Abrona geeft vorm aan visie op leren met CAPP LMS

Abrona is een gehandicaptenzorgorganisatie in de regio Utrecht met ongeveer 1350 medewerkers op 60 locaties. Anderhalf jaar geleden stapten zij over op CAPP LMS. Adviseur Leren en Ontwikkelen Lianne Strijker werkt inmiddels al bijna 12,5 jaar in allerlei rollen bij de organisatie. Binnengekomen als stagiaire voor de opleiding SPH is ze daarna doorgegroeid van begeleider, naar persoonlijk ondersteuner om nu 6 jaar werkzaam te zijn als Adviseur Leren en Ontwikkelen. Zij vertelt ons hoe ze de visie op leren van Abrona vormgeven met CAPP LMS en welke toekomstplannen de organisatie heeft.

Wat is jullie visie op leren?

De visie op leren is erop gericht dat mensen in de praktijk direct met het geleerde aan de slag kunnen gaan. Medewerkers leren onbewust heel veel op de werkvloer, waardoor we leren zoveel mogelijk willen integreren met het dagelijkse werk. Ook het sociaal leren, het van elkaar leren, speelt daarbij een grote rol. Ik denk namelijk dat medewerkers heel veel leren door gewoon dagelijks in de praktijk te staan.

Omdat ik zelf ook in de praktijk gewerkt heb, begrijp ik hoe medewerkers tegen leren aankijken. Ik weet waar ze tegenaan lopen. Ik weet dat de werkdruk hoog is. We zijn ons er dus ook van bewust dat het LMS voor medewerkers niet het eerste is waar ze aan denken tijdens hun werkzaamheden. Daarom kijken we hoe we het leren zo toegankelijk mogelijk kunnen maken. Zodat het ze minder tijd kost en beter aansluit op de praktijk.

Zijn er ook specifieke uitdagingen die jullie in de gehandicaptenzorg hebben als het om leren en opleiden gaat?

Wij hebben met vrijwel dezelfde uitdagingen te maken als andere zorgorganisaties. Zo heeft de gehandicaptenzorg ook te maken met personeelstekorten en de afbouw van ZZP’ers. Capaciteit en flexibel inzetbaar personeel zijn bij ons dus ook terugkerende thema's. We kijken daarom graag hoe andere organisaties zoals ziekenhuizen leren en ontwikkelen inrichten. We leren van die ervaringen en het heeft ons ook getriggerd om op een andere manier naar leren te kijken.

Ook zijn we aan het kijken hoe medewerkers met een niveau 3 diploma ingezet kunnen worden op locatie waar een niveau 4 gevraagd wordt. Zo werken we met de MBO-certificaten en denken we na over het inzetten van een assessment waarin ze de competenties kunnen aantonen. Mijn visie is dat medewerkers veel in de praktijk leren en dus competenties kunnen ontwikkelen op een hoger niveau.

Het is een verschuiving die we nu aan het maken zijn binnen Abrona, maar ook in de gehandicaptenzorg. Het papiertje dat je ooit gehaald hebt, hoeft lang niet alles te zeggen. Het is eigenlijk zoals autorijden. Je leert pas autorijden als je het zelf gaat doen, zonder de instructeur. Je gaat het pas echt leren op de werkvloer. Ik denk dat je leert van je fouten én van je succeservaringen. Samenwerken met collega´s, in de praktijk tegen dingen aanlopen en successen vieren, daar leer je van.

Waar staan jullie nu met het LMS?

We zijn sinds vorig jaar april live. Wat er nu staat, hebben we in een jaar tijd opgezet. En ik ben trots op wat we allemaal hebben bereikt. Voor ons is compliance een belangrijk thema, dus het kwaliteitspaspoort staat centraal. Daarin worden de certificaten van medewerkers goed en makkelijk vormgegeven en hebben zowel wij als de medewerkers inzicht en overzicht.

We hebben alle bestaande content overgezet naar het nieuwe systeem. We maken nog niet veel content zelf, maar maken gebruik van modules van de VGN-Academie. Het zelf ontwerpen van e-learning is wel een mogelijkheid met de module in het LMS. Als Adviseur Leren en Ontwikkelen zou ik graag eigen content ontwikkelen, die helemaal aansluit bij de medewerkers.
Het afgelopen jaar hebben we microlearning ontwikkeld voor de medicatietraining. We hebben QR-kaarten en filmpjes gemaakt voor verschillende handelingen. Hierin leggen we de stappen uit. We laten zien hoe het moet en wat de risico’s zijn. Laatst kreeg ik de vraag van een andere projectgroep die zelf een microlearning wilde maken, omdat ze het niet helemaal eens waren met de filmpjes op internet. Dan leg ik de projectgroep binnen Abrona uit hoe ze microlearnings kunnen maken en
ondersteun ik ze daarin. De medewerkers worden hier enthousiast van, wat mij ook weer energie geeft. Het is een olievlekje dat langzaam verder uitbreidt. Want dat is natuurlijk wat je eigenlijk wil, dat de inhoudsdeskundigen aan de slag gaan met content en dat ze voor de didactische ondersteuning bij mij en mijn collega’s aankloppen.

