UMCG legt EPA-puzzel door leeraanbod aan EPA´s te koppelen

EPA’s zijn inmiddels al aardig ingeburgerd in Nederland. Ook bij het UMCG worden EPA’s gebruikt om bekwaamheid van professionals aan te geven. Het Groningse ziekenhuis hielp ons zelfs mee bij het ontwikkelen van het CAPP EPA Portfolio. Maar in de praktijk zagen ze dat het CAPP EPA Portfolio bij het UMCG nog niet altijd aansloot op de werkvloer. Zowel de benaming als inhoud van de benodigde vaardigheden verschilde bijvoorbeeld per afdeling. Daarnaast ontbrak de aansluiting met het leeraanbod in het LMS. Het UMCG heeft daarom dit jaar een grote slag geslagen, door per afdeling te kijken welke EPA’s relevant zijn én welke leermaterialen daarvoor beschikbaar zijn in het LMS. Adviseur Leren en Ontwikkelen Jildert van Yperen en Product Owner Hendrik Burgler vertellen ons hoe ze dit aangepakt hebben.

Wat was voor jullie de aanleiding om aan de slag te gaan met de EPA´s?

Jildert: Er waren eigenlijk meerdere aanleidingen, want er kwamen een aantal dingen mooi samen. Je had de landelijke ontwikkelingen rondom de EPA's vanuit het CZO. Er werden namelijk dit jaar een aantal eenheden gedefinieerd en erkend, naast de volledige opleidingen.

Tegelijkertijd zagen we dat ons LMS zoals dat voorheen was ingericht, zich heel erg op het handelingsniveau richtte. Het voelde erg als corvee en had niet altijd toegevoegde waarde voor de medewerker. Soms was het gewoon een kwestie van zo snel mogelijk doorklikken om een vereiste op groen te krijgen. Dat de compliance bleef steken op ongeveer 55% was een van de signalen dat we hier anders naar moesten gaan kijken.

Daarnaast was er geen eenduidig beleid voor alle verpleegkundigen. Er zat heel veel verschil tussen afdelingen. De ene afdeling eiste dit van zijn medewerkers, de andere dat. Bij de ene afdeling kreeg je iets wel vergoed, bij de andere niet. Dat leidde tot onwenselijke verschillen en scheve gezichten in hetzelfde huis.

Als je het dan hebt over een betekenisvollere invulling, dan is het een hele logische stap om die EPA's erbij te pakken. Want als we wat meer eigenaarschap bij de professionals zelf willen leggen, kunnen we dan die EPA's ook als bouwsteen gebruiken? Niet alleen als basis voor de herinrichting van het LMS en om het leeraanbod te clusteren, maar ook bij het vastleggen van de bekwaamheden. Als je de EPA-structuur daarvoor gebruikt, zegt dat namelijk wat je kunt, anders dan het handelingsniveau.

Hendrik: Als je op een gegeven moment een Kwaliteitspaspoort hebt op basis van EPA's, vloeit daar vervolgens ook een heleboel data uit die je als ziekenhuis goed kan inzetten. Als je kijkt naar bekwaamheid van personeel, zie je bijvoorbeeld heel duidelijk op EPA-niveau wie waarvoor bekwaam en dus ook inzetbaar is. En als je op de langere termijn kijkt naar je strategische personeelsplanning, kun je in kaart brengen wie van al het zorgpersoneel, waarvoor geschoold is. Misschien is wel ergens sprake van een leeftijdscategorie die op een gegeven moment afvloeit vanwege pensioen, zodat er ergens een kennisgat ontstaat binnen het ziekenhuis. Met dat inzicht kun je daar dan al op voorhand op gaan voorsorteren en mensen alvast gaan opleiden op die specifieke onderdelen.

Jildert: Je kunt het ook inzetten om personeel langer te binden door loopbaanpaden meer uit te stippelen, zodat medewerkers kunnen zien via welke routes ze hun ontwikkeldoelen kunnen bereiken. We hopen daarmee ook mensen langer te kunnen binden. Ook door die paden wat meer op te knippen, want soms is de drempel om een opleiding van anderhalf jaar te volgen behoorlijk groot. Zeker voor de wat jongere leeftijdsfase waar veel verpleegkundigen die instromen inzitten, met naast hun carriere vaak ook een startend gezin. Dus als je het opleiden wat uit kunt smeren, sluiten we meer aan bij de behoeften van die doelgroep en kunnen we ze misschien wat langer binden en zo stapsgewijs wat meer behouden.

