Zorgorganisatie De Opbouw stapt in 6 weken over op CAPP LMS

Zorggroep De Opbouw bestaat uit 2 organisaties voor mensen met een verstandelijke beperking en 1 organisatie voor ouderenzorg. De diversiteit van de doelgroepen, locaties en werkzaamheden zorgt voor uitdagingen, maar biedt ook kansen op het gebied van leren en ontwikkelen. In 2021 stapte De Opbouw binnen 6 weken over naar de nieuwste versie van CAPP LMS. We spraken met beleidsadviseur Willeke Bergsma over het geheim van deze supersnelle migratie en de verbindende rol die het LMS speelt in deze kleurrijke organisatie.

Hoe ziet jullie organisatie eruit met de diverse werkmaatschappijen?

“De overkoepelende stichting heet zorggroep De Opbouw en daaronder vallen een aantal werkmaatschappijen: Prinsenstichting en Zideris zijn er voor mensen met een verstandelijke beperking en de –sinds kort– gefuseerde organisatie Silverein is gespecialiseerd in ouderenzorg. In de afgelopen jaren weten we elkaar steeds beter te vinden, zeker op opleidingsgebied. We werken steeds intensiever samen en dat komt ook door CAPP LMS, want dat was een van onze gezamenlijke projecten. Het LMS was onderdeel van een groter strategisch project, Meester en gezel. Daarbij waren er vertegenwoordigers betrokken van elke organisatie om het leren en ontwikkelen in de hele organisatie goed op de kaart te zetten, zodat mensen met en van elkaar kunnen leren. CAPP LMS implementeren in de organisaties was een belangrijk onderdeel van het projectplan.”

Hebben jullie een gedeelde visie op leren?

“Vanuit Meester en gezel werkten we vanuit ‘ Jouw expertise is mijn mogelijkheid voor ontwikkeling’ als uitgangspunt in het strategisch plan. We gaan heel erg uit van de expertise van onze medewerkers, cliënten en verwanten en wat zij weer van elkaar kunnen leren. Je kunt expertise ook extern betrekken, maar intern is er ontzettend veel kennis in huis.

Een klein voorbeeld daarvan is dat er in de ouderenzorg steeds meer sprake is van onbegrepen gedrag bij dementie. Helaas komt daar ook wel eens boosheid of agressie bij kijken. En dan kun je dus heel veel kennis bij gehandicaptenzorg halen, want daar zijn ze juist erg bekend met omgaan met onbegrepen gedrag. Bij een aantal vestigingen in de ouderenzorg zijn daarom de persoonlijke veiligheidstechnieken van Prinsenstichting ingezet.

En dat is precies hoe wij met elkaar willen werken. Dus er is een leervraag, kunnen we die intern oplossen, hebben we daarvoor de expertise in huis? Of is er expertise in een van de andere organisaties die we in kunnen zetten? Uiteindelijk worden er, als je kijkt naar de visie op de client en de cliëntenzorg, misschien andere woorden per doelgroep en problematiek gebruikt, maar uiteindelijk wil je hetzelfde: dat de cliënt een waardig en waardevol leven heeft en dat je medewerker in staat is om daarin te ondersteunen.”

Hoe hebben jullie het voor elkaar gekregen om in 6 weken over te stappen?

“De overgang van CAPP 11 naar CAPP LMS verliep vrij soepel, doordat we al wat ervaring hadden. Dus je weet heel goed hoe het kan zijn en hoe het kan worden. Wat de inrichting zelf betreft, hebben we elke week een dag met de accountmanager van Defacto gehad. We hebben gezamenlijk gebruik gemaakt van de agile projecttool Basecamp. Dat zorgde voor goede communicatie, informatieoverdracht, taakbeheer en planning.

We hebben het project dedicated gedaan en dat heeft wel echt bijgedragen aan de snelle implementatie. Dus er was een projectgroep die het grootste gedeelte van de tijd ermee bezig kon zijn. Ik zeg niet dat er niet is overgewerkt, want dat was onvermijdelijk, maar er zat enorm veel goede energie in.

