Inzicht in kwaliteit bij het Gelre met CAPP LMS

Zoals ieder ziekenhuis, vinden ook bij het Gelre regelmatig kwaliteitsmetingen en externe audits plaats. Een van de meest grondige is Qualicor, waarbij alle processen tegen het licht worden gehouden en getoetst aan de praktijk. Met succes, want het Gelre slaagde met vlag en wimpel voor de accreditatie, met de speciale complimenten voor het Leerhuis. Marjan de Jong en Gert-Jan Boer zijn als Adviseur digitaal leren betrokken bij het Leerhuis en vertellen hoe CAPP LMS hen voor, tijdens en na de audit ondersteunt.

Welke rol speelt Qualicor in kwaliteitsmanagement bij het Gelre?

Gert-Jan: In de eerste plaats is het een vereiste voor elk ziekenhuis in Nederland, onder andere van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, en van de zorgverzekeraars. Maar daarnaast hebben we zelf ook de motivatie om de kwaliteit van onze zorg te blijven verbeteren. We hebben door het jaar heen meerdere audits en accreditaties, zowel intern als extern op diverse levels lopen die op verschillende onderdelen focussen. Een audit is voor ons een mooi moment om onze processen onder de loep te nemen. Het is in die zin een onderdeel van onze verbetercyclus.

Marjan: We proberen inderdaad om continu stappen te zetten en onze dienstverlening te verbeteren. Met die kwaliteitsverbetering zijn we iedere dag bezig. Dat hangt dus niet af van een audit, maar dat is wel een mooi ijkpunt om te zien waar je staat. Zo houd je jezelf goed scherp. Ook voor ons als Leerhuis is dat een goede motivatie. Met de verbeterpunten uit zo’n audit kunnen we weer aan de slag. Qualicor is heel breed, maar er zijn wel iedere keer speciale aandachtspunten. De ene keer zijn het de protocollen en de andere keer de communicatie of, zoals de laatste keer, de medische techniek.

Waaruit bestaat een audit van Qualicor?

Marjan: Qualicor is eigenlijk een grote paraplu, waar het Leerhuis ook onderdeel van is. Wij als Leerhuis hebben vooral te maken met de rapportages en vastlegging van bekwaamheid. De audit gaat heel ver op alle processen in. Die kijkt niet alleen naar medische apparatuur of de voorbehouden risicovolle handelingen. Ze doen eigenlijk een toets van het ziekenhuis op alle procedures en richtlijnen. Wat je beschreven hebt, zien we dat terug in de praktijk. Hoe staat het op papier? Klopt het wat je zegt? Doe je wat je zegt? Daar komt het op neer. Daar zijn alle afdelingen dan heel druk mee, maar die richtlijnen en procedures filteren uiteindelijk ook hele praktische items. Een aantal van die praktische items staan ook bij ons in het Leerplein. En dat kun je in rapportages heel goed naar voren halen. Je kan door de rapportagefunctie heel gericht gaan sturen. Je ziet dus ook op afdelingsniveau wat er wel en niet goed gaat. En dat is heel waardevol.

Gert-Jan: De punten die tijdens een audit aan bod komen worden van tevoren al met ons gedeeld. Als Leerhuis zijn we van tevoren dus al bezig met rapportages maken. Hoe staan afdelingen ervoor? Welke onderdelen scoren slecht? Die rapportagepunten gebruiken we in de eerste plaats om te zien hoe we ervoor staan en waar we nog kunnen verbeteren. En als er een onderdeel achterblijft, proberen we te achterhalen waar dat dan aan ligt. Moet van een bepaald apparaat bijvoorbeeld de e-learning verbeterd worden, of wordt dat apparaat simpelweg niet meer gebruikt?

Tijdens de audit wordt de inrichting van onze processen getoetst aan de hand van de praktijk. Er lopen dan mensen van Qualicor rond op de werkvloer die met alles meekijken en ook vragen stellen aan medewerkers tijdens hun werkzaamheden. Veel medewerkers vinden dit best spannend, maar een goede voorbereiding, met echt oefenen helpt.

Hoe bereiden jullie je voor op een audit en hoe ondersteunt CAPP LMS jullie daarbij?

