Geef vrijwilligersbeleid vorm met Vrijwilligers & Co
Veel verenigingen kunnen niet zonder de inzet van vrijwilligers. Tegelijkertijd is het vinden en behouden van vrijwilligers één van de grote uitdagingen. Huis voor de Sport ondersteunt verenigingen daarom bij het inrichten van een goed vrijwilligersbeleid. Dit doen ze onder andere via het platform Vrijwilligers & Co, gemaakt met Agile Learning. Tennisclub Cream Crackers uit Groningen greep de kans aan om een e-learning voor coördinatoren en vrijwilligers te maken met dit platform. We gaan in gesprek met vrijwilligerscoördinator Marianne van den Broek van de Cream Crackers en verenigingsadviseur Erwin Bloeming van Huis voor de Sport.
Wat is de uitdaging als het gaat om vrijwilligers vinden en behouden?
Erwin: Vrijwilligersbeleid staat al 25 jaar in de top 3 van uitdagingen voor sportverenigingen en ook voor andere verenigingen. Dat begint natuurlijk met het binnenhalen van je vrijwilligers. Dat is het allerbelangrijkste. Maar je moet ze ook binnenhouden. En we merken dat dat nog wel eens op de achtergrond komt te liggen. Daarom hebben we samen met Defacto het platform Vrijwilligers & Co gemaakt, dat erop gericht is vrijwilligers beter te vinden, te binden en te behouden. De aanpak richt zich op het online trainen van een vrijwilligerscoördinator of vrijwilligerscommissie. In het kader daarvan hebben we een bijeenkomst voor alle sportverenigingen georganiseerd over vrijwilligerswerk.
Marianne: Dat was een hele inspirerende bijeenkomst waar allerlei ervaringen werden uitgewisseld. Wij ontdekten daarbij vanuit de Creamcrackers dat we toch al aardig ver waren, maar het gaf ons ook een behoorlijk aantal inzichten. Bijvoorbeeld dat het hele beleid, van het bestuur tot aan de vrijwilliger goed geregeld is. En dat je zorgt dat de verwachtingen van de vereniging aansluiten bij die van de vrijwilliger. Dat klussen bijvoorbeeld kleinschalig zijn en niet te groot, want de mensen willen hun tijd daar niet meer aan besteden. En dat je tijd en aandacht besteedt aan de waardering voor mensen.
Hoe zorg je er dan voor dat de wensen en behoeften van vrijwilliger en vereniging goed op elkaar aansluiten?
Marianne: Door vanaf het begin in gesprek te gaan. Dat begint met de vraag of vrijwilligers in spe ook goed genoeg nagedacht hebben over wat de mogelijkheden zijn en wat ze zouden willen. Dat hebben we ook opgenomen in de e-learning, bij het onderdeel ‘Ontdek de vrijwilliger in jezelf’. Aan de hand van een paar vragen kunnen mensen echt voor zichzelf in kaart brengen wat voor functie ze willen en hoeveel tijd ze willen spenderen. Wil ik incidenteel iets doen of een vaste dag in de week? Wil ik vaardigheden uit mijn dagelijkse werk toepassen, of juist iets anders? Dus daarmee zetten we mensen aan het denken. Want onze ervaring is dat mensen heel vaak zeggen, ‘maakt niet uit’, maar als het puntje bij het paaltje komt, maakt het wel degelijk uit. Want vrijwilligerswerk moet wel bij je passen.
En wat is de rol van de vereniging daar dan in?
Marianne: Ja, die is net zo belangrijk, want de vereniging en de verschillende afdelingen moeten echt gericht nadenken over wat ze van mensen verwachten. Dus niet in het algemeen zeggen, 'ik heb een vrijwilliger nodig', maar nadenken over de taken en verantwoordelijkheden, de periode en de hoeveelheid tijd enzovoort. Dus daar hebben we ook een soort opzetje voor gemaakt, zodat al in de vacature duidelijk is wat we zoeken en wat we bieden. Eigenlijk is het een soort verwachtingsmanagement van beide kanten.
Daarnaast is het ook belangrijk dat je jaarlijks evalueert en aan je vrijwilligers blijft vragen of ze het nog leuk vinden. Dat gebeurt bijna niet bij vrijwilligers, terwijl je alleen zo mensen langer aan je kan binden. Als er iets minder goed gaat, kun je daarop inspelen. Anders heb je kans dat mensen niets zeggen, maar er op een gegeven moment wel mee stoppen.
En waar je als vereniging echt aandacht aan moet besteden is het bedanken van mensen. En laten zien dat het leuk is. Een heel simpel voorbeeld is dat we vrijwilligers interviewen en hun ervaringen op de website delen. En we organiseren ieder jaar een vrijwilligerstoernooi en we maken ook jaarlijks een Sinterklaasgedicht en met kerst doen we iets. We waarderen onze vrijwilligers en spreken dat regelmatig uit.
Wat hebben jullie tot nu toe aan de e-learning gehad?
Ik denk dat die e-learning een soort vliegwiel geweest, waardoor wij als vrijwilligerscoördinatoren een kader kregen om ons werk gericht vorm te geven. Het heeft ons aangescherpt om erover na te denken en het beleid op te zetten.
Het vrijwilligersbeleid, waar de e-learning onderdeel van is, heeft absoluut wel invloed. Ik merk soms ook in de gesprekken met nieuwe vrijwilligers, dat ze zich een beter beeld hebben gevormd van wat ze willen en kunnen doen.
Zou Agile Learning ook voor andere verenigingen kunnen werken?
Erwin: Jazeker, want de vrijwilligersproblematiek zie je niet alleen bij sportverenigingen. Het volgens mij een enorme toegevoegde waarde kunnen zijn voor verenigingen die met vrijwilligers te maken hebben. En het mooie is dat je als maatschappelijke vereniging kosteloos gebruik kan maken van het platform Vrijwilligers & Co.
Vanuit Defacto dragen we sport en de maatschappelijke functie die dit heeft een warm hart toe. Defacto stelt daarom Agile Learning kosteloos beschikbaar voor het platform Vrijwilligers & Co.