Het heeft ook geholpen dat we in het begin hebben gezegd dat we geen uitgebreid projectplan gingen maken. We gaan het gewoon doen, zonder dat het meteen perfect hoeft te zijn. Goed is goed genoeg om live te gaan. Gaandeweg zien we wel en als we bij moeten sturen, doen we dat. Uiteindelijk is alles op z’n pootjes terechtgekomen. Dat kwam vooral door de bereidheid aan beide kanten om dit snel voor elkaar te krijgen. En dat betekent niet dat het na die 6 weken helemaal klaar was, maar wel dat de eindgebruiker gebruik kon maken van het systeem.

We hebben de medewerkers duidelijk aangegeven dat bijvoorbeeld de historie met hun behaalde resultaten er nog niet volledig in zou staan. Dat is erg belangrijk om te voorkomen dat mensen met andere verwachtingen zo’n nieuw systeem binnenstappen. Dus de boodschap was dat mensen gewoon hun scholing konden volgen en dat de historie niet weg was, maar nog zou volgen. En tot die tijd hebben medewerkers dan al wel het hele systeem leren kennen en werken ze er al mee. In die 6 weken konden medewerkers gewoon gebruik blijven maken van het systeem. We hebben het maar 1 week dicht gedaan om alles te vullen en over te hevelen.”

Wat waren de uitdagingen waar je tegenaan liep tijdens de implementatie?

“De enige verschillen tussen de organisaties zaten verder in waar je de verantwoordelijkheid van de medewerker neerlegt in het systeem en de rol van de manager daarin. In de organisatiestructuur zijn dingen soms anders ingericht en dat blijft ook bestaan.

Voor de organisatie Silverein viel de migratie samen met de fusie. Dat was wel een uitdaging, want we gingen van drie aparte organisaties naar één. Ook bijvoorbeeld op het gebied van certificaten. Concreet had een afdeling een e-learning en een praktijktoets, terwijl een andere afdeling die praktijktoets niet had. En daarom duurde het inrichten van de historie ook wat langer, want de behaalde certificaten konden niet een op een in het nieuwe systeem ingeladen worden. Dus uiteindelijk heb ik een Excelbestand van 2696 regels aangeleverd om in te lezen. Als we dit als project hadden gedaan naast alle andere lopende zaken, was het lastiger geweest.”

Hoe reageerden medewerkers op het LMS?

“Ons LMS heeft de naam PitStop met als logo een racevlag en dat is bedoeld in de zin van: ‘je komt binnen, je pakt wat je nodig hebt en je gaat weer door’. Dat is de gedachte erachter geweest.

We hebben eigenlijk vooral positieve reacties van medewerkers gehad. Met name dat het allemaal makkelijker werkt en dat het er beter uitziet. Om mensen een makkelijke start te geven hebben we op intranet een filmpje gedeeld hoe ze hun wachtwoord moesten resetten. En als ze eenmaal in het systeem waren stond er een cursus klaar met uitleg en een screencast over het nieuwe systeem. Met daarin ook de eerste belangrijke dingen zoals ‘wat verwachten we nu van je aan verpleegtechnische handelingen’ en ook ‘wat kan je de komende tijd verwachten.’ Veel medewerkers hebben daar gebruik van gemaakt. En het is ook handig dat je ernaar kunt verwijzen als mensen vragen hebben. Dus in die zin hebben we het LMS gebruikt om het LMS uit te leggen, als een soort onboarding in het nieuwe systeem.”

Hoe kijken jullie terug op de samenwerking met Defacto?

“Heel positief. Het ging echt super soepel. Ze kennen onze organisatie en de structuur ervan en dat helpt echt. We hoeven niet uit te leggen hoe dingen in elkaar steken. Omdat de consultant weet hoe het zit, kon hij ook onze vragen beter plaatsen.

