Wat is onboarding?

1. Wat is onboarding?

Onboarding is letterlijk vertaald het aan boord brengen van nieuwe medewerkers. Het doel van onboarding is om dit op een zo efficiënt mogelijke manier te doen. In het onboardingstraject wil je nieuwe medewerkers:

1. Kennis laten maken met uw organisatie, missie, visie en werkwijze;
2. Zo snel mogelijk bekend maken met de juiste systemen en resources;
3. Wegwijs maken binnen de verschillende afdelingen en medewerkers

Een nieuwe baan is een life-event waarbij een medewerker in korte tijd in een geheel nieuwe situatie terechtkomt en veel nieuwe kennis en vaardigheden opdoet. Goede onboarding vergemakkelijkt en ondersteunt de medewerker tijdens dit proces.

Er zijn verschillende fases:

Pre-boarding

Voor onboarding is er nog een fase die pre-boarding wordt genoemd, de eerste kennismaking met de organisatie. In deze periode kiest een medewerker voor uw organisatie, te beginnen bij de vacature en het daaropvolgende sollicitatiegesprek. Ook de periode tussen het opzeggen van de oude baan en het 'uitzitten' van de opzegtermijn hoort hierbij. Tijdens de pre-boarding maakt uw organisatie dus die belangrijke eerste indruk op een nieuwe medewerker.

Onboarding van nieuwe medewerkers

Onboarding is meer dan een introductie tot de werkplek. Een goed onboardingsproces bindt medewerkers aan uw organisatie en zorgt ervoor dat zij snel aan het werk kunnen. Het gaat erom dat nieuwe medewerkers zich de kennis, vaardigheden en het gedrag eigen maken om insiders te worden binnen de organisatie. Ze maken tijdens de onboarding kennis met de kernwaarden en bedrijfscultuur en als ze zich daar thuis bij voelen bent u als organisatie goed bezig. Want wie vertelt het verhaal van de organisatie nu beter dan uw medewerkers?

Crossboarding

Het doel van onboarding is niet alleen om ervoor te zorgen dat werknemers zo snel mogelijk aan het werk kunnen, maar ook om ervoor te zorgen dat werknemers minder snel vertrekken. Het faciliteert bijvoorbeeld ook doorstroom van medewerkers die binnen de organisatie van functie of werkplek veranderen. Of denk aan een grootschalig transformatietraject dat alle medewerkers raakt, een nieuwe manier van werken bijvoorbeeld, of een herinrichting of fusie. Met onboarding begeleidt u medewerkers en neemt u ze mee in het veranderverhaal, door verwachtingen te managen en ze de benodigde vaardigheden op een gestructureerde manier aan te bieden.

Offboarding

Als medewerkers de organisatie verlaten, stapt daarmee ook veel kennis van boord. Door deze kennis over te dragen en te delen binnen de organisatie, blijft deze ervaring beschikbaar. In een offboardingstraject vraagt u deze medewerkers om feedback op hun loopbaan binnen de organisatie, de ondersteuning die zij daarbij gehad hebben en hun opgedane kennis van systemen en werkwijzen. Daarnaast draagt het zorg voor de overdracht van de vakinhoudelijke kennis en vaardigheden. Het is daarbij van belang goed op de hoogte te zijn van de taken en verantwoordelijkheden van een medewerker en diens traject binnen de organisatie. Goede offboarding zorgt ervoor dat medewerkers met een goed gevoel de organisatie verlaten. Ze kunnen immers in de toekomst ambassadeur van de organisatie zijn.

2. Onboarding binnen de employee journey

We kennen waarschijnlijk allemaal de marketingconcepten van de customer journey en de buyer’s journey wel, waarbij de verschillende fases en contactmomenten tussen een organisatie en haar klanten in kaart worden gebracht. Deze touch points kunnen worden gebruikt om de communicatie en dienstverlening van een organisatie te verbeteren, en zo bij te dragen aan klanttevredenheid en loyaliteit. Een dergelijk model kunt u ook toepassen op de reis die een medewerker binnen een organisatie aflegt. Zeker voor HR- en P&O-afdelingen kan dit waardevolle inzichten opleveren.

Het vertrekpunt van de employee journey is de Employee Value Proposition (EVP). De EVP verbindt de drijfveren van de (potentiële) medewerkers met de kernwaarden van de organisatie. Deze waardepropositie moet terug te vinden zijn in alle contactmomenten van de employee journey. Zo dient het als verbindend verhaal over de context en de doelstelling waar medewerker en organisatie samen aan werken.

