Alle ruimte voor leren in CAPP LMS bij Radboudumc

Een visie geeft richting en houvast. Essentieel in een kennisintensieve organisatie, zoals het Radboudumc uit Nijmegen. Maar hoe geef je zo’n visie nu handen en voeten? Anna Rosa Wiltingh was als projectleider betrokken bij de implementatie van CAPP LMS. Ze vertelt hoe het ziekenhuis de visie op leren vertaalde naar de online leeromgeving en hoe dat uitpakte in de praktijk.

Sinds 2018 maakt het Radboudumc gebruik van CAPP. In 2021 maakte de organisatie de overstap naar de nieuwste versie van de online leeromgeving. Gelukkig kon tijdens al deze ontwikkelingen teruggegrepen worden op de visie: ruimte voor leren.

Kun je me meer vertellen over de visie ‘Ruimte voor leren’?

“Als Radboudumc willen we voorop lopen in het vormgeven van de gezondheidszorg van de toekomst. Innovatie is hierin een belangrijke pijler. Dat betekent dat ‘Een leven lang leren’ en ‘continu leren’ heel belangrijk zijn. Om de snelle veranderingen waar we nu middenin zitten, in de zorg en in de maatschappij, bij te kunnen houden, is het belangrijk dat mensen zich voortdurend blijven ontwikkelen.

Hierbij vinden we het belangrijk om leren op de werkplek zoveel mogelijk te faciliteren. Dus zorgen dat de informatie op de werkplek en in het werkproces komt en snel vindbaar is. Zodat mensen tijdens hun werk ondersteund worden met informatie die ze op dat moment nodig hebben.

We stimuleren met elkaar experimenteren en innoveren op de werkvloer. We zijn er sterk van overtuigd dat de experts niet alleen docenten of opleiders hoeven te zijn. Het is net zo waardevol als mensen van elkaar leren.

Een laatste hele belangrijke pijler, die we ook echt hebben uitgedragen tijdens de implementatie van de online leeromgeving, is dat de regie bij de medewerker ligt. Dus dat professionals het vertrouwen in en de verantwoordelijkheid hebben over hun leren. Wat we vanuit het kernteam ook een voorwaarde vonden om de online leeromgeving tot een succes te maken, is om de gebruiker erbij te betrekken. Wat hebben zij nodig op de werkvloer en hoe kunnen we hier met de online leeromgeving aan bijdragen?”

Hoe hebben jullie afdelingen en medewerkers betrokken bij de implementatie?

“Het Radboudumc is in 2018 live gegaan met CAPP 11. Vervolgens zijn we bij elke afdeling en themaleider langsgegaan om de implementatie echt samen met de afdeling te doen. Afdelingen kwamen met hele goede ideeën. Je zag bijvoorbeeld dat ze met elkaar zijn gaan samenwerken om bepaalde toetsen tot stand te brengen. Ook zagen we dat er veel meer uniformiteit is gekomen in het leeraanbod. In plaats van dat iedere afdeling het op zijn eigen manier deed, zijn ze veel meer samen leeronderdelen gaan ontwikkelen. We hebben tijdens de implementatie en de migratie naar de nieuwe versie van de online leeromgeving ook een klankbordgroep aangehaakt en daar hebben we bepaalde keuzes aan voorgelegd.”

Hoe verliep de implementatie en wat waren uitdagingen?

“We hebben 2 implementaties gehad in 3 jaar. Het is daarom al die tijd een project gebleven. We hebben echt de tijd genomen om het afdeling voor afdeling te implementeren, deels op maat en deels generiek. Dat zou ik andere organisaties graag mee willen geven. Het is heel waardevol gebleken om afdeling voor afdeling het gesprek aan te gaan met mensen op de werkvloer en te begrijpen wat zij doen en wat ze daarvoor nodig hebben. Dat heeft ons erg geholpen bij de inrichting.

De migratie naar de nieuwe versie van de online leeromgeving hebben we in verband met Covid volledig digitaal moeten uitvoeren, maar dat is ons eigenlijk heel goed bevallen. We hebben met het team Agile gewerkt, dit betekent dat we in sprints zijn gaan werken met weekstarts en korte standups. Ook de samenwerking via de online tool, Basecamp verliep soepel. Op deze manier hebben we goed verbinding kunnen houden met alle projectleden. Via de tool hielden we acties bij en konden we Defacto snel vragen stellen als dat nodig was. We merkten eigenlijk dat dit nog sneller ging dan als we alles face to face hadden gedaan. We hebben alles in 6 maanden gerealiseerd en zijn op de geplande dag live gegaan. Ik denk zelf dat de structuur die we hebben moeten aanbrengen omdat alles digitaal plaatsvond, daaraan heeft bijgedragen.