Dus zo vielen er eigenlijk steeds meer puzzelstukjes op zijn plek. Al deze overwegingen zorgden ervoor dat we opnieuw naar de inrichting van de EPA's in ons LMS hebben gekeken.

Hoe zijn jullie aan de slag gegaan?

Jildert: Allereerst was een heel belangrijk punt om als organisatie een duidelijke visie te formuleren. Hoe kijken we naar het leren en ontwikkelen van onze medewerkers? En die visie moest ook echt gedragen wordt vanuit de leiding, vanuit het UMCG en iedereen eromheen. Dit is hoe wij binnen het verpleegkundig domein willen gaan leren. En laten leren. En dat geldt echt als basis voor de hele ontwikkeling die nu heeft plaatsgevonden. Ook om het LMS opnieuw in te richten.

In die visie gaat het heel erg over vertrouwen in vakmanschap. Dus dat je als zorgprofessional zelf verantwoordelijk bent voor je eigen kunnen en dat wij je daarbij ondersteunen en je daarin vertrouwen. Dat draait aan de ene kant om loslaten en aan de andere kant geeft dat meer verantwoordelijkheid aan onze medewerkers.

Hendrik: Daar hebben we heel veel kopjes koffie over gedronken en heel veel gesprekken over gevoerd. Vervolgens hebben we samen met medewerkers uit de zorg de EPA-puzzel voor het ziekenhuis gelegd. Daarbij hebben we allereerst gekeken welke EPA’s op welke afdelingen relevant zijn. Die hebben we helemaal in kaart gebracht. En daarnaast hebben we geïnventariseerd wat we allemaal ter ondersteuning van deze EPA's aan leermaterialen hebben. Zodat we de medewerkers ook echt wat te bieden hebben aan de leerkant. Die leerkant hebben we ingericht, door per afdeling een kanaal in te richten.

Ik zie het LMS als een hele grote bibliotheek en door een afdelingskanaal in te richten heb je een gerichte, eigen boekenkast waarin alles wat voor jouw afdeling relevant is, gefilterd is. Je hebt dan bij wijze van spreken per EPA een plank boeken in die kast met alle relevante leercontent binnen handbereik.

We wilden de EPA's zoveel mogelijk uniform inrichten, ongeacht op welke afdeling je werkt. Daar hebben we ook veel over overlegd, want iedereen levert natuurlijk gespecialiseerde zorg die echt alleen op die afdeling plaatsvindt. Dus er was best wel wat voor nodig om te constateren wat we met elkaar gemeenschappelijk hebben en die inhoud samen vast te stellen.

Diezelfde inrichting hebben we nu dus ook ingebouwd in het Kwaliteitspaspoort. Dus dezelfde titels van de boeken die je aan de leerkant in je afdelingskanaal vindt, vind je straks voor de herkenbaarheid ook in je Kwaliteitspaspoort. Waarbij het Kwaliteitspaspoort aangeeft of je ergens wel of niet bekwaam in bent, terwijl je aan de leerkant de bijpassende digitale leermiddelen en protocollen vindt.

Dus als je na je opleiding in dienst komt bij het UMCG worden al je EPA's automatisch overgeheveld naar je Kwaliteitspaspoort. Moet ik het zo zien?

Hendrik: Voor een deel wel ja. Want niet alles is in EPA's te vatten natuurlijk. Maar dat is wel een mooie ontwikkeling, want eigenlijk zijn EPA's van oorsprong bedoeld om aan te geven wat je in de praktijk kan. CZO Flex heeft EPA’s naar de opleidingen gehaald als eenheden waarvoor je opleidt. Maar in de basis is een EPA nog steeds bedoeld om in de praktijk aan te geven wat je kunt. Dus vandaar dat we ook bedachten hoe mooi het zou zijn om die lijn helemaal door te trekken. Als je in opleiding bent, ben je er nog voor aan het leren, maar je leert voor een bekwaamheid in de praktijk. En als gediplomeerde wil je straks bij diezelfde EPA nog steeds aan kunnen geven of je er bekwaam in bent.

