De medewerkersreis: hoe L&D HR-thema's ondersteunt met CAPP LMS

Onboarding, een leiderschapsprogramma, 360 feedback, zelfscans, ontwikkelgesprekken, loopbaanontwikkeling en een medewerkerstevredenheidsonderzoek: het zijn stuk voor stuk thema's die van oudsher bij HR liggen. Maar in de zorgpraktijk zie je steeds vaker dat L&D-professionals ze oppakken en met de juiste tools tot leven brengen. Samen vormen deze thema's de medewerkersreis: van instroom tot doorgroei. In deze blog lopen we de reis stap voor stap door, met voorbeelden van klanten van Defacto die laten zien hoe dat er in de praktijk uitziet.

Waarom de medewerkersreis er voor HR en L&D toe doet

Voor HR zijn deze zeven thema's van oudsher de instrumenten om grip te krijgen op instroom, ontwikkeling en behoud van medewerkers: is iemand goed voorbereid gestart, groeit iemand door, blijft iemand tevreden en betrokken? Dat zijn geen losse vinkjes, maar een doorlopend proces dat direct raakt aan de grote vraagstukken waar zorgorganisaties nu voor staan. Personeelstekorten maken het belangrijker dan ooit om nieuwe medewerkers snel wegwijs te maken en medewerkers die er al zijn breed en flexibel inzetbaar te houden. Retentie draait steeds vaker om eigen regie: mensen blijven eerder als ze zicht hebben op hun ontwikkeling en loopbaan, in plaats van dat die van bovenaf wordt opgelegd. En kwaliteit en veiligheid van zorg vragen om aantoonbare bekwaamheid, niet alleen om een diploma dat ooit is behaald.

Voor L&D betekent dit een rol als regisseur van die reis: niet alleen content en cursussen aanbieden, maar de scans, gesprekken, feedbackmomenten en ontwikkelpaden logisch met elkaar verbinden, zodat medewerker, leidinggevende en organisatie op elk moment weten waar ze staan en wat er nodig is. Elk thema is namelijk geen doel op zich, maar een meetmoment dat om een vervolgstap vraagt. Een zelfscan die niet leidt tot een gesprek, blijft een invuloefening. Een 360 feedback zonder ontwikkelplan blijft een score op papier. Juist in die vertaalslag van inzicht naar actie, van HR-vraagstuk naar werkende praktijk op de vloer, ligt de meerwaarde van L&D. En dat vraagt om tools die deze stappen logisch aan elkaar knopen, zodat medewerker, leidinggevende én organisatie weten wat de volgende stap is.

In de voorbeelden hieronder zie je hoe dat er in de praktijk uitziet, per thema van de medewerkersreis.

Onboarding en preboarding

De reis begint bij binnenkomst. Onboarding ziet er niet voor iedere doelgroep hetzelfde uit. Nieuwe medewerkers, leerlingen en stagiairs, en nieuwe leidinggevenden hebben elk hun eigen informatiebehoefte en tempo, en dat vraagt om een net iets andere invulling van het welkomstprogramma.

Voor leerlingen liep de begeleiding bij Omring voorheen via losse systemen en veel papier. L&O manager Don van Koll: "Voordat we Programs hadden, zaten een praktijkopleider en subsidiemedewerker alles omtrent begeleiding en subsidies te controleren." Met een leerlingenportfolio in Programs ligt die begeleiding nu dichter bij de werkvloer, bij de studentcoach en de leerling zelf, die stap voor stap wordt meegenomen in wat er van hem of haar verwacht wordt.

Bij het Maastricht UMC+ zie je juist hoe onboarding per doelgroep is uitgewerkt: naast een al langer bestaand onboardingsprogramma voor medewerkers, bouwden ze recent een welkomstprogramma specifiek voor nieuwe leidinggevenden, omdat die behoefte vanuit de doelgroep zelf kwam. In zes maanden krijgen nieuwe leidinggevenden op beknopte wijze de informatie die ze nodig hebben, opgebouwd uit e-learningmodules en instructiekaarten die logisch op elkaar aansluiten.

Voor medewerkers speelt bovendien een ander vraagstuk: hoe zorg je voor een eenduidige onboarding als mensen op verschillende locaties werken? Bij ResultLaboratorium, het laboratorium van drie ziekenhuizen met meerdere priklocaties, was dat precies de uitdaging. Opleidingsadviseur Astrid Voogd inventariseerde welke informatie locatiespecifiek was en welke overlapte, en bouwde op basis daarvan een generiek Welkomstprogramma in Programs, aangevuld met een functiespecifiek Introductieprogramma voor medewerkers Bloedafname. Zo weet iedere nieuwe medewerker, ongeacht de locatie, precies wat er wanneer van hem of haar verwacht wordt. Een mooie bijkomstigheid: doordat een deel van de informatie gedigitaliseerd werd, ontstond er tijdens de fysieke welkomstbijeenkomst juist meer ruimte voor persoonlijk contact en vragen van nieuwe medewerkers.