We hebben veel gehad aan de korte lijnen met Defacto en die hebben we nog steeds. Ook hebben we regelmatig contact over de plannen die we nog hebben. En dat is gewoon heel fijn samenwerken.”

Jullie zijn inmiddels over naar de nieuwste versie van CAPP LMS. Hoe bevalt dat?

“In de vorige versie van de online leeromgeving vonden we het al heel waardevol dat het leeraanbod op 1 plek stond, zodat alles goed vindbaar is. We hebben de Learning spaces van CAPP Agile ingezet voor het informele leren, kennis delen en experimenteren. En dankzij het Kwaliteitspaspoort is de professional zelf in de lead.

In de nieuwe versie van de online leeromgeving zijn we daarmee verder gegaan, onder andere door de introductie van leerlijnen, met diverse losse onderdelen. Daarmee kun je veel meer het leeraanbod bij de medewerker brengen, terwijl die op zijn beurt binnen een paar klikken kan vinden wat hij nodig heeft. De medewerker staat dus meer centraal en het systeem zorgt dat de juiste informatie bij jou terechtkomt, in plaats van dat je verdwaalt in een doolhof van informatie.”

In jullie visie is werkplekleren erg belangrijk. Hoe faciliteren jullie dat met het LMS?

“Als het over werkplekleren gaat dan vinden we het belangrijk dat medewerkers op de werkvloer snel de juiste informatie kunnen raadplegen. Op dat moment wil je geen e-learning van 1 uur bekijken, maar snel de benodigde informatie vinden. Daarom hebben we er bijvoorbeeld voor gekozen om de videos uit de e-learning modules in de catalogus aan te bieden, zodat je deze ook los kan bekijken. We willen dat nog veel meer gaan uitbreiden.

Een ander onderdeel waar we mee bezig zijn is praktijktoetsing. Vooral verpleegkundigen nemen regelmatig intercollegiaal toetsen bij elkaar af. Dat is nu nog best een administratieve handeling, ook omdat het deels nog buiten de online leeromgeving plaatsvindt. Uit de klankbordgroep kwam de vraag om dit digitaal, sneller en gemakkelijker te maken. Dit gaan we nu verder inrichten met de mogelijkheden in de online leeromgeving. Zo kunnen we het proces op de afdeling goed ondersteunen.

Als UMC krijgen we gelukkig steeds meer devices op de afdeling, dit helpt bij de verdere digitalisering. In het Radboudumc is er nu zelfs een project genaamd Smart Hospital. Binnen dit project wordt gekeken hoe we met slimme digitale middelen het verschil kunnen maken met als doel: betere zorg, slimmere zorgprocessen en meer autonomie voor de patiënt. We willen in de toekomst kijken hoe we hier met de online leeromgeving aan bij kunnen dragen, denk hierbij aan onderwijs met VR-brillen en een automatische koppeling tussen de online leeromgeving en medische apparatuur.”

Hoe faciliteren jullie leren van en met elkaar?

“Het gaat om continue leren van elkaar en in dialoog zijn met je leidinggevende en collega’s van je eigen team of afdeling. Maar ook daarbuiten, denk aan andere ziekenhuizen of externe zorgprofessionals. Voor hen bieden we via CAPP Open Courses ook extern leeraanbod aan van de Radboudumc Health Academy. Voor het experimenteren en innoveren van onze eigen professionals zetten wij met name de Learning spaces van CAPP Agile in. Daarmee willen we echt het informele leren op gang brengen. Mensen mogen daar zelf hun spaces voor aanmaken en daar zijn al hele mooie initiatieven uit ontstaan. En je ziet bijvoorbeeld ook dat mensen daardoor over afdelingen heen zijn gaan samenwerken. Mensen met dezelfde functie op verschillende afdelingen beginnen een groep om samen te werken en kennis te delen.”

Geeft het LMS medewerkers ook meer eigen regie?

“De online leeromgeving faciliteert daar zeker bij, want het maakt veel meer gegevens inzichtelijk voor de medewerker, zodat hij of zij ook in regie kan zijn. Je moet je voorstellen dat voordat we de online leeromgeving hadden, op de afdelingen in Excel-lijstjes werd bijgehouden wie welke scholing had gedaan. Een medewerker had vervolgens geen inzicht in die lijst. Nu heb je als medewerker een persoonlijk Kwaliteitspaspoort, zie je welke cursus je aan het doen bent en elke scholing voor jou nog relevant is, dus je hebt als medewerker echt regie als het om leren gaat en inzicht in hoe je ervoor staat.”

Hoe reageerden medewerkers op het LMS?

