zijn de verantwoordelijke personen nog correct gekoppeld in CAPP LMS? In organisaties waar medewerkers regelmatig van rol veranderen, kan deze informatie namelijk snel verouderen.

Door deze verificatiestap uit te voeren zorg je ervoor dat het LMS niet alleen overzichtelijk en actueel is, maar ook betrouwbaar blijft voor de organisatie.

Een opgefrist LMS

Een jaarlijkse lenteschoonmaak van je LMS hoeft geen groot project te zijn, maar kan wel veel verschil maken. Door regelmatig te kijken naar wat weg kan, wat geüpdatet moet worden en waar nieuwe kansen liggen, blijft je leeromgeving gezond en relevant.

Voor ziekenhuizen en zorginstellingen betekent dit dat zorgprofessionals sneller toegang hebben tot actuele kennis en verplichte scholingen. Dat maakt leren niet alleen eenvoudiger, maar ondersteunt uiteindelijk ook de kwaliteit en veiligheid van zorg.

Met een gestructureerde aanpak zorg je ervoor dat CAPP LMS overzichtelijk blijft, actuele en relevante content bevat en beter gebruikt wordt door medewerkers.

Uiteindelijk draait een LMS niet om het beheren van content, maar om het ondersteunen van leren binnen de organisatie. Een goed onderhouden leeromgeving helpt medewerkers om de juiste kennis op het juiste moment te vinden.