Een frisse start met Gemma, het nieuwe LMS van het Frisius MC

Sinds januari 2025 zijn het Tjongerschans-ziekenhuis en Medisch Centrum Leeuwarden samen verdergegaan als het Frisius MC. Vanuit een gedeelde visie op leren werd het nieuwe LMS genaamd Gemma geboren. Vernoemd naar een veelzijdige wetenschapper uit de 16e eeuw uit Dokkum, brengt het LMS leren en ontwikkelen in de breedste zin van het woord samen, met een sterke focus op eigen regie. Specialisten Digitale Leermiddelen Rebecca van der Ploeg en Klaas Groen vertellen ons over het vele werk dat is verzet en de toekomstplannen.

Jullie zijn heel recentelijk gefuseerd. Kunnen jullie daar wat over vertellen?

Rebecca: In 2025 is het Tjongerschans-ziekenhuis uit Heerenveen gefuseerd met het Medisch Centrum Leeuwarden. Die organisaties hadden op hun beurt ook al meerdere fusies meegemaakt. In het verleden had je in de regio het Bonifatiushospitaal, Diakonessenhuis, Oranjeoord, Medisch Centrum Leeuwarden en Tjongerschans. Er is dus al een lange geschiedenis aan vooraf gegaan.

Bij deze fusie hadden wij de uitdaging om wat de leeromgevingen betreft van twee weer één te maken. De organisaties kwamen qua visie op leren gelukkig al behoorlijk overeen, want dat is natuurlijk het uitgangspunt. Het is wel zo dat we in de uitvoering soms voor verschillende oplossingen hadden gekozen. We hebben steeds neutraal gekeken wat de beste oplossing was en daarvoor gekozen. En soms is het een hybride oplossing geworden, dat is het mooie als je twee systemen naast elkaar kan leggen.

Wat zijn de belangrijkste punten uit jullie visie op leren?

Klaas: Een van de speerpunten is de eigen regie van onze professionals, de eigen motivatie om bekwaam te zijn in je vak. Niet enkel denken vanuit verplichtingen, maar meer vanuit ondersteuning. Dat hebben we ook doorgevoerd in de inrichting van het LMS.

We hebben bijvoorbeeld heel wat verplichtingen eruit gehaald. Want voorheen was een e-learning wel eens een verplicht nummertje. In de data zagen we dan wel eens dat mensen binnen een minuut door een e-learning klikten. Nu hebben we ervoor gekozen om content wel aan te bieden, maar het is niet meer verplicht. En dan zie je alsnog dat heel veel mensen het vrijwillig doen. Dus die behoefte is er zeker wel.

We hebben daarin ook nog wel uitdagingen liggen. Want bij de grotere theoretische modules die we vaak als naslagwerk houden, blijft de ondersteuning een uitdaging. Hoe kun je de korte instructievideo's of de stappenplannen goed onder de aandacht brengen. Dus daar gaan we zeker nog mee bezig. Maar het uitgangspunt is dat je leert wanneer en zoals jij dat wil. En dat wij je daarin ondersteunen met het LMS.

En zie je die eigen regie ook terug in jullie toetsbeleid?

Klaas: Ja, je kan als medewerker steeds vaker zelf kiezen hoe je je vaardigheden onderhoudt. Je kunt dan in je Kwaliteitspaspoort kiezen hoe je dat aftoetst. Dus je kan kiezen om een toets te doen, of een collega vragen om die toetsing te doen of je kunt kiezen voor een zelfverklaring.

Rebecca: De afdelingen kunnen zelf de keuze maken of ze dat op die manier willen. Als bepaalde vaardigheden bijvoorbeeld dagelijks voorkomen waardoor het risico lager wordt, kun je de keuze hoe ze dat willen aftoetsen bij de medewerkers leggen. Maar als een handeling op een afdeling juist weinig voorkomt en het risico dus hoger is, kun je ook kiezen voor toetsing middels een praktijkbeoordeling. Dus de teammanager of praktijkopleider bepaalt meestal welke manier van toetsen past bij de afdeling. Je hebt daardoor soms wel verschillen in inrichting tussen afdelingen, maar het mooie is dat als je een certificaat via een praktijkbeoordeling behaalt op de ene afdeling, dit in je Kwaliteitspaspoort op groen komt te staan voor alle afdelingen.

Jullie maken ook gebruik van het EPA-portfolio. Hoe hebben jullie dat ingericht?

Rebecca: We bieden verschillende curricula aan via het EPA-portfolio. En we zijn nu druk bezig om de portfolio’s van Leeuwarden en Heerenveen samen te voegen. Dat is nog best een uitdaging. De verschillen zitten met name in de invulling van de EPA’s. Je ziet bijvoorbeeld dat je in de opleiding voor IC-verpleegkundige in Leeuwarden bepaalde dingen wel doet, die we in Heerenveen niet doen. Dus dan heb je het echt over de invulling van de EPA. Daarnaast zitten er soms zelfs verschillen tussen afdelingen op één locatie.

Die variatie willen we er zoveel mogelijk uithalen. Want we willen het liefst een eenduidige inrichting zonder wildgroei hebben. Zo kunnen we er naartoe werken om EPA’s in certificaten als afrondend onderdeel in te stellen. Zodat je uiteindelijk kunt zeggen, je hebt één EPA en daar hangen al deze handelingen onder. En als je daar bekwaam in bent, dan hoef je niet 10 losse onderdelen te behalen, maar slechts één EPA. Dan moet je er dus wel eerst voor zorgen dat je niet verschillende varianten hebt van dezelfde EPA, want dan gaat het natuurlijk niet werken.