Daarom zetten we voor al onze gediplomeerde medewerkers de voor hun relevante EPA's in het Kwaliteitspaspoort. Waarbij we zorgen dat de eerste initiële bekwaamverklaring altijd door iemand anders gedaan wordt. En daarna is het aan jezelf, om jezelf periodiek bekwaam te verklaren. De keuze hoe ze dat doen ligt dan bij de professional. Dat werkt eigenlijk net als een BIG-registratie of een rijbewijs, daar ben je ook zelf verantwoordelijk om kritisch naar je handelen te kijken en indien nodig extra scholing te volgen.

Wat vinden medewerkers tot nu toe van deze ontwikkeling?

Hendrik: De reacties zijn eigenlijk overwegend positief. Ook wel een beetje van ‘eerst zien en dan pas geloven’, maar mensen die al even zo werken vragen ook wel eens waarom we dit niet altijd al op die manier doen. Er is weinig gemopper en dat is eigenlijk het meest positieve signaal.

We merkten bij de pilots dat medewerkers die verantwoordelijkheid heel serieus nemen. Zorgprofessionals zijn over het algemeen mensen die ook echt goede zorg willen leveren en die kritisch zijn op hun eigen handelen. Doordat je je nu niet meer kunt verschuilen achter een vinklijstje dat je op groen zet, werkt het nu op een veel hoger abstractieniveau. Mensen gaan meer nadenken over hun kunnen en dat is natuurlijk spannend, maar het is volgens ons een goede ontwikkeling die gaat uitnodigen om het gesprek over bekwaamheid aan te gaan en echt te reflecteren op je eigen functioneren.

Jildert: Nu moet je heel bewust nadenken 'wat doe ik eigenlijk in de zorg en ben ik daar wel bekwaam voor?' Terwijl het eigenlijk niet heel veel anders is dan je al in de dagelijkse praktijk zou moeten doen. Want je levert zorg en dan moet je altijd je afvragen. 'Hé, kan ik dit wel? Of moet ik even iemand met me mee laten kijken? Want het is al een tijdje geleden dat ik dit heb gedaan.' Ik word er altijd wel blij van als mensen zich dit soort dingen gaan afvragen, want het voelt wat oncomfortabel maar geeft wel aan dat ze bezig zijn met de kwaliteit van hun zorg en hun eigen handelen. Ik hoor ook gesprekken op de afdeling als ‘hoe doen we dat eigenlijk en waar moeten we dan op gaan scholen als het niet meer het systeem is dat dicteert? Daar word ik blij van, omdat ik geloof dat zulke discussies juist bijdragen aan de kwaliteit van de zorg.

Maakt dit het werk van leidinggevenden ook makkelijker?

Hendrik: Ja en nee. Want ook voor hun draait het veel meer om het gesprek aangaan. Dat ligt de ene leidinggevende beter dan de andere. Dus daar hebben sommige leidinggevenden nog stappen in te zetten. Maar het past wel in de beweging die we als ziekenhuis willen maken. Want het draait echt om leiderschap en de vraag wat voor soort leider je wil zijn. Deze ontwikkeling vraagt veel meer om een coachende stijl in plaats van een sturende stijl.

Dus daarin zie je wel een soort van beweging. Je wil niet meer op detailniveau managen als leidinggevende, maar je wil managen op de vraag, ‘kan mijn personeel een bepaalde zorgtaak uitvoeren?’ En dat gaat niet alleen om de fysieke handeling, maar ook over de apparatuur, over protocol, alles wat er omheen hangt om de zorg te kunnen leveren voor die specifieke patiëntengroep. Dat wil je in kaart hebben en daarop wil je kunnen sturen.

We horen ook wel terug van leidinggevenden dat ze nu beter zien wat hun medewerkers echt moeten kunnen. In plaats van de 80 of 100 vereisten in het Kwaliteitspaspoort op detailniveau, gaat dit echt over het werk dat ze moeten leveren. Dus dat is ook zeker wel een pluspunt en dat hoor je ook wel terug.

Hoe hebben CAPP LMS en Defacto jullie hierbij ondersteund?

Jildert: Ten eerste door de techniek die het systeem biedt. Vanuit het CAPP EPA portfolio, dat onderdeel is van CAPP LMS, doe je je initiële opleiding en leg je je bekwaamheid vast. Vervolgens kunnen we die gegevens ook in het LMS zelf terughalen door certificaten op basis van je bekwaamheid automatisch uit te laten reiken. Dus die techniek ondersteunt daar zeker in. Daarnaast helpt ook de manier waarop je leeraanbod kan aanbieden in cursussen en in kanalen, dat je het echt heel erg doelgericht op specifieke doelgroepen kan toespitsen.