Gert-Jan: De voorbereiding is best uitgebreid en gaat in op richtlijnen en procedures van je eigen vakgebied. Zodat iedereen goed op de hoogte is hoe het werkt, of ze alles op orde hebben en waar ze wat kunnen vinden. Hebben medewerkers alles in het LMS en in hun kwaliteitspaspoort op orde en hebben ze alles behaald wat ze moeten behalen? En als dat niet zo is, is dat dan verklaarbaar? Je hoeft heus niet alles 100% te halen, als het maar uit te leggen is. We proberen ons ook niet beter voor te doen dan we zijn. Als er verbeterpunten uitkomen, is dat alleen maar leerzaam.

Marjan: Een goede voorbereiding betekent dat je grip hebt op de situatie. En dat betekent dus dat je richtlijnen en procedures kent, maar ook weet waarom iets achterblijft. Je kunt als leidinggevende niet zeggen ‘Oh jee, dat had ik helemaal niet in gaten’. Als je maar grip hebt op je situatie en dat goed kan overbrengen, kom je heel ver.

Gert-Jan: Het blijft natuurlijk voor iedereen spannend, maar met een goede voorbereiding haal je die spanning er wat af. Daarnaast oefenen we ook op de werkvloer door vragen te stellen en wordt er aandacht aan besteed tijdens team-overleggen en bijvoorbeeld in speciaal opgestelde Q&A’s. Zo’n audit is ook voor leidinggevenden spannend, maar vooral ook waardevol. Omdat het niet alleen sturend is, maar ook veel inzicht geeft en handvatten voor verbetering.

De rapportages zijn dus erg waardevol voor jullie. Hoe ging dat voorheen dan?

Gert-Jan: CAPP LMS geeft ons inzichten waarop je kan gaan sturen of veranderen of ontwikkelen. Daarvoor had je die inzichten veel minder. Dat was allemaal op papier vastgelegd door de hele organisatie heen. En had je ook veel minder verplichte nascholing. Dat is natuurlijk wel iets van de laatste paar jaar. Natuurlijk moest je altijd je kennis bijhouden, maar dat ging veel meer met klinische lessen. Daarvoor werden dan lijstjes door een leidinggevende bijgehouden, op papier. Daardoor ontstonden er meer gaten en was er minder overzicht. De inzichten die we nu hebben zijn veel duidelijker. Het staat gewoon allemaal zwart op wit. Dit is wat we hebben afgesproken en dit gebeurt er in de praktijk.

Marjan: Sinds we met CAPP LMS werken kun je ook heel makkelijk zien of bepaalde certificaten achterblijven. En dan kun je gaan onderzoeken wat nu echt de oorzaak is. Dus we kunnen veel gerichter dingen signaleren en oplossen. En dat kan op heel veel verschillende niveaus. Dus voor een bepaalde afdeling, maar ook voor een bepaalde functiegroep. Afhankelijk van wie de vraag stelt, kunnen we een antwoord op maat geven. Een leidinggevende heeft bijvoorbeeld echt wat aan individuele gevallen, maar de lijn daarboven wil juist weten hoe afdelingen ervoor staan. En wij kijken ook heel erg naar de clusters, maar ook gewoon naar de onderverdeling van de certificaten. We hebben zelfs een overzicht laten maken buiten het LMS om, ook door Defacto, om te zien hoe we het nou overall doen, om ook dat totaaloverzicht te krijgen.

Hebben jullie tips voor andere organisaties die bezig gaan met een assessment?

Gert-Jan: Zorg dat je de basis goed hebt staan, zodat je de cijfers goed kunt interpreteren. Dus dat je kwaliteitspaspoorten kloppen en dat er geen ontbrekende of dubbele data zijn. Pas als je de achterkant goed hebt ingericht, zijn de rapportages betrouwbaar. En zorg dat je die rapportages ook onder de aandacht brengt bij de juiste afdelingen en mensen en uitlegt wat de cijfers zeggen. Zodat zij ook weten welke inzichten er mogelijk zijn. En ga dan pas kijken waar issues spelen en waar dat mogelijk door komt.

Marjan: Met name de rapportagefunctie is heel waardevol om inzicht te krijgen, maar ook om te achterhalen waar verbeterpunten liggen. Staar je daarbij niet blind op de percentages. Je hoeft niet per se een score van 80% te halen, als je maar kunt onderbouwen waarom iets zo is. Want het lijkt anders alsof het alleen maar om cijfers draait, maar zo is het dus niet. De cijfers hebben een signaalfunctie en geven richting voor verbetering.

Ook kennismaken met onze krachtige rapportagefunctie voor audits? Met CAPP Compliance krijg je de inzichten die je nodig hebt voor continue verbetering. We laten je graag zien wat CAPP LMS voor jouw organisatie kan doen.