Leiderschapsprogramma

Leiderschap is bij vrijwel elke zorgorganisatie een speerpunt, en de invulling verschilt sterk. Bij het Maastricht UMC+ bestaat het aanbod uit kennissessies, pick-and-mix trainingen én een verplichte meerjarige leergang: Krachtig op koers. Projectleider Juul Catteeuw vertelt hoe de leeromgeving Programs daarbij helpt om deelnemers vast te houden: "Als ze een voorbereiding indienen en niemand zegt daarop of het goed is of niet, dan haken mensen sneller af. Deelnemers hebben die persoonlijke interactie nodig." Over de flow van het programma zegt ze: "Je maakt er heel makkelijk een mooie verhaallijn van, want je kan gewoon zo doorklikken. Je komt automatisch bij de volgende stap."

Bij Mijzo is het leiderschapsprogramma juist gebouwd rond een eigen leiderschapswiel met competenties, waarbij 360 feedback het startpunt vormt voor de ontwikkeling van leidinggevenden.

360 feedback

360 feedback haalt het perspectief van meerdere kanten op: management, medewerkers, collega's. Bij Mijzo was dat precies waar ze naar op zoek waren. L&D adviseur Renske van Esch: "We waren op zoek naar een beginpunt (…) Via een 360 tool zouden we alle perspectieven in de organisatie kunnen meenemen om de ontwikkeling van die leider te meten." Ze wilden het spinnenweb bovendien vanuit verschillende invalshoeken kunnen bekijken en vergelijken, om zo in één overzicht overeenkomsten en verschillen per doelgroep te zien.

Belangrijk detail: bij Mijzo kozen ze bewust tegen anonimiteit. Collega Claudi Luijkx: "Anoniem feedback geven past niet bij een open cultuur waarin je juist wil dat het gesprek voeren belangrijk is."

Zelfscans en zelfassessments

Positieve gezondheid is zo'n thema waar een zelfscan goed op aansluit. Ziekenhuisgroep Twente vernieuwde hiermee hun jaargesprekken: medewerkers vullen eerst een zelfscan in rondom het thema positieve gezondheid, een bredere kijk op gezondheid dan de traditionele medische benadering, waarbij het draait om de vraag of je in staat bent om met de fysieke, emotionele en sociale uitdagingen van het leven om te gaan. Op basis van de uitkomsten gaan medewerkers vervolgens het gesprek aan met hun leidinggevende. Projectleider Rian Melenboer vertelde tijdens een webinar hoe dat er in de praktijk uitziet: de scan wordt ondersteund door een compleet pakket aan hulpmiddelen, van workshops en handleidingen voor leidinggevenden tot uitnodigingen voor medewerkers en e-learningmodules, met als sluitstuk het jaargesprek zelf. De pilotfase leverde positieve reacties op, en de aanpak lijkt veelbelovend voor bredere implementatie.

Een scan is het startpunt van bewustwording, niet van beoordeling. Het Catharina Ziekenhuis ontwikkelde samen met de landelijke coalitie Digivaardig in de zorg een Zelfscan digitale vaardigheden. Adviseur Leren en Ontwikkelen Cindy Halman: "We gebruiken de zelfscan als middel om in gesprek te gaan (…) Het is dus niet een doel op zichzelf of een verplichting." Functioneel Beheerder Cheyenne Sanders vult aan waarom de data daarna zo waardevol is: "Learning analytics vormen de basis voor vervolgacties. De resultaten van de scan worden gedeeld op afdelings- en organisatieniveau, zodat digicoaches en teamleiders inzicht krijgen in vaardigheden en trends."

Ontwikkelgesprekken

Een scan of feedbackronde is pas waardevol als die leidt tot een concreet gesprek. Bij Mijzo is dat expliciet in het proces ingebouwd: eerst de 360, dan een ontwikkelplan, dat je vervolgens bespreekt met je leidinggevende. Renske van Esch: "We hebben onze eigen vragenlijst geüpload (…) Op die schaal toetsen we met stellingen de leiderschapscompetenties in de organisatie." Na verloop van tijd volgt een evaluatie van dat ontwikkelplan met de leidinggevende, waarna de cyclus met een nieuwe 360 weer opnieuw begint. Het gesprek zelf en de afspraken die daaruit voortkomen, leg je overigens niet in CAPP LMS vast, maar in het HR-systeem van de organisatie; CAPP LMS zorgt voor de scan, het overzicht en de link naar passend leeraanbod, en levert zo de input voor dat gesprek.