Het onboardingstraject vervult vooral in het begin een belangrijke rol in de samenwerking, maar ook bij doorstroom of transformatietrajecten verdient het aanbeveling om op deze manier de vinger aan de pols te houden. U kunt bijvoorbeeld enquêtes afnemen over het sentiment van medewerkers over de communicatie of ondersteuning binnen de organisatie. Dit proces van constante evaluatie is cruciaal voor het creëren van een duurzame relatie tussen werknemer en werkgever.

3. Uitdagingen op het gebied van onboarding

Een onboardingsprogramma kan tijdintensief zijn en hoge kosten met zich meebrengen. Ook is het een uitdaging om alle verschillende facetten die komen kijken bij het inwerken van nieuwe medewerkers op een duidelijke manier aan te bieden. De kennis en resources die een medewerker nodig heeft zijn immers versnipperd in de organisatie.

Er zijn digitale systemen, maar ook fysieke middelen en praktijkhandelingen die de medewerker zich eigen moet maken. Niet elke nieuwe medewerker heeft dezelfde kennis nodig. U kunt voor diverse functieprofielen of zelfs op individueel niveau onboardingsprogramma’s inrichten. Dit betekent meer kosten en tijd, maar ook relevantere en efficiëntere onboarding.

Het succes van een onboardingsprogramma valt of staat met het actueel houden van de inhoud. Zorg dat de instructies van applicaties, systemen en programma’s up-to-date zijn. Zijn er nieuwe systemen? Voeg deze toe. Verandert er iets aan een werkwijze? Maak een nieuwe introductievideo. Dit is een continu proces, waar diverse stakeholders en kennisdragers bij betrokken zijn. Het beheer van een onboardingsprogramma moet dan ook zeker niet onderschat worden.

Tenslotte is er nog het risico te veel informatie over te willen brengen, waardoor de medewerker door de bomen het bos niet meer ziet. Het gaat erom de medewerker die informatie te geven die hij nodig heeft om aan de slag te kunnen gaan en zijn weg te vinden. Het is dus belangrijk om duidelijk te maken hoe een medewerker de informatie vindt die hij zoekt. In plaats van alle beschikbare informatie te delen tijdens de onboarding. Dit betekent ook dat facilitaire belemmeringen en autorisaties geregeld zijn en nieuwe medewerkers weten waar zij terecht kunnen met hun vragen.

4. Waarom onboarding inrichten met een LMS?

Een learning management systeem kan onboarding uitermate goed ondersteunen. Digitale middelen kunnen onderdelen van een fysieke onboarding ondersteunen of zelfs vervangen. Denk aan trainingen via instructievideo’s en downloadbare resources binnen het LMS. Onboarding onderdeel maken van een learning management systeem heeft veel voordelen:

• U verzamelt alle kennis op een plek. Uw medewerkers hebben makkelijk toegang en kunnen wanneer zij dat willen aan de slag. Ook kunnen zij informatie altijd inzien en terugvinden.
• Dankzij integratie binnen het LMS kan leerstof makkelijk beheerd en aangepast worden. U kunt een algemeen inwerkprogramma maken of onboardingsprogramma’s toewijzen aan diverse doelgroepen.
• U krijgt inzicht in statistieken op het gebied van performance en feedback en kan het onboardingproces zo continu verbeteren.

5. Welke organisaties maken gebruik van onboarding?

Welke organisaties zijn gebaat bij digitale onboarding in een LMS? Als we kijken naar onze klantenkring, onderscheiden we een of meerdere van de volgende kenmerken:

1. Grotere organisaties met gedifferentieerde functieprofielen en bijbehorende leervragen
2. High-riskorganisaties in de zakelijke dienstverlening, onderwijsinstellingen, zorg en overheid, waarbij compliance en bevoegd- en bekwaamheid een rol spelen
3. HPO’s in branches en markten die zich snel ontwikkelen en waarbij up-to-date blijven en kennis delen voorop staat

6. Tips voor een succesvol onboardingstraject

De onderdelen van een onboardingstraject verschillen natuurlijk per organisatie en situatie. Enkele belangrijke aspecten om mee te nemen zijn:

1. Mensen willen van nature een bijdrage leveren en impact maken. Waarom zouden ze dat bij uw organisatie komen doen? Maak het doel en de boodschap van de organisatie duidelijk zodat nieuwe medewerkers zich hiermee kunnen identificeren en deze op hun beurt uitdragen.
2. Geef vanaf het begin ruimte voor ideeën en input en probeer een voedingsbodem voor een dialoog tussen medewerkers en organisatie te scheppen. Hierdoor zullen medewerkers zich vrij voelen om mee te denken met de organisatie. Openstaan voor input en initiatieven van medewerkers, is de manier om het beste uit medewerkers te halen en ze aan de organisatie te binden.
3. Bepaal vaste meetmomenten om de effectiviteit van je onboarding te meten. Bepaal ook van tevoren welke data daarbij van belang zijn. Zet daarbij feedbacktools in om criteria te meten als medewerkerstevredenheid, werkgeluk, doorstroom en uitstroom, kwaliteit en productiviteit van medewerkers.