En natuurlijk is de samenwerking met Defacto altijd goed. De lijntjes zijn ontzettend kort. Ook als je via de intercom een vraag hebt wordt die binnen 5 minuten opgepakt. Ze zijn altijd welwillend om mee te denken of even langs te komen om de kern van het probleem te achterhalen. Ze denken altijd na om met een oplossing te komen die niet alleen voor ons goed werkt, maar ook voor andere klanten. Daar zit gewoon een hele goede wisselwerking. Defacto draagt bij vanuit de techniek en wij als UMC vanuit de zorg, en dat zorgt voor hele goede oplossingen.

Wat voor tips hebben jullie voor ziekenhuizen die hiermee aan de slag willen?

Jildert: Begin met een heldere visie die door iedereen gedragen wordt, zodat je op basis daarvan ook inrichtingskeuzes kunt maken voor je LMS.

Betrek je zorgmedewerkers erbij voor de inhoud en het hele proces daarin. Dat betekent per afdeling mensen laten meebepalen over wat erin hoort en wat ze nodig hebben. Je hebt die input nodig voor de inhoud, maar je hebt daarmee ook gelijk je ambassadeurs op de afdeling. En je laat aan de hele afdeling zien dat dit niet iets is wat weer in een kantoortje ver weg van de werkvloer bedacht is. In het begin kost dat wat meer tijd, maar het is ook voor de verdere implementatie heel belangrijk. Het verdient zich dubbel en dwars terug.

Hendrik: Zorg ook voor relevant leeraanbod. Want je kunt wel zeggen dat een bepaalde EPA vereist is en dat je je na zoveel jaar weer opnieuw bekwaam moet verklaren, maar als er geen leeraanbod is om je daarbij te ondersteunen werkt dat niet. Wij als UMCG hebben een enorm leeraanbod en maken ook zelf veel content, maar als kleinere organisatie kan het zinvol zijn om de samenwerking op te zoeken. Waarom zou je opnieuw het wiel uitvinden. Wij willen onze content ook meer gaan delen. Dus mensen kunnen altijd contact opnemen.

Jildert: Zoals iedereen weet wordt de zorg steeds complexer. En de zorg verandert ook steeds meer. Zowel inhoudelijk, maar ook hoe we het organiseren. We zien steeds meer functieverschuivingen op ons afkomen. En we zien natuurlijk dat de zorgvraag de komende jaren alleen maar toeneemt. Terwijl het personeelsbestand alleen maar krapper wordt. Dus als je naar dat grotere plaatje kijkt is er echt wel de urgentie om dingen anders gaan doen.

We staan aan de vooravond van een enorme uitdaging als het om gekwalificeerd personeel gaat en we hebben elkaar daar toch bij nodig, om de zorg overeind te houden. Als UMC hebben we daarin ook een maatschappelijke taak en functie te vervullen, dus daar dragen we graag aan bij. Zo heeft het ons ook heel erg geholpen om gedachtengoed van anderen mee te nemen en te sparren met andere organisaties.

Hendrik: En tegelijkertijd is het ook echt belangrijk om het wel gewoon te gaan doen. We merkten zelf dat je heel lang kan twijfelen over het juiste moment om zo’n overstap te maken. Maar begin gewoon ergens. Bekijk wat het je brengt als je ergens begint met finetunen. In plaats van wachten tot alles goed valt en dan pas te starten. Je kan beter in kleine brokjes beginnen en steeds een beetje waarde leveren dan een projectmatige watervalmethode aanhouden waarbij je er na 2 of 3 jaar achterkomt dat het toch niet is wat je ervan had gehoopt.

Jildert: Inderdaad, want de wereld ziet er toch weer anders uit als je klaar bent. De EPA’s worden nu ook herzien, dus hadden we daar dan niet op moeten wachten? Maar zo is er altijd iets. Want nee, het is niet perfect, maar er staat wel iets moois en we gaan het samen beter maken.

Wil jij ook aan de slag met de EPA-puzzel voor jouw organisatie? Het UMCG en Defacto denken graag met je mee. Neem contact met ons op voor een afspraak.