CAPP LMS ondersteunt Zideris bij HKZ-audit

Audits zijn altijd spannend. Dat geldt ook zeker voor die van HKZ. Daarbij wordt in de breedste zin gekeken naar de kwaliteit van zorg die je levert. Zorgorganisatie Zideris levert begeleiding, zorg en behandeling aan mensen met een verstandelijke beperking in de provincies Utrecht en Gelderland. Verschillende afdelingen kregen onlangs bezoek van HKZ. Teamleider Wilma van Eerden en Coördinator opleiden Joke van Leeuwen vertellen hoe ze het ervan af brachten en hoe CAPP LMS hen ondersteunde in de voorbereiding én tijdens de audit.

Waarom zijn audits zoals die van HKZ belangrijk voor jullie?

Het is natuurlijk een wettelijke verplichting, maar het is voor ons ook heel waardevol om te zien waar we staan. Door het certificaat te behalen laten we zien dat de kwaliteit van onze zorg hoog is en dat we er alles aan doen om dat zo te houden. HKZ controleert periodiek namelijk of we nog steeds aan alle hoge normen voldoen, want alleen dan houden we het certificaat. Daarmee tonen we dus ook aan dat we voortdurend bezig zijn met het verbeteren van de kwaliteit van de zorg.

Wat houdt een HKZ-audit in?

HKZ staat voor harmonisatie en kwaliteitsbeoordeling in de zorgsector, dus wat zij doen is beoordelen of je aan de gestelde kwaliteitsnormen voldoet door middel van een inspectie. De eisen verschillen per zorgorganisatie. Daarbij kijken ze echt naar heel veel aspecten. In ons geval bijvoorbeeld naar hoe we dingen beschrijven in een cliëntendossier, of de medicatie op orde is, hoe een werkoverleg gaat, of er een vertrouwenspersoon is, hoe de opleiding georganiseerd is, of iedereen over de juiste certificaten beschikt etc.

Er zijn natuurlijk altijd verbeterpunten en daarvan is het belangrijk dat je uit kan leggen waarom iets zo is en vervolgens dat je laat zien dat je daar serieus mee aan de slag gaat. Je krijgt dan bijvoorbeeld 3 maanden de tijd om iets te verbeteren en daarna komt HKZ met een tussentijdse evaluatie om te zien hoe het ervoor staat. Als je alles op orde hebt krijg je een certificering.

Hoe hebben jullie je op de audit voorbereid?

We kregen 2 weken van tevoren te horen dat ze onder andere op mijn afdeling zouden komen kijken. Ze kiezen iedere keer andere afdelingen, dus dat is altijd een verrassing. Als je dan hoort dat ze bij jou komen kijken is dat best spannend. Dus ik heb van tevoren wel de checklist even nagelopen om te zien of alles klopt. Dat varieert van de HCCP-regels, dus of de koelkast wel schoon is en je dingen niet te lang in de diepvries bewaart. Maar ook of alles wat scholing betreft wel op orde is en alle resultaten juist bijgehouden zijn.

En gelukkig doen we dat, want toen ik in het LMS ging checken of alle vereisten er goed in stonden, kon ik opeens geen resultaten ophalen van mijn medewerkers. Toen hadden we toch wel lichte paniek in de tent. Gelukkig konden we snel met Defacto schakelen en die kwamen erachter dat we certificaten niet goed hadden ingericht. Toen heeft Defacto dat samen met de ICT afdeling snel rechtgezet, zodat ik tijdens de audit alles gewoon kon laten zien.

Hoe verliep de HKZ-audit?

De auditor en zijn collega kwamen 2 dagen bij mij op de afdeling rondkijken en gingen echt alles af. Ze keken rond op de woonlocatie en gingen in gesprek met medewerkers. Ze wilden ook weten hoe we alles georganiseerd hadden. Ze waren deze keer met name geïnteresseerd in medicatie. Ze wilden weten of iedereen geschoold is om medicatie toe te dienen. Dat was zo, kon ik laten zien in het systeem, op één medewerker na. Maar die ene medewerker die op rood stond in het LMS, kon ik gelukkig goed uitleggen. Dat ging namelijk om een stagiaire. Die mag op dit moment nog geen medicatie uitdelen. Pas als stagiaires het toedienen van medicatie op school gehad hebben, gaan ze de bijbehorende e-learning in het LMS doen en komen ze in de praktijk ook op groen te staan.

HKZ bekeek tijdens de audit meerdere locaties om een goed beeld te krijgen. Uiteindelijk kregen we een goede beoordeling. Er waren 3 verbeterpunten die geen betrekking hadden op leren en ontwikkelen, maar over het algemeen hebben we het er goed vanaf gebracht.

Hoe heeft CAPP LMS jullie daarbij geholpen?

We zijn erg blij met de overzichtelijkheid van het LMS. We konden zo het overzicht met alle certificaten per afdeling tevoorschijn toveren. Daarin zie je het percentage van medewerkers dat een bepaald certificaat behaald heeft en met één klik op de knop zie je ook wie het nog niet behaald heeft. Dat overzicht gebruiken we als teamleider dan weer om medewerkers een reminder te sturen.

Ook voor medewerkers is het handig. Vereiste trainingen zijn in ons LMS aan functies gekoppeld. Dus kom jij in dienst als begeleider, dan is daar een bepaalde set vereiste trainingen aan gekoppeld. Kom je als teamleider bij ons werken, dan heb je net weer wat andere trainingen te volgen. Je ziet ook heel duidelijk wat je hebt gehaald en wat je nog moet doen.

Tijdens de audit kregen we dan ook terug dat het LMS heel duidelijk en overzichtelijk is. Dat hadden ze wel eens anders gezien! Het is vooral handig dat je alles zo inzichtelijk hebt per onderdeel en per afdeling en dat je dus niet per individu hoeft te kijken wie wat gehaald heeft. Dus zowel tijdens de audit als daarbuiten hebben we veel aan de rapportagefunctie binnen CAPP LMS.

Hebben jullie nog tips voor andere organisaties die een audit krijgen?

Zodra je weet dat je een audit krijgt, heb je beperkt de tijd om te controleren of alles op orde is. Neem die tijd en wees er transparant over met je medewerkers en met je begeleiders. Ga er niet vanuit dat alles gebeurd is, maar controleer of het ook werkelijk allemaal gedaan is. Als je weet dat er dingen afwijken, zorg dan dat je kan verklaren waarom dat zo is. Je hoeft heus niet alles perfect te hebben staan, maar het helpt wel als je je goed voorbereidt. Dan weet je hoe het zit en waarom en kun je tijdig dingen signaleren.

In ons geval kwamen we vlak voor de audit voor een verrassing te staan met de verkeerde inrichting van de certificaten, maar dankzij de korte lijntjes met Defacto kon het snel opgelost worden. Het werd na mijn melding in de chat gelijk opgepakt en het was ook heel snel weer hersteld. En dan moet ik wel zeggen, Defacto is heel hulpvaardig. Het zijn altijd fijne mensen die achter de chat zitten, die meteen willen helpen.

Met CAPP LMS heb je altijd inzicht in de kennis en skills van je medewerkers. Wil je ook grip op leren en ontwikkelen in jouw organisatie? Wij helpen je graag verder!