5 tips voor het opstarten van performance support

De medewerker ondersteunen op de werkvloer. Veel organisaties willen het, maar weten vaak niet waar ze moeten beginnen. Wij zetten 5 tips op een rij, zodat ook jij performance support succesvol in kan zetten.

Tip 1: Ga in gesprek met de werkvloer

Welke informatie hebben de medewerkers van de afdeling nodig ter ondersteuning van hun werkzaamheden? Voor Marlies van Munckhof van VieCuri Medisch Centrum is het duidelijk waar ze moet zoeken: 'De professional weet wat hij of zij doet. De initiële scholing moet alsnog. Daarnaast wordt Performance Support ingezet.'

Voor Performance Support is het nog belangrijker dan voor andere leercontent dat de informatie urgent, relevant en van kwaliteit is. De content moet daadwerkelijk helpen waar de medewerkers op dat moment mee bezig zijn, niet omdat het een verplichting is. Ga in gesprek met je collega's op de werkvloer en vraag je samen af:

• Welke informatie is relevant voor mijn werk?
• Zijn er instructies, tips of toelichtingen die ik bij de hand wil hebben?
• Hebben we al (digitaal) materiaal dat gebruikt kan worden?

Elke vraag kan op een andere manier beantwoord worden. Met de verschillende kaarten in Agile QR kun je ingaan op de behoeftes van de werkvloer. Zo kun je bijvoorbeeld een instructie mooi toelichten binnen een videokaart, met markers voor specifieke momenten binnen de video waar je direct naar toe kan gaan.

Tip 2: Begin met een concreet onderwerp

Weet je niet waar je moet starten? Begin met een concreet onderwerp waar vraag naar is. Denk bijvoorbeeld aan apparaten of protocollen voor risicovolle handelingen. Of ga binnen verschillende teams en afdelingen op zoek naar specifieke vragen rond hun werkzaamheden.

Jurien Geertsma van het Wilhelmina Ziekenhuis in Assen (WZA) is aan de slag gegaan met een onderwerp waar veel medewerkers mee te maken hebben: de kledinguitgifte. Zij wil binnenkort de nieuwe medewerkers bereiken, die met een stappenplan leren hoe zij zelfstandig hun kleding kunnen ophalen en inleveren. Ook voor de huidige medewerkers is er informatie te halen, bijvoorbeeld via een error kaart met een uitleg hoe vergeten spullen teruggehaald kunnen worden.

Door concrete vragen om te zetten in Performance Support heeft Jurien in korte tijd iets neer kunnen zetten en een grote doelgroep weten te bereiken. 'Het uitwerken van het proces rondom de kledinguitgifte naar performance support is een laagdrempelige manier om een grote doelgroep te bereiken. Het lag daarom voor de hand om dit als eerste op te pakken,' aldus Jurien.

Tip 3: Kwaliteit boven kwantiteit

Hoe frustrerend is het als je een instructie of hulplijn zoekt en je dan alleen slechte, onduidelijke of niet toepasbare informatie vindt? Zorg daarom voor kwalitatief hoogwaardige content. Geef alleen de informatie die relevant is, zodat de medewerker gelijk die specifieke informatie tot zijn beschikking heeft die hij zoekt.

Maar hoe zorg je er voor dat de kwaliteit van de content hoog is? Is de informatie helder? Geeft het duidelijk antwoord op de hulpvraag van de medewerker? Is de tekst helder geformuleerd en slechts op één manier interpreteerbaar? Is het duidelijk wat met de afbeeldingen wordt bedoeld? Elimineer alle overbodige informatie, zodat je alleen dat overhoudt, wat noodzakelijk is. Zorg voor liever een aantal goede stukken content met veel impact dan dat je veel content hebt die niet aansluit. Kwaliteit gaat boven kwantiteit.

In Agile QR vind je daarom trends en inzichten waaruit je kunt halen welke kaarten populair zijn en welke niet. Dit geeft je een indicatie van de kwaliteit van de content en hoe deze ervaren wordt. Je ziet welke content verdere aandacht nodig heeft en wat al goed werkt. Is de conclusie dat de content niet goed is? Wees dan niet bang om het weg te gooien. Uiteindelijk geldt, snoeien is bloeien.

Tip 4: Vraag feedback van medewerkers

Hoe weet je of de informatie die via Performance Support gevonden wordt, de medewerker ondersteunt bij de werkzaamheden die hij of zij uitvoert? Feedback opvragen en op basis daarvan de content aanpassen is cruciaal om maximaal te ondersteunen. Hoe vraag jij de feedback op? En hoe heb jij het onderhoud van content gewaarborgd?

'Door samen te werken met de werkvloer, kun je afspraken maken wie verantwoordelijk is voor de content. Stel samen een proces op, zodat je af kunt spreken wie wanneer de content bekijkt, doorloopt en verbetert,' stelt Marlies van den Munckhof van VieCuri Medisch Centrum voor.

Binnen Agile QR kan de medewerker heel laagdrempelig feedback geven met het bekende duimpje omhoog of omlaag. Zo kan de medewerker op het moment dat de informatie wordt geraadpleegd, aangeven of het heeft geholpen.

Tip 5: Vier je successen en gebruik ze als voorbeelden

Heb je goede content gemaakt en wil je ook voor anderen aan de slag? Gebruik je Performance Support content om andere afdelingen te laten ervaren wat de mogelijkheden zijn. Laat zien wat je hebt gedaan, welke inzichten je hebt gekregen en vooral op wat voor manier de medewerkers ondersteund worden. Alle kaarten binnen Agile QR kunnen via een QR code of een link gedeeld worden en daardoor op een makkelijke manier, zonder in te loggen, bij andere teams en afdelingen worden gebruikt. Door de mogelijkheden te laten zien, kunnen anderen ervaren wat het kan zijn. Voorbeeld doet volgen!

Hebben jullie al mooie voorbeelden voor performance support of wil je er mee aan de slag? Laat het ons weten via [email protected] of vul het onderstaande contactformulier in: