De route naar geborgde compliance bij Strukton

Hoe zorg je ervoor dat de medewerkers in de organisatie aantoonbaar gecertificeerd zijn voor de taken die ze moeten uitvoeren? En dat alle rollen met bijhorende certificeringen en keuringen duidelijk vastgelegd zijn binnen de organisatie? Met deze vraag ging Strukton op zoek naar een oplossing.

‘Er was behoefte aan een systeem dat meer kon bieden dan enkel een registratiefunctie,’ zegt projectleider Esther Maas-Schelling.
Bij Strukton Rail is de certificering en de borging daarvan vastgesteld door allerlei wetten en regelgeving en externe van partijen zoals ProRail en andere instanties. Handhaving is daarmee van essentieel belang. Maas-Schelling: ‘Toen we begonnen aan dit project, dachten we dat we de rollen en de benodigde certificeringen duidelijk in beeld hadden. Tijdens het project kwamen we erachter dat dit niet helemaal het geval was. Essentiële informatie over benodigde certificeringen lag versnipperd door de organisatie, in hoofden van vakspecialisten en op diverse afdelingen. We waren wel compliant, maar het was niet voldoende vastgelegd in de verschillende rollen.’

Op zoek naar een partner

Twee jaar geleden begint Strukton Rail met de zoektocht naar een oplossing om de compliance/certificering van medewerkers binnen de organisatie te borgen. Strukton wil goed zicht hebben op het verlopen van bevoegdheden en hierop kunnen anticiperen. Hierdoor wordt geborgd dat de organisatie kan beschikken over bevoegd en inzetbaar personeel om het werkaanbod uit te voeren.
‘We waren op zoek naar een partner die met ons mee kon denken in dit proces,’ vertelt Marije van Lamoen, verantwoordelijk voor procesmanagement. ‘Het mooie is dat we bij Defacto precies vonden waar we naar opzoek waren. In deze samenwerking is alles samengekomen. Defacto heeft echt met ons meegedacht en geholpen met het borgen van de compliance binnen onze organisatie.’ Het uiteindelijke doel is om een gestandaardiseerd proces te implementeren waarmee de medewerkers aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving.

Rollen vastleggen

Het vastleggen van de verschillende rollen en kritieke taken om inzicht te krijgen in duurzaam bevoegd én duurzaam inzetbaar personeel. Dat is voor Strukton Rail dus de belangrijkste reden geweest om op zoek te gaan naar een verbeterde oplossing. Het Kwaliteitspaspoort van Defacto sloot als bevoegdhedenmatrix goed aan bij deze vraag. ‘Toen we begonnen met het inrichten van het Kwaliteitspaspoort, zijn we in gesprek gegaan met vakspecialisten op de werkvloer,’ vertelt Maas-Schelling. ‘Op dat moment kwamen we erachter dat een groot deel van de inhoud van de rollen – soms wel 80% daarvan – niet goed inzichtelijk was.’

Ondersteuning van P&O

De oplossing van Defacto wordt onder andere gekoppeld aan het systeem van Railcenter. Deze externe partij zorgt voor de scholing, toetsing en het uitgeven van de certificaten. ‘Tot nog toe wordt alles handmatig ingevoerd door onze collega's van de afdeling P&O,’ aldus Maas-Schelling. ‘Nu komt er een automatische koppeling. In de softwareoplossing van Defacto komen niet alleen de resultaten te staan, maar ook gemaakte afspraken en planningen. Daardoor worden veel handelingen overbodig en kunnen processen geoptimaliseerd worden.’ Hierdoor ontstaat ook het gewenste inzicht in de bevoegdheden en inzetbaarheid van de medewerkers. In eerste instantie wordt het systeem door P&O in gebruik genomen. ‘Daarna is het de bedoeling dat ook de planners, managers en medewerkers zelf in het systeem kunnen en zo meer inzicht krijgen,’ zegt Maas-Schelling. ‘Op korte termijn worden vervolgprojecten uitgerold om in de hele procesketen nog een aantal verbeterslagen te maken. Het belangrijkste is nu eerst dat de gehele certificering goed geregeld en geborgd is.’