“Over het algemeen positief. Je merkt natuurlijk dat een nieuw systeem altijd wennen is. Het ziet er anders uit en je moet toch opnieuw even kijken hoe alles werkt. En we zitten in een gekke tijd, middenin een organisatieverandering, Covid speelt nog, naast het inhalen van de reguliere zorg. Dat is de realiteit waar we nu in zitten. Dus hoeveel ruimte is er dan voor iets nieuws? Het voordeel was dat we bij alle afdelingen waren langsgegaan bij de eerste implementatie. Dus we konden terugvallen op de basis die er al was. Ook hebben we nauw samengewerkt met de communicatieadviseur om te kijken hoe we konden aanhaken bij het netwerk dat er al was en de informatie die we al hadden. We hebben ervoor gekozen om niet opnieuw bij alle afdelingen langs te langs te gaan maar goed te informeren en hulp aan te bieden als dat nodig is, in de vorm van demosessies. Kom je er zelf uit? Mooi. Heb je hulp nodig? Dan zijn dit de mogelijkheden. Straks, als we echt met de vragen van de afdelingen aan de slag kunnen, zijn medewerkers daar echt blij mee en zien ze ook de meerwaarde van het systeem. Samen met de klankbordgroep gaan we echt inspringen op behoeftes. Daar gaat de winst in zitten.”

Wat waarderen mensen het meest in het LMS?

“We hebben meer mogelijkheden om verantwoordelijkheden en autorisaties persoonlijk toe te wijzen. Hierdoor kunnen we meer inzichten geven over een certificaat of een afdeling. We kunnen bijvoorbeeld ook per certificaat Radboudbreed alle data tonen en dat is heel waardevol. Kwaliteitsadviseurs zijn daar bijvoorbeeld erg blij mee, want die kunnen veel meer zien dan voorheen. Opleiders zijn dan weer blij met de leerlijnen en dat je leeronderdelen los kunt aanbieden. Verpleegkundigen waarderen het persoonlijke dasboard waar je binnen één oogopslag ziet wat relevant is voor jou. Kortom, het verschilt per doelgroep en iedereen gebruikt het systeem op zijn eigen manier.”

Hebben jullie nog tips voor andere organisaties die hun visie willen vertalen in de praktijk van een LMS?

“Met elkaar nadenken over een visie is ontzettend belangrijk. Omdat dat heel erg helpt als je op de afdelingen uitlegt waarom je dingen doet. Bijvoorbeeld de pijler over eigen regie van de medewerker, hebben we uitgelegd aan de hand van de visie. Waarom was dat er eerst niet en nu wel? En waarom vinden we dat belangrijk? Dankzij de uitleg was er meer begrip en voelden mensen zich meer meegenomen in het verhaal.

Daarnaast helpt het ook bij het maken van bepaalde keuzes wat betreft de inrichting van een online leeromgeving. Bepaalde keuzes kun je alleen maken als je daar een visie of idee over hebt en daar ook beleid onder hebt liggen. Op die manier kun je er een richting aan geven. Want als je dat niet hebt, krijg je een grote zandbak en totaal geen structuur en duidelijkheid.

Neem de Learning spaces binnen CAPP Agile, daarbij is onze visie dat samendoen, samen leren en experimenteren met elkaar op de werkvloer belangrijk is. En op basis daarvan hebben we ervoor gekozen dat iedereen zelf een space mag aanmaken, met een paar spelregels om het veilig te houden. In het begin vroeg men zich af ‘Moeten we dat wel doen?’ en ‘Wat komt er dan allemaal op te staan?’ Maar we hebben heel bewust die keuze gemaakt om het zo te doen. We willen juist dat dit van de werkvloer is. En dan kun je je laten afschrikken door wat er allemaal mis kan gaan, maar in de praktijk viel dat heel erg mee.

Je ziet bijvoorbeeld dat afdelingen er hun inwerkprogramma’s mee zijn gaan maken. En het leuke is, dat een afdeling daar uit zichzelf mee is begonnen. Dat hebben we als voorbeeld aan andere afdelingen laten zien en die zijn dat toen ook gaan doen. Dus dat ‘leren van elkaar’ werkt echt in de praktijk. In het begin waren we bang dat er te weinig gebruik van zou worden gemaakt. Maar nu zijn we vooral bezig met het structureren van het aanbod. Dus het gaat echt als een lopend vuurtje door de organisatie. Het initiatief komt hierbij echt vanaf de werkvloer. En dan zie je dus ook dat mensen alleen iets maken als het nuttig is, anders maken ze het niet.

Zo zie je dat je visie echt een kapstok kan zijn voor je beleid en je leeromgeving. Medewerkers vertrekken vanuit dezelfde basis, maar maken allemaal op hun eigen manier gebruik van de online leeromgeving.”