Het UMCG zet in op het nieuwe leren met CAPP LMS en CAPP EPA Portfolio.

Het UMCG is een van de grootste universitaire medische centra in Nederland en heeft als kerntaken patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs & opleiden. Deze kerntaken zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. In de laatste jaren zette het ziekenhuis grote stappen op leergebied. Met de komst van CAPP LMS kregen leren en ontwikkelen een meer centrale plek in de organisatie.

Het UMCG kwam uit een situatie zonder organisatiebreed digitaal leerplatform. Dat maakte de implementatie van CAPP LMS extra uitdagend, maar zorgde ook voor de ruimte om goed na te denken over de inrichting van het systeem én hoe dat het beste aansluit op de visie op leren en ontwikkelen. We vroegen Gijs Bruntink, Adviseur Informatiemanagement, hoe ze dit omvangrijke project aanvlogen en vooral, wat het effect is op leren en ontwikkelen bij het UMCG.

Kun je kort vertellen wat jullie doelen waren met CAPP LMS?

We wilden een digitale omgeving voor onze eigen professionals en de zorgprofessionals in de regio die bij ons leer- en ontwikkelactiviteiten volgen. Eén online plek voor leren, ontwikkelen en aantoonbaar bekwaam zijn voor het gehele UMCG en haar externe klanten. De hogere doelen die daarbij komen kijken zijn kwaliteit en veiligheid van de primaire processen zorg, onderwijs en onderzoek. Met de online leeromgeving proberen we het menselijk handelen van onze professionals te ondersteunen door kennis en competenties te borgen en verbeteren.

Een grote organisatie als het UMCG is altijd een beetje een verzameling van koninkrijkjes en eilandjes. Afdelingen hadden een eigen invulling van leren en ontwikkelen en compliance. Waar we achter kwamen tijdens het implementeren van CAPP LMS, was dat er ook op het inhoudelijk toepassingsgebied heel veel variatie bestond. Het was dus afhankelijk van de afdeling waar je werkte, hoe het beleid ten aanzien leren en ontwikkelen georganiseerd was.

Een digitaal systeem dat organisatiebreed wordt ingezet impliceert eigenlijk dat er één werkwijze is, maar we kwamen er al snel achter dat dat binnen het UMCG niet zo is. De introductie van CAPP LMS bracht dus met zich mee dat we op allerlei niveaus, van verschillende afdelingen en functiegroepen tot organisatiebreed, zijn gaan nadenken over een uniforme inrichting. Dat inzicht heeft extra dynamiek gegeven aan het hele project. Want, wat Bill Gates ook al eens zei: ‘Je moet eerst dingen organiseren voordat je ze gaat automatiseren.’

Een interessante ontwikkeling die nog steeds gaande is: het systeem is nu 2,5 jaar live en we hebben al heel veel bereikt, maar het is een continu proces van evaluatie en verbetering. Dus dat heeft het implementeren van CAPP LMS teweeggebracht. Niet per se een direct doel van het project, maar wel heel waardevol. Want dat is eigenlijk waar het om gaat; dat de toepassing van het systeem effect en impact heeft op je organisatie.

Hoe hebben jullie draagvlak en betrokkenheid voor het LMS gecreëerd?

Dat is best wel een queeste geweest. Het is vooral heel veel praten met verschillende stakeholders. Proberen mensen het nut en de meerwaarde te laten zien van over de muren van afdelingen heen kijken. En ook de hogere doelen te zien. Is ‘we hebben het altijd zo gedaan en dus moet het zo blijven’ een goed uitgangspunt, of is de introductie van het systeem juist een mooi moment om te kijken hoe het anders of beter kan? Misschien vallen verschillende werkwijzen tussen afdelingen heel goed te legitimeren. Maar het kan ook zo zijn dat we er simpelweg nog nooit samen over gepraat en nagedacht hebben. Op die manier zijn heel veel afdelingen van elkaar gaan leren. In de hele organisatie gingen verschillende afdelingen en groepen elkaar opzoeken. Wij hebben dat natuurlijk ook van harte gestimuleerd.

