Thebe en Sint Maarten over de zorgcontent van Defacto

Sinds begin 2025 bieden we bij Defacto zorgcontent voor Verpleging, Verzorging en Thuiszorg aan. Inmiddels hebben we zo’n 70 modules ontwikkeld met én voor onze klanten. Tijd om het net op te halen bij twee organisaties die onze zorgcontent vanaf het begin gebruiken. Waarom kozen ze voor onze content en nog belangrijker, hoe bevalt het? Adviseurs digitaal leren Claudia van Treuren van Thebe en Patricia Luyerink-Bulter van Zorggroep Sint Maarten vertellen ons alles over hun ervaringen en hun toekomstplannen.

Wat was voor jullie de reden om voor de zorgcontent van Defacto te kiezen?

Patricia: Vorig jaar zijn wij overgestapt op CAPP LMS, omdat we niet meer tevreden waren over de vorige leverancier. Het was niet per se het doel om een LMS en content van dezelfde leverancier te nemen. Maar toen bleek dat Defacto beide aanbiedt, zagen we dat wel als een enorm voordeel. Met name omdat het natuurlijk veel makkelijker is om met één partij te werken.

Defacto was toen net live met de zorgcontent. In het begin hadden we wat twijfels omdat het pakket van de vorige leverancier uitgebreider was. Maar toen zijn we er eens kritisch naar gaan kijken, want meer is niet altijd beter. Het is belangrijker om te achterhalen wat er echt nodig is in de organisatie en wat ook daadwerkelijk gebruikt wordt. Dus we hebben die stap teruggedaan en gekeken waar nu echt de behoefte lag.

Dat bleken alle modules rondom ziektebeelden en de verplichte technische handelingen te zijn. Daar had Defacto eigenlijk al een heel groot deel van in het pakket. Een aantal modules waren er nog niet en daarover zijn we in gesprek gegaan. Defacto gaf aan dat ze aan het doorontwikkelen waren en dat we het vooral moesten aangeven als we thema’s misten. Op basis daarvan hebben we de keuze voor Defacto gemaakt. Inmiddels zijn de thema’s die ik destijds heb aangegeven, allemaal beschikbaar. Dat is hartstikke fijn. Ik heb tot op heden ook nog geen enkele vraag vanuit de organisatie gehad dat er een module ontbreekt die we eerder wel hadden. Dat geeft aan dat het pakket van Defacto goed aansluit op de praktijk.

Claudia: Thebe is ongeveer drie jaar geleden overgegaan op CAPP LMS. Ik werk nu een jaar bij Thebe, dus dat was eigenlijk al voor mijn tijd. Sinds de overgang zijn we bezig geweest om te kijken: wat kunnen we nog meer doen met het LMS? En onderdeel daarvan was ook om te kijken naar de content. Toen ik bij Thebe kwam, zag ik dat er al veel was ontwikkeld en dat er steeds nieuwe e-learnings bij kwamen. Onze focus lag met name op de voorbehouden en risicovolle handelingen. Die hadden we zelf gemaakt, maar het kostte gewoon heel veel werk om ze steeds te blijven updaten. Onze afweging was daarom vooral: als we de zorgcontent van Defacto afnemen, scheelt het ons heel veel tijd. Die tijd kunnen we weer aan andere dingen besteden. En daarnaast zagen de modules van Defacto er gewoon heel mooi en fris uit. Dus dat sprak ons ook wel erg aan.

Gebruiken jullie alle modules?

Patricia: We nemen het hele pakket van Defacto af, maar we bekijken wel per module of we die inzetten. Voor een aantal thema’s werken we samen met externe leveranciers. Dan kijken we of we daarmee verdergaan of de module van Defacto inzetten. Het is dus een mix van beide. We willen voorkomen dat we dubbele thema’s hebben. Een voorbeeld is HACCP. Daar hebben we via onze hygiëne-inspectie al een samenwerking met een bedrijf dat e-learningmodules levert. Dan zetten we de module van Defacto niet aan, zodat een medewerker niet twee modules krijgt en zich afvraagt welke hij moet gebruiken.