7. Opbouw van een onboardingsprogramma

Een goed doordachte opbouw is essentieel als het om een onboardingsprogramma gaat. Welke onderwerpen dienen aan bod te komen? Hoe zorgt u ervoor dat een medewerker zich snel thuisvoelt in de organisatie en zelfstandig aan het werk kan? Welke vaardigheden kunt u beter klassikaal aanbieden en welke via digitale middelen, zoals e-learning?

Vooraf een heldere opbouw van de onderdelen kan verrassingen voorkomen. Een opbouw kan bijvoorbeeld bestaan uit een welkom- en organisatievideo, een quiz over de organisatie, verschillende interactieve artikelen over applicaties waarmee gewerkt gaat worden en verschillende events zoals een kennismakingsessie, een teamkennismaking of een oefensessie voor praktijkhandelingen die essentieel zijn voor de uitvoering van het dagelijkse werk van de nieuwe medewerker.

Een mogelijke opbouw van een onboardingsprogramma is bijvoorbeeld:

7.1 Welkom

Verbind de nieuwe medewerker met een open en warme organisatie zodat deze persoon zich welkom voelt en vertrouwen heeft om aan de slag te gaan. Gebruik bijvoorbeeld een welkomstvideo om de organisatie te introduceren

7.2 Personaliseer en organiseer

Geef de medewerker direct een plek in de organisatie met een persoonlijk profiel. Bied verschillende mogelijkheden om collega’s te leren kennen. Nodig hem of haar uit voor instructievideo's en kennissessies en andere leeronderdelen.

7.3 Leer de organisatie kennen

Leer snel de organisatie(cultuur) kennen door interactieve video's en quiz'jes. Welke afdeling is waar verantwoordelijk voor en wie zijn aanspreekpunten?

7.4 Instrueer

Leer de programma's, systemen en producten kennen waarmee de nieuwe medewerker moet werken door digitale instructies en interactieve artikelen.

7.5 Vind snel

Introduceer werkplekleren met oefeningen en vraag en antwoord. Ook vragen stellen aan de onboardingscoach is mogelijk. Leg uit waar medewerkers wat kunnen vinden.

7.6 Certificeer

Registreer behaalde certificaten voordat een nieuwe medewerker aan het werk gaat. Maak het mogelijk reeds behaalde certificaten te registreren.

8. Welke vorm van onboarding past bij mijn organisatie?

Welke vorm van onboarding bij uw organisatie past, hangt af van de functie-eisen en organisatiedoelstellingen. Belangrijke vragen zijn bijvoorbeeld:

• Heeft uw organisatie te maken met diverse functieprofielen met ieder hun eigen functie-eisen?
• Wil u voortgang bijhouden en medewerkers kunnen toetsen op vaardigheden?
• Spelen compliance en bevoegd- en bekwaamheid een rol en heeft u te maken met (externe) accrediterende organisaties?
• Wil u zelf digitale leermaterialen ontwikkelen?

Is het antwoord op bovenstaande vragen 'ja'? Dan is onboarding inrichten in een LMS mogelijk de oplossing voor uw organisatie.

9. Evaluatie en beheer van een onboardingsysteem

Beslissen of uw organisatie een digitaal onboardingsysteem nodig heeft en welk systeem voldoet aan uw wensen zijn slechts de eerste stappen in het proces. Het up-to-date houden van het systeem is minstens zo belangrijk. Een onboardingssysteem raakt vaak diverse afdelingen en lagen binnen de organisatie en moet dus met de grootste zorgvuldigheid actueel gehouden worden.

Het loont om het onboardingsprogramma periodiek te evalueren, waarbij de feedback van nieuwe medewerkers zeer waardevol is:

• Zijn er nieuwe applicaties of systemen waarmee gewerkt wordt?
• Kloppen alle instructies nog?
• Missen bepaalde instructies of informatie?

Terug naar boven