Programs bij Spaarne Gasthuis - Hoe Programs, het leerlingvolgsysteem bij Spaarne Gasthuis faciliteert in inhoud, voortgang en communicatie

Donderdagochtend 7 november vertelde Ruud Gaasbeek, contentmanager digitale leeromgeving bij het Spaarne Gasthuis in een interview met Bastiaan Barelds, senior L&D consultant bij Defacto, hoe hij met Programs voor de BOL en BBL opleidingen in het Spaarne Gasthuis een centrale plek heeft gecreëerd waar de leerlingen en stagiaires de inhoud vinden, hun voortgang vast kunnen leggen en een platform hebben om met de supervisoren te communiceren.

In dit verslag lees je het interview met Ruud terug.

Ruud, kun je starten met wat basisinformatie over de verpleegkundige opleiding bij Spaarne Gasthuis, hoe hebben jullie dat vormgegeven?

Spaarne Gasthuis is een STZ topklinisch ziekenhuis, waarbij het opleiden in een hoog vaandel staat. Hierbij hebben we de taak om de beroepsgroep op te leiden. Het liefst houden we de leerlingen in onze eigen organisatie, maar dat is niet het doel. Het doel is om de leerlingen voor te bereiden en op te leiden op de beroepsgroep, zodat zij daarna in de beroepsgroep kunnen werken.

Binnen Spaarne Gasthuis hebben we een academie. Als organisatie krijgen we opleidingssubsidies. Hiervoor moeten we kunnen aantonen dat er opleidingsactiviteiten aangeboden worden, begeleiding plaatsvindt en er gespreksverslagen worden vastgelegd van de gesprekken die tussen de leerling en de supervisor plaatsvinden.

Voordat je bij ons over de lijn kwam voor Programs, organiseerde je al deze opleidingen. Hoe organiseerden jullie dat destijds?

Ik ken zelfs nog de periode van pen en papier. Kijk ik iets minder verder terug, hadden we de opleidingen binnen een cursus in CAPP LMS gegoten. Op basis van leerpaden, e-learningmodules en skills, kon de leerling de cursus doorlopen. Deze onderdelen kwamen ook weer terug in het kwaliteitspaspoort, zodat de leerling direct aan de vereisten kon werken. Eén van de zaken die we vast lieten leggen waren de gespreksverslagen. Dit was een proces waarbij er te veel stappen nodig waren, waardoor leerlingen dit niet deden.

We merkten dat we meer behoefte hadden aan een leerlingvolgsystemen, zodat we het goed konden vastleggen. Zo konden alle supervisoren dezelfde werkwijze aanhouden in plaats van excellijsten hanteren die op de eigen desktop werden bijgehouden. Daarnaast wilden we een centrale plek waar de leerling de inhoud kon vinden en doorlopen, waar de leerling met de begeleider in gesprek kan gaan en waar de documentatie vastgelegd wordt, wat weer nodig is voor de subsidie.

Op basis van deze elementen en alles wat we al in het CAPP EPA portfolio hadden, zijn we samen iets gaan ontwikkelen, namelijk Programs, als inzet voor het leerlingvolgsysteem. Kun je laten zien hoe dit voor de gebruikers, dus voor de praktijkbegeleiders en leerlingen, er uit ziet?

Een programma in Programs bestaat uit verschillende onderdelen. De start is een introductie, zodat de leerling weet wat de opleiding in gaat houden.
Daarnaast bieden we verschillende cursussen in CAPP LMS aan. Binnen Programs linken we daarin door, zodat ze direct in CAPP LMS de cursus kunnen volgen en daarmee hun kwaliteitspaspoort invullen. Op deze manier is het voor de leerling duidelijk wat de inhoud is van het programma.

Voor de documentatie voor de subsidie is het verplicht een gespreksverslag van de tussenevaluatie en de eindbeoordeling te hebben. Dit hebben we als verplichte documenten toegevoegd.

Een ander onderdeel van een programma is de Check in. Waar zetten jullie deze voor in?

De Check-in gebruiken we voor reflectie- en feedbackverslagen. Deze verslagen hebben een wat minder verplicht karakter, maar we willen wel dat ze dit doen. Op deze manier faciliteren we dat.

Tegelijk is de Check in ook een mogelijkheid voor de supervisor om een bericht te sturen naar de leerling, bijvoorbeeld als de leerling nog niets heeft ingeleverd. Dan kan de supervisor een bericht plaatsen, zodat de leerling hierover een melding krijgt. Door het laagdrempelige karakter is het voor de leerling en de supervisor makkelijk met elkaar te communiceren.

Hoe krijgen jullie de leerlingen bij het programma? Is het gekoppeld aan het LMS of hebben jullie een andere manier om het aan te bieden? Je hebt een mooi voorbeeld hoe je dit met de leerlingen deelt.

We zijn begonnen met een introductiedag. In een uur tijd legde ik aan de leerlingen uit hoe het systeem werkte en wat ze er mee moesten doen. Inmiddels is dit vervangen door een introductievideo. Daarnaast bieden we op een flyer alle informatie om te kunnen starten. Hierop vindt de leerling een link naar het programma en hoe ze moeten starten. Daarnaast bieden we wat tips, zoals het direct koppelen van een supervisor en waar ze de uitleg kunnen vinden. Onze ervaring is dat nadat de leerling de video heeft gezien en de flyer heeft ontvangen, de leerling in een mum van tijd in het systeem zit.