Daarnaast hebben we ook een aantal modules zelf ontwikkeld, omdat die aansluiten bij een protocol of richtlijn binnen onze zorggroep en we die graag helemaal op maat willen hebben. Je zet de modules die je wilt gebruiken heel makkelijk aan of uit, dus daar heb je alle vrijheid in.

Claudia: Wij hebben ook niet alle e-learnings uit het pakket aanstaan. We zijn vooral gefocust op de handelingen. Dat komt ook doordat we vorig jaar zijn overgestapt op het nieuwe aantoonbaar bekwaam-beleid. Voor onze medewerkers is het nu niet meer verplicht om de e-learnings te maken voordat ze hun certificaat verkrijgen. Ze kunnen dat op verschillende manieren aantonen.

Bij de handelingen werken we nu met zelfbekwaamheidsverklaringen. Daarin geven medewerkers aan wat ze hebben gedaan om hun kennis en vaardigheden op peil te houden. Een e-learning volgen is daar een optie in, maar ze kunnen bijvoorbeeld ook een protocol bestuderen of een vakblad lezen. De e-learning is dus niet per se een voorwaarde, maar wel een mogelijkheid.

Hoe hebben jullie de zorgcontent in de organisatie geïntroduceerd?

Patricia: Bij ons ging dat op het moment dat we live gingen met ons leerplein. We hebben niet specifiek aandacht besteed aan het feit dat er ook nieuwe content was. Het was één verhaal: een nieuw systeem met nieuwe modules. Voor onze medewerkers was het dus zowel een nieuw systeem als nieuwe content. We hebben er daarbij voor gezorgd dat wat medewerkers in het oude systeem beschikbaar hadden, ook in het nieuwe systeem terug te vinden was. Daardoor konden mensen hun weg snel vinden.

We hebben verschillende dingen rond de communicatie gedaan. We hebben daar op verschillende manieren aandacht voor gevraagd: niet alleen digitaal via het intranet en de mail, maar ook op de verschillende locaties. Toen we live gingen, hebben we bijvoorbeeld een leuke actie gedaan met als thema Voeding voor je brein. Op alle locaties hebben we fruit laten bezorgen en aandacht besteed aan het nieuwe LMS en de voordelen voor medewerkers. Daarin hebben we met name benadrukt dat de nieuwe content korter, bondiger en krachtiger is.

Claudia: Wij hebben het iets minder groots aangepakt, omdat wij al met CAPP LMS werkten. Bij ons viel het dus niet samen met een nieuw systeem. Bij ons was het eigenlijk een vervanging van de oude e-learning en bleef de rest hetzelfde. We hebben alles in één keer omgezet. We hebben een bericht op het intranet geplaatst om te laten weten dat we nieuwe e-learnings aanboden. We hebben ook een campagne aangemaakt, zodat medewerkers bij het inloggen in het LMS zagen dat er nieuwe e-learnings waren.

We hebben het verder niet heel groot gepromoot, omdat de e-learnings niet meer verplicht zijn. Het kan dus zijn dat sommige medewerkers ze nog helemaal niet hebben bekeken, omdat ze ook voor andere manieren mogen kiezen.

Wat zijn de reacties van gebruikers?

Claudia: Bij ons horen we daar eigenlijk heel weinig over. Dat komt waarschijnlijk ook omdat het niet meer verplicht is. Dat de e-learnings worden gedaan kunnen we natuurlijk zien. En dat je weinig hoort is denk ik juist een goed teken. Als dingen niet goed werken, hoor je dat vaak wel.