Je zou zo’n project ook gewoon top down kunnen organiseren. Dan zet je ergens een commissie neer en die gaan het dan allemaal wel even vertellen. Maar dat is eigenlijk niet realistisch in zo’n grote organisatie. Want de echte kennis van wat zinvol is, zit toch vaak op het niveau van een afdeling. Het is beter om samen met de afdelingen te werken aan een inrichting met als uitgangspunt: generiek waar mogelijk en specifiek waar nodig. Dus het is een balans tussen wat lokaal gezien wordt als zinvol, met oog voor de gemeenschappelijke doelen van de organisatie als geheel.

Waar in de organisatie hebben jullie de inrichting en invulling van het LMS belegd?

Het Wenckebach Instituut voor Onderwijs en Opleiden (WIOO) is het opleidingsinstituut van het UMCG. Het richt zich onder meer op de ontwikkeling en opleiding van alle professionals in de zorg en dan vooral over hoe je dat dan zou kunnen doen. De afdelingen en andere organisatieonderdelen gaan over het ‘wat.’ Dus wat gaan we leren, wat gaan we aantoonbaar bekwaam maken. We proberen daarbij zoveel mogelijk vraaggestuurd te werk te gaan. Als afdelingen en HR aangeven dat een bepaalde verpleegtechnische handeling belangrijk is en welke competenties daarbij horen, kan het WIOO daar leren en ontwikkelen voor organiseren.

Je moet niet willen dat iedere afdeling volledig eigenstandig met een LMS aan de gang gaat. Want dan krijg je heel veel variatie in het systeem, terwijl we eigenlijk hetzelfde doel hebben. Daarom hebben we een centraal expert loket LMS in het leven geroepen, waar afdelingen terecht kunnen met vragen. In de eerste plaats om ontzorgd te worden in praktische zin. Maar anderzijds ook om advies en deskundigheid in te winnen op het gebied van de toepassing en inrichting van het LMS. Hoe ga je het Kwaliteitspaspoort inrichten en wat moet daarin staan? Moeten we 100 items opnemen en ons helemaal sufvinken, of alleen hoog risico items toevoegen? De consultants van dat loket komen bij alle afdelingen en bouwen heel veel kennis op. En daarmee ondersteunen we de afdelingen en houden we ook het organisatiebrede perspectief in beeld.

Kun je wat vertellen over de rol van EPA´s en hoe jullie die hebben ingericht?

De EPA’s, of entrustable professional activities, bestaan al zo’n 10 jaar bij het medisch vervolgonderwijs en worden nu geïntroduceerd voor het verpleegkundig vervolgonderwijs en de medisch ondersteunende beroepen. EPA´s zijn eigenlijk de eenheden die bij die opleidingen horen en aangeven hoe bekwaam een professional is om een handeling zelfstandig uit te voeren. Ze zijn geïntroduceerd omdat het CZO stelsel van zorgopleidingen een beetje achterhaald was. Je had opleidingen die je van begin tot eind moest volgen, ongeacht of je misschien al bepaalde werkervaring had of een vooropleiding had gedaan. Ook hielden de opleidingen weinig rekening met de context waarbinnen je daadwerkelijk aan het werk gaat. Het was eigenlijk: one size fits all. Mede ingegeven door personele schaarste, zijn die EPA´s bedoeld om opleidingen te flexibiliseren, aantrekkelijker te maken en mogelijk ook te verkorten. Als je bijvoorbeeld vijf EPA’s hebt gehaald kun je ervoor kiezen om eerst te gaan werken en over een paar jaar twee andere EPA’s te doen en je zo verder te specialiseren en op een hoog complexe afdeling aan de slag te gaan.

