VVT organisatie Mijzo pioniert met innovatief toetsbeleid

Mijzo is ontstaan uit een fusie van drie zorgorganisaties in Midden en West Brabant. Eind 2022 werd gekozen voor CAPP LMS om leren en ontwikkelen vorm te geven. In slechts drie maanden tijd werd de implementatie voltooid. En dat terwijl er tegelijkertijd een nieuw toetsbeleid werd ingericht, dat medewerkers zelf laat bepalen of ze bekwaam zijn én hoe ze dat aantonen. Een unicum in de VVT. Niet gek dat het pionierswerk van Mijzo de aandacht trekt van andere VVT organisaties. HRD-adviseurs Shannen van Maastricht en Renske van Esch waren nauw betrokken bij dit traject en vertellen ons meer over dit innovatieve beleid en de visie erachter.

Kunnen jullie allereerst kort wat vertellen over Mijzo?

Renske: Mijzo is een ouderenzorgorganisatie in Midden en West Brabant, met 26 locaties waar we zorg verlenen op het gebied van allerlei verschillende ziektebeelden. We zijn bijvoorbeeld gespecialiseerd in Huntington en gerontopsychiatrische zorg. Daarnaast hebben we ook revalidatieafdelingen en leveren we thuiszorg in de regio.

Shannen: Inclusief ZZP-ers hebben we zo’n 4000 medewerkers en dat is zonder alle vrijwilligers. We zijn dus best een grote organisatie. We zijn in 2021 gefuseerd vanuit drie organisaties: De Riethorst Stromenland, Volckaert en Schakelring. Die organisaties hadden allemaal hun eigen Learning Management System (LMS) en in december 2022 hebben we gekozen voor CAPP LMS. Vervolgens hebben we in drie maanden de implementatie afgerond. 3 april gingen we live, volgens planning. En daar zijn we best wel een beetje trots op.

Kunnen jullie iets vertellen over jullie uitgangspunten bij het kiezen voor CAPP LMS?

Shannen: We hebben best wel veel LMS-systemen bekeken, maar bij de selectieprocedure waren we unaniem. Het meedenken met en eigen regie geven aan de medewerker kwamen in CAPP LMS van Defacto het meest naar voren. Wij gingen tegelijkertijd ons BIG-beleid harmoniseren, en daar hoort ook het toetsbeleid bij. En daar sluit CAPP LMS heel goed op aan, omdat we hierin meteen de zelfverklaring voor medewerkers konden inrichten. We wilden namelijk niet meer toetsen bij bevoegde medewerkers, maar hen zelf de keuze geven in hoe ze hun bekwaamheid aantonen. Zelfverklaringen zitten inmiddels in de meeste LMS-systemen, maar waar CAPP LMS zich in onderscheidt is dat de mogelijkheden heel breed zijn. Er is niet maar één manier, maar je kunt zelfverklaringen op meerdere manieren inrichten. Dus dat is een van de grootste redenen geweest dat we voor CAPP gekozen hebben.

Waarom wilden jullie over naar een toetsbeleid met zelfverklaringen?

Shannen: We zijn een van de eerste VVT-organisaties die met zelfverklaringen werken. We zijn best een beetje zoekende geweest, omdat we niet echt een VVT-voorbeeld hadden. We hebben daarom veel gekeken naar hoe ziekenhuizen het doen, want die lopen wat dat betreft voor op de VVT. We zijn er heel open in gegaan. Je krijgt al heel snel de vraag: ‘Als je niet meer toetst, hoe ga je dan zorgen dat mensen hun werk goed doen’. Veel organisaties hebben dan de neiging om ook het zelfverklaren helemaal dicht te timmeren. Maar wij wilden het juist niet te veel afbakenen. Want we willen de regie bij de medewerker leggen. Iedereen die bij ons werkt is al bevoegd. En je bepaalt zelf of je bekwaam bent en de manier waarop je dat aantoont mag je ook zelf bepalen. Zo sluiten we aan bij de leervoorkeur van de zorgprofessional.

Eigenlijk is de visie die erachter zit het belangrijkste en die hangt samen met onze maatschappelijke opdracht. De zorg gaat in de nabije toekomst heel erg veranderen. Wat we nu ook al zien is dat we eigenlijk heel weinig personeel hebben voor steeds meer zorgvragers. En dat vraagt hele andere competenties van onze medewerkers. Die druk op de zorg neemt alleen nog maar toe. En als we medewerkers geen tijd geven om zichzelf daarin te ontwikkelen en niet de ruimte geven om die ontwikkeling door te maken, dan gaan we die transitie ook nooit goed doormaken. Dus wij moeten daar als organisatie op inspelen en onze professionals daarin faciliteren.

Onze visie leidt ertoe dat mensen efficiënter kunnen werken. Zodat ze weer de focus kunnen leggen op zorg voor de cliënt. En hopelijk ook de handen vrij houden voor hun eigen ontwikkeling, zodat ze ook weerbaarder worden voor wat de toekomst van ons vraagt. Dat vergt echt een cultuuromslag. Want het instellen van een systeem en overgaan op zelfverklaring, dat is het operationele stuk. Dat kun je gewoon inrichten. Maar mensen meekrijgen, dat is echt waar je visie sterk in moet zijn. Je moet aansluiten bij wat je organisatie wil, om dat te kunnen overbrengen. En dat is nodig om de zorgtransitie door te maken.