Soms is het even wennen. Voorheen hadden we bij sommige handelingen onderscheid tussen verschillende functieniveaus. Dan was er een aangepaste e-learning voor niveau 1 en 2 en een voor niveau 3 en 4. Bij de zorgcontent van Defacto is dat niet het geval. We horen hier echter niet heel veel over en het is vrije keuze. Daarom hebben we voor nu besloten om het zo te laten, tenzij we opeens veel meer signalen krijgen. Onze inhoudsdeskundigen kijken per e-learning sowieso mee naar de inhoud. En als zij opmerkingen hebben geven we die door aan Defacto en die pakken dat heel snel op.

Patricia: Tijdens het selectietraject hebben een aantal medewerkers met ons meegekeken om de modules te beoordelen: in hoeverre sluit dit aan bij waar we naar op zoek zijn en past het bij onze doelgroep? Toen waren de reacties heel positief.

Nu we er een tijdje mee werken, hoor ik eigenlijk ook niet zo heel veel. En ik denk dat het een goed teken is. Er worden gewoon modules gemaakt en er wordt gebruik van gemaakt. Als mensen niet tevreden zijn of klagen, hoor je die signalen meestal wel.

Als er een nieuwe module is, laat ik die ook door een inhoudsdeskundige beoordelen. Daarna besluiten we samen of we die inzetten. We hebben bijvoorbeeld laatst feedback gekregen van een privacy officer die een nieuwe module had bekeken. Hij had vanuit zijn expertise een aantal punten en die hebben we doorgegeven aan Defacto. Dat vind ik mooi: dat er vanuit de praktijk input wordt geleverd en Defacto daar dan ook meteen wat mee doet.

Wat zien jullie in de cijfers over het gebruik van de modules?

Claudia: We kunnen wel zien welke modules het meest gebruikt worden, maar ik moet zeggen dat ik daar nog niet uitgebreid naar heb gekeken. Het zijn met name de verplichte handelingen en de handelingen die door de grootste groep medewerkers moeten worden gemaakt.

Dan zie je bijvoorbeeld medicatie toedienen, COPD/astma of injecteren. Dat zijn ook automatisch de modules met hoge aantallen, omdat een grote groep medewerkers ze moet volgen. Maar we zouden meer uit die data kunnen halen.

Patricia: Wij kijken ook wel naar de cijfers. Het is interessant om te zien welke modules veel worden gebruikt. We hebben daarnaast een plek gecreëerd waar nieuwe modules onder de aandacht worden gebracht. Als er nieuwe modules zijn, plaatsen we die op onze startpagina en op het intranet. Medewerkers kunnen daar zien welke nieuwe modules zijn toegevoegd.

We hebben ook een apart tegeltje gemaakt, zodat medewerkers de nieuwe modules altijd terug kunnen vinden, ook als ze een bericht hebben gemist. Via de insights kunnen we zien dat medewerkers daar daadwerkelijk vaak op klikken. We kijken ook naar waar medewerkers op zoeken en of we daar content voor beschikbaar hebben. Zo kunnen we echt inspelen op de vraag.

Wat vinden jullie van de samenwerking en service van Defacto?

Patricia: Wij ervaren vanuit ons een hele fijne samenwerking. Korte lijnen, laagdrempelig en meedenkend in vraagstukken waar we tegenaan lopen. Ze nemen elke vraag serieus en dragen ook goede oplossingen aan.

Als je een thema mist, kun je dat gewoon aangeven. Vaak is het antwoord dat Defacto er al mee bezig is of dat het in ontwikkeling is. Dat werkt heel fijn.

Claudia: Ik sluit me daar helemaal bij aan. Defacto is gewoon makkelijk benaderbaar. Er is altijd wel iemand die bereid is om te helpen of mee te denken.

Wat ik merk, is dat ze alles als een leuke uitdaging zien. In plaats van te zeggen: daar hebben we geen zin in, zeggen ze eerder: interessant, hoe zullen we dit eens aanpakken? Dat werkt heel prettig en brengt iedereen verder.

Wat zijn jullie toekomstplannen voor de zorgcontent?