Zijn er nog meer features in CAPP LMS waar jullie gebruik van maken?

Ja, de koppeling met Skillslab is er zeker een om te benoemen. We hadden de verpleegkundige handelingen eerst in een klassikale scholing verwerkt. Dan moesten mensen uit de hele regio naar een locatie komen om 3,5 uur in een klas te zitten. Als je dan de 3 meest voorkomende handelingen moest behalen (medicatie, diabetes en epilepsie) moest je 3 keer heen en weer reizen.

Nu doen mensen de voorbereiding online en spreken ze een tijdvak af om de handeling te oefenen en toetsen in het Skillslab. Medewerkers kunnen voor één handeling komen, maar kunnen ook handelingen combineren. Het voordeel is dat de trainer ook echt even tijd heeft als je vragen hebt. Of als je nog even een keer extra wil oefenen als je die insulinespuit nog niet helemaal goed weet te zetten. Er is dus veel meer persoonlijke aandacht die je in zo'n klassikale setting niet had.

Dus aan de kant van de organisatie en de teamleider is het een win dat er minder uren besteed worden. En voor de medewerkers is het een win dat ze die persoonlijke aandacht hebben en een keer extra kunnen oefenen en vragen kunnen stellen.

Kijken jullie ook naar gebruikersdata en rapportages uit CAPP LMS?

We halen nog niet alles eruit wat erin zit, maar zien wel dat er veel mogelijk is. Dingen worden veel makkelijker inzichtelijk via CAPP LMS, waardoor we sneller en beter kunnen rapporteren. We zijn bezig met een nieuw weerbaarheidstraject. Het vorige traject liep niet helemaal lekker: in de data zien we dat veel mensen de module nog open hebben staan. Met het nieuwe traject kunnen we daar mooi op inspelen.

Wat ik ook heel fijn vind aan CAPP LMS is dat de dashboards ook klaarstaan voor de teamleiders. Dus de managers kunnen zelf ook zien hoe hun locatie ervoor staat. Dat kon bij het vorige systeem niet. Daar waren managers heel erg afhankelijk van ons als adviseur. Mijn collega's maakten dan zelf Excel-lijsten met alle percentages. Nu kan ik gewoon real-time laten zien hoe een locatie ervoor staat. Je merkt dat de teamleiders ook de slag maken en inzien dat we veel aan deze data hebben. Zij worden getriggerd door de percentages dus dat is heel leuk om te zien. Ze gaan al nadenken over wat ze volgend jaar in gaan zetten in het nieuwe scholingsplan.

Hoe ervaar jij de ondersteuning van Defacto en de samenwerking?

Die samenwerking is heel fijn. Op elke vraag krijg je snel antwoord. Als je er toch niet helemaal uitkomt, plan je een Teams afspraak in en denkt Defacto met je mee. Dat werkt heel laagdrempelig, ook omdat ze je in Jip en Janneke taal heel goed uit weten te leggen hoe dingen werken.

Ze ondersteunen je ook goed als je zelf wat minder technisch bent. Wij hadden bijvoorbeeld een probleem met een LTI-provider: kort gezegd liep de koppeling tussen twee systemen niet goed. Ik voelde me vooral een doorgeefluik en de communicatie schoot niet echt op. Toen heeft Defacto ons geholpen door direct met de provider te schakelen. Ze sturen je niet met een kluitje het riet in, maar denken echt met je mee. Ze zagen meteen dat het probleem niet bij ons lag en hebben ervoor gezorgd dat alles uiteindelijk netjes is opgelost.

Ik ben ook heel blij met Defacto omdat zij niet stil staan en blijven ontwikkelen. Ze houden de ontwikkelingen op het gebied van L&D goed in de gaten. Ook laten ze zich inspireren door andere organisaties. Met deze nieuwe ontwikkelingen inspireren zij ons weer om het leeraanbod aan te passen of uit te breiden.

Heb je ook tips voor andere organisaties die aan de slag willen met hun LMS?

Tijdens de overstap van het oude systeem naar CAPP LMS hebben we nog teveel gedacht in de structuur van het oude systeem. Eigenlijk hadden we dat meteen los moeten laten en vanuit het nieuwe systeem moeten kijken. Daardoor staat informatie nu soms verspreid over verschillende plekken. Als je ziet wat er allemaal mogelijk is met CAPP LMS, kan het veel logischer en gebruiksvriendelijker. Daar gaan we dus nog mee aan de slag.

Ook na de implementatie is het nuttig om in de gaten te houden welke nieuwe features Defacto maakt, en hoe je die kunt integreren in je dagelijkse werk. Zoals een tool om campagnes te maken of integratie met het Skillslab. Het verrijkt de organisatie als je als L&D’er op die manier gevoed wordt met nieuwe mogelijkheden. Dat maakt je werk nog leuker en je systeem beter. En het is sowieso leuk om nieuwe dingen uit te proberen. Dat zou ik willen meegeven als zo'n systeem gebruikt, want de mogelijkheden zijn eindeloos!

Wil je jouw visie op leren ook alle ruimte geven met CAPP LMS? Neem contact met ons op en we vertellen je wat CAPP LMS voor jouw organisatie kan betekenen.