Voor de leerling werkt Programs heel duidelijk, hoe is dat voor de supervisor?

De leerling heeft de supervisor uitgenodigd. Op dat moment heeft de supervisor toegang tot het portfolio van die specifieke leerling.

Als supervisor:

• zie je welke Check in er is ingeleverd. Je kunt deze markeren als gezien. De leerling ziet dit ook, zodat de communicatie tussen begeleider en leerling helder blijft.
• zie je de ingeleverde documenten en of ze goedgekeurd zijn of niet. We zijn hierin makkelijk, want de documenten kunnen word-documenten zijn, maar mogen ook foto's van handgeschreven teksten zijn. Het gaat om de inhoud, niet om de vorm. Je kunt op deze documenten reageren, zowel goed- als afkeuren, met een extra aanvulling. Zodat de leerling weet wat er nog verbeterd dient te worden.
• zie je de status van het programma. Het komt natuurlijk voor dat leerlingen tijdelijk of definitief stoppen. Met de status Actief, Afgerond en Gepauzeerd kun je direct zien wat de status is. De gepauzeerde of gestopte programma's willen we niet weggooien. Dit is voor de subsidie belangrijk, omdat we de dossiers minimaal vijf jaar moeten bewaren. Zo hebben we het goed overzichtelijk.
• kun je zelf een check in richting de leerling doen. Dit is alleen voor de leerling en de gekoppelde supervisoren zichtbaar. Met een check-in krijgt de ander een mail, zodat deze op de check-in geattendeerd wordt.

Wat zijn de eerste ervaringen van de leerlingen en praktijkopleiders?

We startten met een pilot van zo'n 20-22 leerlingen. Deze groep startten allemaal op dezelfde afdeling. Nadat ze doorgingen naar een andere afdeling vertelden ze daar over dat de supervisor van die afdeling ook inzage had in hun portfolio. De afdelingen zagen al snel de voordelen, waardoor we al heel snel de eerste aanvragen kregen, dat ze ook zo'n programma voor hun afdeling wilden. Voor hen maakten we het al mogelijk dat ook die afdelingen mee gingen doen. Het beviel is ons zo goed, dat de vraag steeds groter werd. De onderwijsadviseurs vonden het heel laagdrempelig en het was in vergelijking met wat we hadden natuurlijk een verademing. Na een jaar deden alle afdelingen mee, zodat alle leerlingen met Programs konden werken.

Wat betreft de leerlingen merken we wel dat we ze erg moeten stimuleren er mee te werken. We willen niet een organisatie zijn die deze methode oplegt. Zelf ben ik een praktijkopleider uit het grijze verleden en toen was het zo dat als je niet voldeed, je geen diploma kreeg. Dat is nu anders. We willen mensen bij ons houden en niet wegsturen op basis van het missen van een verslag. We zijn wel aan het kijken hoe we dit op een vriendelijke manier toch bij de leerlingen kunnen stimuleren. De opleidingsadviseurs zijn daar heel druk mee en we zien dat het gebruik begint toe te nemen. Er zijn een aantal leerlingen die het voor zichzelf heel makkelijk vinden en die het ook goed bijhouden.
Een van de middelen die Programs hierin biedt is dat de praktijkbegeleiders zelf een Check-in kunnen plaatsen, zodat ze op die manier laagdrempelig de student kunnen motiveren te starten en door te laten gaan.

Dat was een van de punten die tijdens het gebruik van Programs naar voren kwam, Ruud, dat je de praktijkopleiders zelf een check-in wilde laten sturen.

Klopt. Dat was heel prettig aan deze manier van ontwikkelen. De lijnen met Defacto waren erg kort, waardoor jullie heel snel inspeelden op de vraag vanuit de praktijk en er snel zaken gerealiseerd werden.

Wat voor tips heb je voor de organisaties die ook BOL en BBL opleidingen in Programs willen vastleggen?

Wat heel erg speelde, toen we hiermee startten, was dat we heel sterk het gevoel hadden dat we zelf met de inhoud aan de slag konden, het zelf kunnen beheren en bijstellen. Ik kan zelf bouwen, wat erg handig, bijna verslavend, is. Want we maken heel snel een goed passend portfolio voor iedere opleiding waar we dat voor het huis willen. Behalve voor de beroepsopleidingsvervolgopleidingen, want daarvoor is het EPA portfolio wat een goed product daarvoor is.

Laat de leerling zelf supervisoren toevoegen. Dit scheelt voor jou als academie heel veel werk en geeft de leerling direct ingang en eigenaarschap in het programma.

Het programma hebben we ingericht op afdelingniveau, zodat het voor de leerling duidelijk is wat er per afdeling doorlopen moet worden. Het voordeel is dat hierdoor de leerling op alle afdelingen kan starten. Daarnaast worden de check-ins op afdelingsniveau vastgelegd, wat het heel overzichtelijk maakt.

Mijn laatste tip aan de deelnemers is, ga er eens goed naar kijken en bedenk of je het goed kunt gebruiken. Voor Spaarne Gasthuis werkt het wel. Mocht je twijfelen, blijf dan niet afwachten, maar ga het gesprek met Defacto aan. Zij kunnen met jou kijken hoe het passend wordt voor jou.

Ruud, bedankt voor het delen van je verhaal. Mocht je als deelnemer ook willen weten hoe Programs voor jouw organisatie kan werken, laat het ons weten. We gaan graag met je in gesprek.