Hoe hebben jullie deze visie gedeeld met jullie collega’s?

Renske: We hebben onze visie gedeeld met de raad van bestuur. En die stond daar gelijk achter. Daarna hebben we zowel regionaal als intern inspiratiesessies gehouden om zoveel mogelijk medewerkers mee te nemen in die visie. We hebben mensen op een speelse manier met acteurs en een stukje spelvorm kennis laten maken met de nieuwe visie. We hebben bijvoorbeeld een escape room gebouwd en we een spel georganiseerd rondom vertrouwen in elkaar. Want daar is de visie eigenlijk op gebaseerd. Dat als wij als organisatie het vertrouwen terugleggen bij de zorgprofessional, betekent dat onze zorgprofessionals ook op elkaar moeten vertrouwen. En dat houdt ook in dat ze elkaar aan kunnen spreken, elkaar kunnen ondersteunen en elkaars bekwaamheid kunnen versterken. Dus daar investeren we heel erg in.

We hebben een animatievideo gemaakt waarin twee verpleegkundigen die bij ons werken uitleggen wat het nieuwe beleid nou eigenlijk voor de medewerker op de werkvloer betekent en hoe ze dit kunnen registreren in het LMS.

Shannen: We gaan ook echt naar medewerkers toe om de visie uit te leggen. Dus als ik merk dat teams ergens vragen over hebben, stel ik voor een keer aan te sluiten bij een teamoverleg. Dan kom ik even een half uurtje uitleggen hoe het werkt. En ik merk dat dat heel goed wordt ontvangen. Want dan verlaag je die drempel en hoeven mensen niet naar ons toe te komen, maar sluit ik op hun werk aan. Ik heb het eerder geprobeerd met inloopuren, waarbij mensen langs kunnen komen om vragen te stellen. Maar dan komt er niemand. Die drempel is te hoog. Dus de tip is echt: Ga naar de medewerker toe. Alleen dan lukt het om de medewerker direct te bereiken.

Waren er ook mensen die het niet zo zagen zitten?

Renske: Er blijft altijd een groep die zegt ‘Ik vertrouw wel op mijn eigen bekwaamheid, maar niet op die van mijn collega’s’. En er blijft natuurlijk altijd een groep die het gewoon prettig vindt om zichzelf te toetsen, om iedere periode aan te kunnen tonen dat ze het zo goed kunnen. Want dat hoort bij hun vakbekwaamheid.

Shannen: Maar het mooie is, als je graag getoetst wil worden, dan kan dat nog gewoon. Het is niet dat het niet meer mag. Alleen wij noemen het nu dan het versterken van je bekwaamheid. En er staat niemand meer met een afvinklijstje naast je. We faciliteren alles nog net zoals voorheen. Dus het is niet dat we iets hebben ontnomen, maar we hebben de mogelijkheden verbreed en laten de keuze nu aan de medewerker. Als iemand beter leert uit een boek en daarna een toets wil maken, prima. Als iemand beter leert van een keer met een collega meekijken en oefenen op de werkvloer, ook prima. Die keuze is aan jou als professional.

Wij hebben gelukkig een grote groep medewerkers die hier juist ook naar op zoek was. Om echt dat verpleegkundig leiderschap weer terug te pakken. Die groep vindt het dus heel fijn en trekt ook weer de twijfelaars mee. Er is misschien een minderheid die er echt geen oren naar heeft en vast wil houden aan hoe het was, maar waarom zouden we beleid gaan maken op die paar procent? We moeten ons vooral focussen op dat grootste gedeelte van de mensen dat er wel achter staat en hen zoveel mogelijk faciliteren om die cultuuromslag door te maken.

Hoe zijn de ervaringen tot nu toe?

Shannen: Medewerkers denken in eerste instantie misschien ‘Ik heb al genoeg te doen, moet ik nu weer iets nieuws leren?’ Maar het mooie is, het bespaart tijd. Dus de reactie die wij dan vaak krijgen is: ‘Oh fijn, dit levert echt iets op’.

Als je erover nadenkt, slaat het traditionele toetsbeleid eigenlijk nergens op. Stel dat je verpleegkundige bent en 25 handelingen bij moet houden, waarvan bijvoorbeeld alleen al de medicatie e-learning 5 uur duurt. Terwijl je misschien iedere dag medicijnen uitdeelt. Hetzelfde geldt voor de skillslab momenten. Als je in je werk bloed ging prikken of vitale functies meten, dan moest je om de 3, 4 of 5 jaar aantonen dat je het kon. Nu kan iemand aangeven: ‘Dit doe ik iedere dag, ik heb het recente protocol onder de knie, dus ik verklaar dat ik het kan.’ Die tijdsbesparing wordt ervaren als zeer positief, want die kunnen onze zorgprofessionals weer in een cliënt stoppen. Ik denk en hoop dat we zo eindelijk weer een beetje rust in de zorg krijgen en de focus weer op de cliënt kunnen leggen.