We hebben in samenwerking met Defacto het CAPP EPA Portfolio ontwikkeld, dat geïntegreerd is met CAPP LMS en zodoende elementen uit de theorie en praktijk in één platformsysteem combineert. Het CAPP EPA Portfolio is een gebruiksvriendelijk digitaal portfolio waarin de bekwaamverklaringen per professional opgeslagen worden. Je kunt het zien als een soort Kwaliteitspaspoort maar dan binnen de context van een opleiding. Dat portfolio is ook flexibel in de zin dat je niet al je onderwijs op één locatie hoeft te volgen. Als je in Groningen je Basis Acute Zorg hebt gehaald en later verhuist naar Leeuwarden, kun je je daar verder specialiseren tot IC verpleegkundige, door daar in Leeuwarden de EPA’s voor te halen. Het is dus wel belangrijk dat de inhoud van het EPA portfolio met de professional meereist en niet aan de organisatie vastzit. Hoe we dat optimaal gaan ondersteunen zijn we nu samen met onze regiopartners en Defacto aan het verkennen.

Wat is er veranderd in de leercultuur met de komst van het LMS?

Door het LMS zijn we heel goed gaan kijken naar hoe we leren bij het UMCG. Zo’n LMS maakt dingen expliciet inzichtelijk en meetbaar. En dan kom je erachter dat we in de afgelopen 10-15 jaar in de zorg in Nederland wel wat ver zijn gegaan in beheersing, registraties en vinkjes zetten. Ook op het gebied van competentiemanagement van professionals in de zorg. Dat is natuurlijk belangrijk, maar of een traditionele organisatie van leren altijd het meest effectief is, is maar de vraag.

Dat traditionele leren houdt in dat je je aanmeldt en met z’n allen in een lokaal gaat zitten luisteren naar een docent. Misschien is er dan nog een toets aan verbonden, zodat overal een vinkje achter gezet kan worden. En dan zijn we ‘veilig.’ Terwijl de retentietijd van wat geleerd is na twee maanden vaak alweer voorbij is en leren op die manier dus niet voor ieder doel even effectief is. Puur omdat je overal vinkjes hebt staan kun je op een zeker niveau in de organisatie misschien wel zeggen dat je ‘in control’ bent, maar heb je de hogere doelen van kwaliteit en veiligheid wel echt behaald? Want stel je voor dat je een bepaalde handeling met een ingewikkeld apparaat gaat uitvoeren en je kunt op de werkvloer, in het werkproces, vlak voordat je ermee aan de slag gaat een korte instructievideo of kennisclip bekijken. Dan is dat waarschijnlijk veel effectiever voor het juiste handelen dan dat je een jaar geleden een verhaal van iemand hebt aangehoord en daar een vinkje voor gekregen hebt.

Op de shift naar het nieuwe leren zetten we nu vol in, zowel leren voor je functiebevoegdheid maar ook binnen de context van een langere opleiding. We zijn er met z’n allen van overtuigd dat het moet veranderen, maar om zo’n cultuuromslag ook echt te maken en te vertalen naar de haarvaten van de organisatie, kost tijd. Dus daar zijn we nog wel even mee bezig. Maar er gebeuren nu al mooie dingen. Bijvoorbeeld op de verpleegafdeling D3VA voor longziekten. Daar hebben ze kennis voor jonge verpleegkundigen met CAPP Agile tijd- en plaatsonafhankelijk gemaakt. Zodat de kennis die er is, nu voor iedereen toegankelijk is en niet alleen in de hoofden van de meer ervaren medewerkers zit. En daar zijn ze heel tevreden over. Ze hebben bijvoorbeeld ook een aantal video’s gemaakt over wat te doen bij een klaplong en enkele andere onderwerpen. Dat zijn mooie voorbeelden van nieuwe manieren van leren en zelf content creëren. Het zijn initiatieven voor een ander leerparadigma. En het initiatief kwam volledig bij de afdeling vandaan, dus dat maakt het extra waardevol.

Hoe reageren medewerkers op het nieuwe systeem?