Patricia: Voor ons willen we ons vooral richten op werkplekondersteuning. Dat was ook een van de redenen dat we voor de zorgcontent van Defacto hebben gekozen. Performance support zat al bij alle onderdelen in. Wij wilden dat eigenlijk zelf gaan ontwikkelen, dus het was ideaal dat het er al bij zat. We hebben het nu deels gepromoot, bijvoorbeeld bij de handelingen, maar we willen dat veel breder gaan aanpakken.

We willen bijvoorbeeld meer fysieke kaarten op de werkplekken leggen, die mensen kunnen scannen of direct kunnen bekijken. Daarnaast zijn we zelf meer met QR-kaarten gaan werken. Door de voorbeelden in de performance support van de zorgcontent zijn we dit ook voor andere onderdelen gaan ontwikkelen, bijvoorbeeld voor themaspecifieke handleidingen en andere informatie binnen de organisatie. Dat willen we nog veel verder uitbreiden.

In het najaar krijgen alle zorgmedewerkers bij ons een mobiele telefoon. Voorheen gold dat alleen voor de ondersteunende diensten. We willen op dat moment werkplekondersteuning verder inzetten en promoten. Voor zorgmedewerkers was het eerder soms lastig om tijdens het werk met een telefoon een QR-code te scannen. Dat wordt straks een stuk makkelijker.

Claudia: Die mobiele telefoon gaat ook echt helpen bij het stukje performance support inderdaad. In de modules zitten al mooie linkjes naar kaarten en snelle stappen die je kunt zetten. Hoe mooi zou het zijn als je aan het werk bent en ergens tegenaan loopt, en je denkt: ‘hoe moest dat ook alweer?’ Dan pak je je telefoon, kijkt snel naar de kaart of scant een QR-code. Dat draagt echt bij aan leren op de werkplek.

Een mooie doorontwikkelingsstap voor ons is daarom om die performance-supportkaarten meer onder de aandacht te brengen. Ze zitten nu een beetje verstopt in de e-learningmodules. De medewerker moet toevallig de linkjes zien. Die willen we misschien ergens apart gaan aanbieden.

Daarnaast blijven we kijken welke thema’s er in de organisatie leven en waar vraag naar is. Vervolgens kijken we of Defacto daar iets voor ontwikkelt, of dat we zelf iets ontwikkelen. Daar kunnen ook kansen voor co-creatie ontstaan.

Patricia: Misschien nog een tip vanuit onze ervaring voor jullie: wij hebben alle handelingen als cursussen in het LMS staan. We hebben de e-learning en bijvoorbeeld de zelfbekwaamheidsverklaringen daarin gebundeld, zodat alles wat bij een handeling hoort bij elkaar staat. Daarnaast hebben we een apart artikel opgenomen voor de performance support. Ik was anders bang dat die informatie een beetje zou wegvallen als je het alleen als onderdeel van de e-learning aanbiedt.

We hebben wel onze eigen naam aan de kaarten gegeven. We wilden de term performance support niet richting medewerkers gebruiken, omdat we zoveel mogelijk wegblijven van Engelse termen. Wij noemen ze daarom Direct wijzer kaarten. Het idee is namelijk dat je direct wijzer wordt als je zo’n kaart bekijkt. Als je snel de stappen van een handeling wilt doornemen, kun je dat direct doen.

Per handeling hebben we één apart artikel aangemaakt met een link naar de set wijzerkaarten. Zo houden we het overzichtelijk en kunnen medewerkers snel vinden wat ze nodig hebben.

Claudia: Wat een goed idee en wat leuk om zo even te sparren en tips uit te wisselen! Daar gaan we zeker wat mee doen.

Wil je ook kennismaken met de zorgcontent van Defacto? Bekijk dan de sneak preview of vraag een gratis demo aan. Ons pakket bestaat nu uit 70 modules en is nog steeds volop in ontwikkeling. Wijzigingen in protocollen voeren we direct door, zodat de content altijd up to date is. En we staan altijd open voor vragen of suggesties om onze content samen beter te maken.