Loopbaanontwikkeling

Waar een scan of ontwikkelgesprek vooral inzicht geeft in het hier en nu, brengt loopbaanontwikkeling de blik vooruit. Met CAPP Loopbaanontwikkeling krijgen medewerkers zicht op vervolgstappen die passen bij hun profiel, met een directe link naar relevant leeraanbod. Het platform matcht functies die aansluiten bij je profiel en toont openstaande vacatures binnen de organisatie, zodat HR eenvoudig geschikte kandidaten kan selecteren voor interne mobiliteit, omscholing of zij-instroom. Tegelijk krijgt de organisatie zicht op wie welke competenties en EPA's al op zak heeft voor een volgende functie, en wie via gerichte scholing kan doorgroeien naar een rol waarvoor nu nog geen diploma of startkwalificatie is behaald. Waar technische vaardigheden vroeger vooral bepalend waren, wegen soft skills als communicatie en samenwerken steeds zwaarder mee, en ook dat leeraanbod is via CAPP flexibel en on-demand te volgen, op het tempo dat bij de medewerker past. Uiteindelijk is het de functiemanager met wie de medewerker het gesprek over die loopbaanopties voert.

Dat sluit direct aan bij de beweging bekwaam is inzetbaar, die in de zorg steeds meer terrein wint. Het uitgangspunt: niet het diploma of de functieomschrijving bepaalt of iemand een taak mag uitvoeren, maar de vraag of iemand daar aantoonbaar bekwaam voor is. Een bekend voorbeeld is het verschil tussen een Helpende en een Helpende Plus in de ouderenzorg: beiden hebben een mbo-2 diploma, maar een Helpende Plus mag, mits aantoonbaar bekwaam, ook bepaalde verpleegtechnische handelingen uitvoeren zoals eenvoudige wondverzorging of het toedienen van medicatie. Dat soort taakdifferentiatie ontlast verzorgenden en biedt medewerkers tegelijk een concreet loopbaanperspectief. Lees in onze blog over bekwaam is inzetbaar meer over hoe L&D deze beweging in de praktijk ondersteunt.

Voor de organisatie levert dit ook stuurinformatie op. Via het Kwaliteitspaspoort kunnen medewerkers op verschillende manieren aantonen voor welke taken ze bekwaam zijn, bijvoorbeeld met een zelfverklaring, intercollegiale toetsing of een gevolgde e-learning. Die data kan vervolgens gekoppeld worden aan roostersystemen via de CAPP Compliance API, zodat medewerkers met extra bekwaamheden, zoals een Helpende Plus die wondzorg mag toepassen, ook daadwerkelijk op die taken ingezet worden. Zo wordt loopbaanontwikkeling niet alleen een instrument voor de individuele medewerker, maar ook een manier om als organisatie grip te krijgen op taakdifferentiatie en personeelstekorten.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek

Waar de andere instrumenten vooral individueel of team-gericht zijn, is het medewerkerstevredenheidsonderzoek de organisatiebrede check: werkt de opgebouwde ontwikkelcyclus ook echt? Dezelfde les die uit de voorgaande voorbeelden naar voren komt, geldt ook hier: een meting is pas waardevol als hij leidt tot een concreet gesprek en een vervolgstap, en als terugkerend onderdeel van de organisatiecultuur wordt ingericht in plaats van een eenmalige exercitie. Met Spruitje is zo'n meting eenvoudig zelf op te zetten: in een mum van tijd staat de vragenlijst live, en de resultaten worden direct verzameld en overzichtelijk geanalyseerd, zodat je snel kunt zien waar actie nodig is.

De rol van L&D in de medewerkersreis

Samen vormen deze thema's een doorlopende cyclus: instroom, een nulmeting, feedback vanuit meerdere hoeken, een gesprek, gerichte ontwikkeling en uitzicht op een volgende stap in de loopbaan. HR bepaalt vaak de visie en de kaders, maar zoals de voorbeelden van Mijzo, Maastricht UMC+, Catharina Ziekenhuis en Omring laten zien, is het L&D dat deze cyclus in de praktijk bouwt en onderhoudt.

Wil je de medewerkersreis binnen jouw organisatie verder inrichten, van een laagdrempelige feedbacktool tot een compleet leiderschapsprogramma? We denken graag met je mee. Neem contact met ons op en ontdek wat CAPP LMS voor jouw organisatie kan betekenen.