Wat zouden jullie zeggen tegen organisaties die bang zijn voor de risico’s en wat als het misgaat?

Shannen: Bedenk dan dat het toetsen en controleren van mensen je nog steeds geen zekerheid geeft. Het is eigenlijk een stukje schijnveiligheid. Een e-learning kan je thuis doen. Maar kun je ook een collega voor je laten doen. Ik heb zelf de Medicatie e-learning een keer gedaan. Ik heb de toets gemaakt en gehaald zonder achtergrond in zorg. Mag ik dan medicatie delen? Dat lijkt me geen goed idee. En dat is dus die schijnveiligheid.

Als zorgorganisaties hebben we een heel circus opgetuigd van controle en toetsen. Dat hebben we allemaal zelf verzonnen, terwijl het wettelijk gezien niet hoeft. De wet BIG stelt dat je als organisatie wel moet aantonen dat je medewerkers bekwaam zijn, maar de manier waarop mag je als organisatie zelf inrichten. Al dat toetsen kost onze medewerkers enorm veel kostbare tijd. Terwijl zorgprofessionals enorm verantwoordelijk en consciëntieus zijn, ook zonder dat je het vastlegt in beleid. Dus dat vertrouwen onderling tussen collega's, maar ook van de organisatie naar professionals toe, is heel belangrijk. Als je iets niet weet, of ergens niet zeker van bent, vertrouwen we erop dat je hulp vraagt, of je erin verdiept. Wat we eigenlijk willen creëren is een nog zelfstandigere zorgprofessional.

Renske: Je bent verantwoordelijk voor je eigen bekwaamheid. Maar je bent ook verantwoordelijk voor de bekwaamheid van je naaste collega's. Als jij ziet dat iemand een katheter verkeerd inbrengt. Dan ben jij ook verantwoordelijk om die collega aan te spreken en te zeggen ‘Ik zag je dit net zo doen. Zal ik eens een keer met je meekijken?’ Wat dat triggert is dat professionals het gesprek met elkaar aangaan. In plaats van het van te voren helemaal afbaken en meteen die controle, heb je nu dus een uitgangspunt voor verbetering. Dat vergt een cultuuromslag en daar zijn we nog niet. Maar dat is wel hetgeen waar de visie op gebaseerd is.

Hoe verliep de samenwerking met Defacto tijdens het implementatietraject en daarna?

Renske: Geweldig. Ja, ik kan er niks anders over zeggen. De samenwerking en communicatie met Defacto verliepen heel fijn. Ze waren ook altijd bereikbaar. Het liep echt extreem soepel. Het was sowieso fijn dat we met een groep van vijf of zes waren die gecommitteerd aan dit onderwerp werkten gedurende drie maanden. Wij wisten dat drie maanden heel ambitieus was voor wat wij allemaal wilden bereiken. Dus daarom hebben wij ook vanuit onze kant tijd vrijgemaakt en ingepland. Daardoor konden we ook echt knallen. We hadden de livegang als onze allerhoogste prioriteit en daar hebben we met z’n allen heel hard naar toe gewerkt.

Shannen: Het feit dat we binnen drie maanden over zijn gegaan op het nieuwe LMS en die deadline gehaald hebben, met heel weinig strubbelingen, zegt al genoeg. We hadden echt een hele soepele samenwerking en dat hebben we ook teruggekregen van onze raad van bestuur.

Tijdens de implementatie werkten we met Defacto samen in Basecamp. Toen het project was afgerond, gingen we over op de intercom functie in CAPP voor vragen van onze kant. En dat werkt ook top. Je krijgt echt binnen vijf minuten antwoord. En ik als beheerder vind dat super prettig. Want als ik een probleem of een vraag heb, wil ik graag even sparren met iemand. En dat kan ook echt met die intercom functie. Als je ergens niet uitkomt dan zeggen ze, ‘Zal ik even meekijken’ of ‘Zullen we even een afspraak inplannen’. Dus Defacto denkt echt met ons mee.

Wat zijn reacties van andere organisaties en wat vinden jullie daarvan?

Wij krijgen heel veel vragen van zorgorganisaties in heel Nederland en vooral vanuit de VVT. Je merkt dat er een beetje een omslag is en dat andere VVT organisaties erg benieuwd zijn hoe wij het aangepakt hebben. Wij willen onze ervaringen zoveel mogelijk uitwisselen en delen, dus we staan daar altijd voor open. We hebben bijvoorbeeld al een kennissessie georganiseerd in de regio voor mensen die allemaal een opleidings- en beleidsrol hebben binnen hun eigen organisatie. Toen is de bal echt gaan rollen en kregen we superveel aanvragen, maar dat is alleen maar leuk en goed.

Wil je ook in gesprek over het toetsbeleid van jouw organisatie? Laat dan je gegevens hieronder achter en we houden je op de hoogte van de volgende kennissessie. Als je benieuwd bent hoe CAPP LMS jouw organisatie kan ondersteunen, download dan onze functionaliteitenlijst via onderstaand formulier.