Sommige afdelingen waren heel positief en zaten er echt op te wachten. Maar er zijn ook wel mensen die nut en noodzaak niet direct inzien. Vaak wordt een LMS geassocieerd met ‘nóg een systeem waar we dingen in moeten gaan bijhouden’. Terwijl dat bijhouden sowieso al moest en dit een meer efficiënte en gebruiksvriendelijke manier is om dat te doen. En daarnaast is een LMS tegenwoordig veel meer dan een registratiesysteem; het is een online leerplatform waar je ontzettend veel interessante leercontent vindt! Wat ik dan ook wel weer mooi vind, is dat collega’s die ik er 2,5 jaar geleden over sprak en zeiden ‘Wat moeten we nou weer met een LMS?’ er ondertussen als de kippen bij zijn om een video of e-learning voor hun afdeling te ontsluiten met het LMS. Grosso modo ziet iedereen en ook op alle niveaus nu de meerwaarde van CAPP LMS in. Het is echt de toepassing die het een succes maakt. De software moet natuurlijk werken, maar de toepassing en de inhoudelijke gedachte erachter maakt het een succes.

Wij zijn als een van de eerste grote organisaties begonnen met de nieuwste versie van CAPP LMS. We kwamen uit een situatie met Excel en papier, dus het was sowieso een enorme verbetering. De software die Defacto maakt werkt heel goed, is mooi en gebruiksvriendelijk. We zijn allebei eigenwijze clubs, maar Defacto is gewoon een heel leuk, jong bedrijf. In de Nederlandse bedrijfsmarkt denk ik dat CAPP LMS het beste en verst gevorderde LMS is.

En hebben jullie nog spannende plannen voor de toekomst?

Het merendeel van de organisaties gebruikt een LMS alleen intern, dus voor de eigen medewerkers. Het UMCG WIOO heeft als leverancier van onderwijs een rol voor professionals in de zorg in de hele regio en daarbuiten. We gebruiken CAPP LMS daarom ook als leeromgeving en EPA portfolio voor de zorgopleidingen en voor bij- en nascholing voor externen. Ik zie dat op dat gebied nog veel potentie is, ook gezien de enorme schaarste aan zorgpersoneel en de mogelijkheden op het gebied van het nieuwe (blended) leren.

Daarnaast willen we in het Noorden van Nederland meer de samenwerking opzoeken. We hebben bijvoorbeeld Zorg voor het Noorden, een samenwerkingsverband van de negen ziekenhuizen en drie ambulancediensten in onze regio. Ik denk dat we gezamenlijk die omslag moeten maken naar het nieuwe leren en daarin is een hele grote plek voor ‘online’ weggelegd. Vroeger kwamen professionals gerust vanuit Sneek of Zwolle naar Groningen voor een middag traditioneel klassikaal onderwijs. Maar dat paradigma verandert, ook door corona. Ik denk dat we moeten koersen op een mix van traditionele leervormen en nieuwe door informatietechnologie ondersteunde vormen van leren. Dat laatste is erg schaalbaar en ook gemakkelijk met meerdere organisaties in een regio gezamenlijk te doen.

Het zou wel eens kunnen dat we meer toegaan naar regionaal opleiden, en bij- en nascholen. Het is heel interessant om te kijken hoe we dan omgaan met onze online ondersteuning daarvan. Blijft het zo dat we allemaal ons eigen systeem hebben, of ga je zien dat er een clustering ontstaat. Dat we dingen met elkaar gaan delen. We komen uit een tijd waarin concurrentie in de zorg belangrijk was en iedereen ook het leren en ontwikkelen zelf organiseerde. Maar corona heeft ook aangetoond dat dat niet zaligmakend is. Als we allemaal zelf het wiel gaan zitten uitvinden, worden zowel de zorg als leren in de zorg nooit optimaal. Ik denk dat de tijd rijp is om wat grootser en collectiever na te gaan denken hoe we dit willen organiseren.