Doen jullie ook iets met werkplekondersteuning?

Rebecca: Ja, nog niet echt heel actief, maar we zijn wel aan het kijken hoe we dat het beste kunnen integreren. Er hangen wel QR-codes op bepaalde plekken in het ziekenhuis. Dat werkt redelijk, maar eigenlijk wil je het nog dichter op de werkvloer hebben.

Verpleegkundigen hebben tegenwoordig vaak een device in hun zak voor meldingen en apparatuur. En daar hebben ze ook een soort app met kaartjes op. We zijn nu ook aan het kijken hoe we bijvoorbeeld Quick Reference kaarten kunnen integreren in die zakkaartjes app. Dus dat we die link naar de QR-codes in die app zetten, zodat ze het op de plek hebben waar ze het nodig hebben. Want nu merk je vaak nog dat mensen niet echt in de leeromgeving kijken op dat moment om te zoeken naar die werkplekondersteuning. Vandaar dat we echt aan het kijken zijn hoe je dat kan integreren zodat het wat dichter op het werkproces zit.

Hoe hebben jullie die visie en het nieuwe systeem eigenlijk verspreid?

Rebecca: Voor het grootste gedeelte denk ik dat de visie al uitgedragen was. We hebben adviseurs leren en ontwikkelen en die gaan regelmatig bij de afdelingen langs. En als ze nu bij de afdelingen langs gaan, dan gaan ze ook weer met een nieuwe blik kijken naar het leermanagementsysteem, ook met de visie op leren in het achterhoofd. En soms schuiven wij daar ook bij aan. Op die manier gaan we dus bij de afdelingen langs om die visie ook weer onder de aandacht te brengen en te herijken.

Klaas: Ja precies, dan bespreken we ook wat de nieuwe mogelijkheden zijn. Het is ook een beetje een opfrismomentje, want we hebben ook veel wisselingen van de wacht gehad. Dan heb je soms te maken met een nieuwe leidinggevende die niet weet hoe de situatie voorheen was. In zo’n geval gaan we het verhaal vanaf het begin vertellen. En soms zit er iemand die er al decennialang zit, die is dan al wat meer ingewijd in onze visie op leren. Maar dat verschilt dus per afdeling.

Campagne-startpagina

We hebben ook een campagne gedaan om medewerkers mee te nemen in het nieuwe LMS, Gemma. Met een introductiepagina waar we uitleggen waar de naam vandaan komt. Ons ziekenhuis heet Frisius en het LMS Gemma, naar een wetenschapper uit de 16e eeuw, Gemma Frisius. Het ziet er ook wel grappig uit dat je dan een historisch figuur hebt met een laptop. Maar het geheel ziet er sowieso fris en modern uit en je vindt makkelijk wat je zoekt.

Rebecca: Aan de reviews kunnen we zien dat deze pagina goed beoordeeld wordt. Bij de evaluatie kwam eigenlijk ook al naar voren dat we niet of nauwelijks negatieve reacties hebben gehad over de overgang. Nu is het systeem ook grotendeels hetzelfde gebleven. Alleen de huisstijl is echt anders. Ik denk dat mensen het eigenlijk alleen maar fijn vonden dat ze niet meer in twee omgevingen moesten werken. Als je je moest inschrijven voor iets in Leeuwarden, dan kon dat eigenlijk niet echt makkelijk als je in Heerenveen werkte en andersom. Dus ik denk dat iedereen heel blij was dat we over zijn gegaan. Daardoor is het een stuk makkelijker voor iedereen geworden. Als mensen maar snel kunnen vinden wat ze zoeken. Dat is het ook vaak bij een nieuw systeem. En de introductievideo die we hebben gemaakt is ook heel goed ontvangen.

Hoe hebben jullie de samenwerking met Defacto ervaren?

Klaas: Die samenwerking vinden we echt super. We hadden een hoop data-intensieve vraagstukken om alles samen te brengen. Daarbij hebben we heel veel technische ondersteuning gehad van Defacto. Ze kwamen snel met goede oplossingen. Het gehele traject duurde ongeveer een jaar en waar nodig hebben we extra meters gemaakt en er is eigenlijk heel weinig onrust geweest.

Rebecca: Tijdens de evaluatie kwam dat ook naar voren. We hadden een nieuwe collega gekregen tijdens de overgang en die zei ook dat het allemaal zo rustig verliep, ondanks dat er echt veel moest gebeuren. Dat heeft er mede mee te maken dat we zo goed begeleid werden door Defacto. En als er wel dingen waren waar we in eerste instantie niet aan gedacht hadden, dan dachten ze altijd met ons mee. Of ze losten het meteen op. Dan blijf je er binnen de organisatie ook gewoon rustig onder, ondanks dat er veel verandert en er heel veel moet gebeuren. Omdat we gewoon bij elke stap goed begeleid en geholpen werden. Hopelijk weten ze het zelf ook, maar dat is voor ons echt heel fijn geweest.

We zijn heel trots op wat er nu staat. Natuurlijk zijn er kleine dingen die beter konden. En natuurlijk zijn we nog niet klaar. Maar we hebben goed nagedacht over hoe we het LMS wilden inrichten en hoe het eruit moet komen te zien qua design en kleurgebruik. Het ziet er ook gewoon fris uit. Als je het systeem opent, word je er gewoon blij van.