Het werkt heel goed om elke week vaststaande overlegmomenten te hebben. En als het nodig was, kon het vaker. Op die manier hebben we in rap tempo het systeem leren kennen. En op basis van wat je op die dag leert, konden we inrichtingskeuzes maken. Ik heb aangegeven dat ik bang was om keuzes te maken op basis van wat ik wist, terwijl dan later zou blijken dat dat niet genoeg was. Dat is gelukkig heel goed gegaan omdat mijn kennis van het systeem gegroeid is, maar ook omdat de consultants ons goed adviseerden. We waren ons bewust van ons mogelijke kennistekort. Doordat we dat steeds even checkten bij elkaar, maak ik me daar nu totaal niet meer druk over.

Als er onduidelijkheden waren konden we altijd bij Defacto terecht en kregen we snel reactie. Dingen werden ook tot op de bodem uitgezocht. Dus als er problemen waren, waren die altijd heel snel opgelost. Eigenlijk is het hele traject zonder al te veel gedoe gegaan en dat is volgens mij een goed teken. Het is niet zo geweest dat we omkwamen in de telefoontjes en ellende, gewoon de issues die je kunt verwachten. Dat mensen niet wisten hoe ze in moesten loggen. Er zijn ook wat teams geweest die extra uitleg wilden, maar dat is juist goed. Want dan zijn mensen er actief mee bezig en dat is wat je wil. En we dachten eerst nog dat er misschien niet zoveel vragen kwamen omdat er niet zoveel activiteit was, maar dat blijkt niet zo te zijn. Bij de evaluatie bleek namelijk dat er bovengemiddeld gebruik gemaakt werd van het systeem.”

Wat zijn de verschillen ten opzichte van CAPP 11?

“In CAPP 11 zaten alle organisaties binnen zorggroep De Opbouw in verschillende portalen. Nu zitten we met z’n allen in een systeem. Wat we nu beter in kunnen zetten, zijn de kanalen. Dus dat mensen bijvoorbeeld ook op ziektebeelden kunnen zoeken. En medewerkers kunnen nu vanuit een verplichting zien wat ze moeten doen en wat het aanbod is.

Je kunt op afdelingsniveau zichtbaar maken wat het aanbod is. We hebben ervoor gekozen om het aanbod van andere organisaties wel zichtbaar te maken, maar nog niet direct selecteerbaar. Op het moment dat iemand nieuwsgierig is, kan hij zich gewoon melden. In de toekomst hebben we de wens om alles wel open te zetten, maar we willen eerst de basis neerzetten. Daarna kunnen we met elkaar overleggen hoe we alles toegankelijk maken. We leren het systeem nog elke dag beter kennen en dat is ook de bedoeling. Je kan niet een heel systeem in 6 weken doorgronden.”

Welke rol speelt het Kwaliteitspaspoort voor jullie?

“Dankzij het Kwaliteitspaspoort hebben niet alleen medewerkers meer inzicht in hun ontwikkeling, maar het geeft ook veel sturingsinformatie. Dat hangt natuurlijk af van het goed inrichten van het Kwaliteitspaspoort, maar het is het echt waard daar goed in te investeren. Je kunt bijvoorbeeld kijken naar de vereisten en op welke gebieden die liggen, bijvoorbeeld clientveiligheid of bedrijfsveiligheid en daarin een vergelijking maken. Onze eerste insteek is om de teams en de managers inzicht te geven zodat er goed gestuurd kan worden.

De gegevens die we nu krijgen zijn betrouwbaar. Daarmee kunnen we dus actiever sturen op de ontwikkeling van onze medewerkers. Dan heb je dus een systeem dat je ondersteunt om alles op orde te krijgen. Want de medewerker is uiteindelijk verantwoordelijk, maar het systeem ondersteunt zowel hen als de organisatie daarbij. Ook als bijvoorbeeld iets niet klopt, geven medewerkers dat aan. En in zo’n geval ben ik niet blij dat er iets niet klopt, maar ik ben wel blij dat die medewerker dat signaleert en er wat mee doet. En het ons de kans geeft om te kijken of het een incidenteel ‘niet kloppen is’ of dat we structureel iets niet goed ingericht hebben.”

Hebben jullie nog tips voor andere organisaties die over willen naar CAPP?

“Ga niet aan de gang met een enorm plan met wat je allemaal wilt doen, met deadlines en belangrijke keuzes. Bedenk wel met elkaar vooraf een richting. Maak wel vaste afspraken en overlegmomenten en spreek verwachtingen en wat je einddoel is door met je consultant. Ons doel was om op 1 september live te gaan met een zo goed mogelijke versie. En als dat niet zo was, hadden we het niet gedaan.

De implementatieperiode moet je vooral gebruiken om het te doen. Je beleid moet vooraf wel op orde zijn, anders is het lastig om te sturen en keuzes te maken. Bij ons liep dat af en toe nog best door elkaar heen met die fusie. Over sommige dingen konden we dan bijvoorbeeld nog geen keuzes maken, of liep het proces nog om dat te doen.

Wij hebben binnen de organisatie natuurlijk de vrijheid gekregen om het zo te doen, dus je moet wel mandaat hebben van diegene aan wie je verantwoording af moet leggen. Dus mandaat vanuit de organisatie is belangrijk om er echt dedicated mee aan de slag te gaan. We hebben er mensen bij betrokken die met opleiden en ontwikkelen te maken hebben en de adviseurs steeds uitgenodigd om deel uit te maken van het proces. Maar zij hebben niet per se een praktische inrichtingsrol gehad.

En als laatste tip zou ik zeggen, maak mensen stap voor stap wegwijs in het systeem en gebruik het LMS daarbij. Zoals wij hebben gedaan met de uitleg op intranet hoe je erin komt en vervolgens de uitgelichte introductiecursus zodra mensen ingelogd zijn.”

Wat zijn jullie plannen voor de toekomst m.b.t. leren en ontwikkelen in CAPP?

“Allereerst willen we het systeem goed in de vingers krijgen, dat heeft gewoon tijd nodig. Ook voor de collega’s die aan de achterkant met het systeem werken. We zien dit jaar als de afronding van de migratie, zodat alles er straks goed in staat. Daarna gaan we met elkaar een beheerstructuur opzetten. Want wat er straks in staat, moet ook blijven kloppen en steeds doorontwikkeld worden.

Mensen moeten verplicht al heel veel en je wilt leren leuk houden. Natuurlijk horen verplichtingen bij je vak als je in de zorg werkt, maar je wilt ook leuke dingen aanbieden en ook voor mensen die niet in de directe zorg werken. Dus daar willen we inspirerende dingen zoals webinars voor gaan delen, gewoon om wat extra kennis op te doen, je vragen te stellen en met een geïnspireerd gevoel weer verder te gaan met je dag. En daar leent het LMS zich natuurlijk bij uitstek voor.

En verder verwacht ik veel van de uitwisseling van kennis tussen onze organisaties. Onze ultieme droom is uiteindelijk dat wij vanuit onze eigen Academy een geaccrediteerde scholing aanbieden. En daar gaat het LMS ons echt bij helpen. Al is het maar aan de administratieve kant, maar ook zeker in het verbinden van de werkmaatschappijen. Je ziet dat online leren een enorme vlucht heeft genomen en het heeft z’n voor- en z’n nadelen, maar vooralsnog zien we heel veel voordelen. Zeker als je trainingen wilt combineren voor verschillende locaties. Dat gaan we allemaal ontdekken. We hebben Quizzes alweer in het vizier nu, dus we kijken uit naar de ontwikkelingen in de toekomst en alle functionaliteiten die we nog niet half ontdekt hebben!”